Departementet kan bruke periodisert regnskap til å holde oversikt over den underliggende virksomhetens økonomi og ivareta påse-ansvaret som følger av økonomiregelverket (ØR).
Periodisert regnskap kan gi bedre oversikt over
- inntekter
- kostnader
- eiendeler
- gjeld
Få bedre oversikt over virksomhetens økonomi
Etatsstyrer kan bruke virksomhetsregnskapet, eventuelt med månedsverk eller årsverk, i analyser og nøkkeltall for å følge med på økonomisk status og utvikling, både gjennom året og over år. Ved sammenligning over år kan det være hensiktsmessig å inflasjonsjustere regnskapstallene for å sammenligne reelle tall.
Departementet kan analysere og vurdere nøkkeltallene selv eller be underliggende virksomhet om å gjøre dette.
Tips!
Gå tilbake til hovedsiden for å se på ‘Eksempler på bruk av nøkkeltall’ som presenterer nyttig bruk i etatsstyringen.
Periodisert regnskap kan gi bedre grunnlag for å påse at virksomheten
- bruker ressurser effektivt (jf. ØR §1c)
- forvalter eiendeler på en forsvarlig måte (jf. ØR §1d)
Påse effektiv ressursbruk
Departementet kan be virksomheten bruke periodisert regnskap og annen type informasjon for å belyse
- samsvar mellom ressursbruk og prioriteringer
- gevinstrealisering etter f.eks. digitalisering, omorganisering eller rene kostnadsreduserende tiltak
- økonomiske konsekvenser av politiske beslutninger (reformer eller fellesføringer om f.eks. konsulentbruk)
- kostnadseffektivitet, dvs. kostnader ved å:
- gjennomføre aktiviteter, oppdrag eller prosjekter
- levere produkter og tjenester
Påse forsvarlig forvaltning av eiendeler
På samme måte kan etatsstyrer be virksomheten om vurderinger og analyser som viser forsvarlig forvaltning av anleggsmidler. Dette innebærer også å avdekke fremtidige behov for reinvesteringer.
Obs!
Denne typen styringsinformasjon forutsetter kobling av periodisert regnskap og annen informasjon. Det kan kreve vesentlig videreutvikling av økonomisystem m.m. Departement og virksomhet bør derfor drøfte kost–nytte.
I tillegg kan departementet sammenstille regnskapstall for flere virksomheter for å følge utviklingen av sektorens økonomi.
Momenter som påvirker mulighetene
Dette påvirker mulighetene for merverdi
- Hvor vesentlig den nye regnskapsinformasjonen er for underliggende virksomhet
- Hvor vesentlig det er at regnskapsinformasjonen er mer presis
- Ledelsens behov for ny styringsinformasjon til bruk i intern styring og i dialog med departementet
- Virksomhetens forutsetninger for å kunne fremskaffe og bruke ny styringsinformasjon
Departementet bør kjenne til virksomhetenes egne vurderinger for disse momentene.
Da er det lettere å avstemme forventninger til bruk av periodisert regnskap i virksomhetens interne styring og i etatsstyringen.
Mulighetene for merverdi påvirkes i tillegg av hvilke forventninger departementet har til bruk av periodisert regnskap i virksomheten og i etatsstyringen. Det er også viktig å finne ut hvordan virksomheten og departementet faktisk bruker periodisert regnskap i styringen sin.
En gyllen mulighet
Husk at departementets forventninger til bruk kan ha stor påvirkning på nytten både for virksomheten og i etatsstyringen. Uansett merverdi av periodisert regnskap i seg selv, er innføringen av SRS en god anledning for virksomheten til å se med nye øyne på styringssystemet sitt. Det kan motivere til å få gjennomført nødvendige tiltak for å fremskaffe informasjon som gir bedre styring i virksomheten.
Økonomisk egenart
Som etatsstyrer kan du med fordel sette deg inn i virksomhetens økonomiske egenart, som er kjennetegn ved virksomhetens inntekter, utgifter (eller kostnader for virksomheter som har innført SRS), eiendeler og gjeld.
Det dreier seg om å kjenne til
- størrelsen på inntekter og utgifter, og verdien av eiendeler og gjeld
- sammensetningen av inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld
- endringer fra år til år
Virksomheter som trolig får mer nytte av periodisert regnskap i styringen er virksomheter som før innføring av SRS har
- mye driftsinntekter eller store driftsutgifter
- vesentlig variasjon i inntekter eller driftsutgifter fra år til år
- vesentlige betalinger på forskudd eller etterskudd (inntekter eller driftsutgifter), innenfor et år eller fra ett år til et annet
- vesentlige endringer i utbetalinger til investeringer fra år til år
- mye immaterielle eiendeler eller varige driftsmidler
- mye omløpsmidler
- mye kortsiktig gjeld
Jo mer ny og vesentlig informasjon for virksomheten, desto mer nyttig er det å bruke periodisert regnskapsinformasjon i etatsstyringen. Det er særlig størrelse og endring på driftsinntekter, driftsutgifter og utbetalinger til investeringer fra år til år, og hvor mye immaterielle eiendeler og varige driftsmidler virksomheten forvalter som er relevant for etatsstyringen.
Vurderingsspørsmål til virksomheten
Relevante vurderinger kan bidra til at alle får et felles bilde av virksomhetens økonomiske egenart. De kan gi en pekepinn på hvor mye ny og vesentlig regnskapsinformasjon virksomheten får med innføring av SRS.
Departementets rolle ved vurderingene
Vurderingsspørsmålene kan være et utgangspunkt for dialogen om bruk av periodisert regnskap i styringen. De kan brukes for å avklare forventninger, behov og muligheter.
Departementet bør uansett oppfordre underliggende virksomheter til å vurdere omfanget av ny og vesentlig informasjon ved innføring av SRS. Departementet kan gjerne være en pådriver for at virksomheten går gjennom disse vurderingene.
Virksomhetens rolle ved vurderingene
Ved å vurdere sin økonomiske egenart, kan virksomheten avdekke hva som kan være ny og vesentlig økonomisk styringsinformasjon internt, og vurdere hva som kan være nyttig i etatsstyringen.
Virksomheten bør vurdere ut fra informasjon fra kontantregnskapet og informasjon om eiendeler og gjeld de siste årene før innføringen av SRS.
Etatsstyrer kan gjerne vurdere virksomheten mer overordnet ved å se på dette eksempelet:
Eksempel på vurderingsspørsmål til virksomheten med utfylte vurderinger
| INNTEKTER | Vurdering |
1 | Har virksomheten mye driftsinntekter?
| Ja, virksomheten har oppdrag fra Forskningsrådet og EU. |
2 | Har virksomheten vesentlige endringer i driftsinntektene fra år til år?
| Ja, på grunn av inntekter fra eksternt finansierte oppdrag. |
| UTGIFTER | Vurdering |
3 | Har virksomheten store driftsutgifter?
| Ja, virksomheten er ganske stor. |
4 | Har virksomheten vesentlige endringer i driftsutgiftene fra år til år?
| Ja, virksomheten har store endringer i driftsutgiftene. Bl.a. varierer overtid og konsulentbruk fra år til år. |
5 | Har virksomheten vesentlige endringer i utbetalinger til investeringer fra år til år? | Ja. Virksomheten oppgraderte bilparken for tre år siden, og kjøpte nye kontormaskiner for to år siden. De hadde ingen store investeringer i fjor.
|
| EIENDELER | Vurdering |
6 | Har virksomheten mye anleggsmidler med estimert brukstid ≥ 3 år og
| Ja, virksomheten har flere biler, og noen større kontormaskiner med estimert brukstid på over tre år og anskaffelseskost på mer enn kr 50 000. |
7 | Har virksomheten mye immaterielle eiendeler med estimert brukstid ≥ 3 år og
| Ja, virksomheten har flere programvarelisenser i den kategorien.
|
Mal for vurderingsspørsmål til virksomheten
Betydning
Virksomheter som trolig får ganske mye ny og vesentlig regnskapsinformasjon med innføring av SRS, er de som i årene før innføring har
• stor variasjon i inntekter eller utgifter fra år til år
• store forskudds- eller etterskuddsbetalinger (inntekter eller utgifter)
• mye immaterielle eiendeler eller varige driftsmidler