Departementet kan bruke periodisert regnskap til å holde oversikt over den underliggende virksomhetens økonomi og ivareta påse-ansvaret som følger av økonomiregelverket (ØR).
Periodisert regnskap kan gi bedre oversikt over
- inntekter
- kostnader
- eiendeler
- gjeld
Få bedre oversikt over virksomhetens økonomi
Etatsstyrer kan bruke virksomhetsregnskapet, eventuelt med månedsverk eller årsverk, i analyser og nøkkeltall for å følge med på økonomisk status og utvikling, både gjennom året og over år. Ved sammenligning over år kan det være hensiktsmessig å inflasjonsjustere regnskapstallene for å sammenligne reelle tall.
Departementet kan analysere og vurdere nøkkeltallene selv eller be underliggende virksomhet om å gjøre dette.
Tips!
Gå tilbake til hovedsiden for å se på ‘Eksempler på bruk av nøkkeltall’ som presenterer nyttig bruk i etatsstyringen.
Periodisert regnskap kan gi bedre grunnlag for å påse at virksomheten
- bruker ressurser effektivt (jf. ØR §1c)
- forvalter eiendeler på en forsvarlig måte (jf. ØR §1d)
Påse effektiv ressursbruk
Departementet kan be virksomheten bruke periodisert regnskap og annen type informasjon for å belyse
- samsvar mellom ressursbruk og prioriteringer
- gevinstrealisering etter f.eks. digitalisering, omorganisering eller rene kostnadsreduserende tiltak
- økonomiske konsekvenser av politiske beslutninger (reformer eller fellesføringer om f.eks. konsulentbruk)
- kostnadseffektivitet, dvs. kostnader ved å:
- gjennomføre aktiviteter, oppdrag eller prosjekter
- levere produkter og tjenester
Påse forsvarlig forvaltning av eiendeler
På samme måte kan etatsstyrer be virksomheten om vurderinger og analyser som viser forsvarlig forvaltning av anleggsmidler. Dette innebærer også å avdekke fremtidige behov for reinvesteringer.
Obs!
Denne typen styringsinformasjon forutsetter kobling av periodisert regnskap og annen informasjon. Det kan kreve vesentlig videreutvikling av økonomisystem m.m. Departement og virksomhet bør derfor drøfte kost–nytte.
I tillegg kan departementet sammenstille regnskapstall for flere virksomheter for å følge utviklingen av sektorens økonomi.
Momenter som påvirker mulighetene
Dette påvirker mulighetene for merverdi
- Hvor vesentlig den nye regnskapsinformasjonen er for underliggende virksomhet
- Hvor vesentlig det er at regnskapsinformasjonen er mer presis
- Ledelsens behov for ny styringsinformasjon til bruk i intern styring og i dialog med departementet
- Virksomhetens forutsetninger for å kunne fremskaffe og bruke ny styringsinformasjon
Departementet bør kjenne til virksomhetenes egne vurderinger for disse momentene.
Da er det lettere å avstemme forventninger til bruk av periodisert regnskap i virksomhetens interne styring og i etatsstyringen.
Mulighetene for merverdi påvirkes i tillegg av hvilke forventninger departementet har til bruk av periodisert regnskap i virksomheten og i etatsstyringen. Det er også viktig å finne ut hvordan virksomheten og departementet faktisk bruker periodisert regnskap i styringen sin.
En gyllen mulighet
Husk at departementets forventninger til bruk kan ha stor påvirkning på nytten både for virksomheten og i etatsstyringen. Uansett merverdi av periodisert regnskap i seg selv, er innføringen av SRS en god anledning for virksomheten til å se med nye øyne på styringssystemet sitt. Det kan motivere til å få gjennomført nødvendige tiltak for å fremskaffe informasjon som gir bedre styring i virksomheten.
Økonomisk egenart
Som etatsstyrer kan du med fordel sette deg inn i virksomhetens økonomiske egenart, som er kjennetegn ved virksomhetens inntekter, utgifter (eller kostnader for virksomheter som har innført SRS), eiendeler og gjeld.
Vurderingsspørsmål for virksomheten
Relevante vurderinger kan bidra til at alle får et felles bilde av virksomhetens økonomiske egenart. De kan gi en pekepinn på hvor mye ny og vesentlig regnskapsinformasjon virksomheten får med innføring av SRS.
Departementets rolle ved vurderingene
Vurderingsspørsmålene kan være et utgangspunkt for dialogen om bruk av periodisert regnskap i styringen. De kan brukes for å avklare forventninger, behov og muligheter.
Departementet bør uansett oppfordre underliggende virksomheter til å vurdere omfanget av ny og vesentlig informasjon ved innføring av SRS. Departementet kan gjerne være en pådriver for at virksomheten går gjennom disse vurderingene.
Virksomhetens rolle ved vurderingene
Ved å vurdere sin økonomiske egenart, kan virksomheten avdekke hva som kan være ny og vesentlig økonomisk styringsinformasjon internt, og vurdere hva som kan være nyttig i etatsstyringen.
Virksomheten bør vurdere ut fra kontantregnskapsinformasjon og informasjon om anleggsmidler de siste årene før innføringen av SRS.
Eksempel på vurderingsspørsmål med utfylte vurderinger og konklusjoner:
| INNTEKTER | Vurdering | Konklusjon |
1 | Har virksomheten vesentlige endringer i driftsinntektene fra år til år? | Vi har vesentlige endringer i våre driftsinntekter fra år til år. Endringene skyldes hovedsakelig inntekter fra eksternt finansierte oppdrag. | Ja |
2 | Har virksomheten betydelige forskuddsinnbetalinger? | Vi har noen forskuddsbetalte, flerårige prosjekter for Forskningsrådet, og enkelte EU-prosjekter. | Ja |
3 | Har virksomheten betydelige etterskuddsinnbetalinger? | Vi har lite salgs- eller leieinntekter. | Nei |
| UTGIFTER | Vurdering | Konklusjon |
4 | Har virksomheten vesentlige endringer i driftsutgiftene fra år til år? | Vi har store endringer i driftsutgiftene. Bl.a. varierer konsulentbruken fra år til år. | Ja |
5 | Har virksomheten betydelige forskuddsutbetalinger? | Vi har en del forhåndsbetalinger. Abonnement på aviser og fagtidsskrifter, mindre beløp. Husleie, ganske store beløp. | Ja |
6 | Har virksomheten betydelige etterskuddsutbetalinger? | Vi har ganske ofte store etterskuddsutbetalinger pga. overtid og konsulentoppdrag. Det hender også at betalingen skjer året etter aktiviteten. | Ja |
7 | Har virksomheten vesentlige endringer i betalinger til investeringer fra år til år? | Vi oppgraderte bilparken for tre år siden, og vi kjøpte nye kontormaskiner for to år siden. Vi hadde ingen store investeringer i fjor. | Ja |
| EIENDELER | Vurdering | Konklusjon |
8 | Har virksomheten anleggsmidler med estimert brukstid ≥ 3 år og anskaffelseskost ≥ 50 000 kroner? | Vi har ganske mange varige anleggsmidler. Vi har flere biler, og noen større kontormaskiner med estimert brukstid på over tre år og anskaffelseskost på mer enn kr 50 000. | Ja |
9 | Har virksomheten immaterielle eiendeler med estimert brukstid ≥ 3 år og anskaffelseskost ≥ 50 000 kroner? | Vi har flere programvarelisenser i den kategorien.
| Ja |
| GJELD | Vurdering | Konklusjon |
10 | Har virksomheten vesentlige endringer i kortsiktig gjeld fra år til år? | Dette er ganske stabilt fra år til år. | Nei |
11
| Har virksomheten gjeld knyttet til tilskuddsforvaltning eller andre overføringer fra staten? Hvis ja, er det vesentlige endringer fra år til år? | Vi har ikke tilskuddsforvaltning eller andre overføringer fra staten. | Nei |
12 | Har virksomheten vesentlig endring i fleksitidssaldo eller i reisetidssaldo fra år til år? | Dette er ganske stabilt fra år til år. | Nei |
Betydning
Virksomheter som trolig får ganske mye ny og vesentlig regnskapsinformasjon med innføring av SRS, er de som i årene før innføring har:
• stor variasjon i inntekter eller utgifter fra år til år
• store forskudds- eller etterskuddsbetalinger (inntekter eller utgifter)
• mye immaterielle eiendeler eller varige driftsmidler
Last ned en tom tabell for utfylling av vurderinger og konklusjoner. Legg til nye rader ved behov.