Mer samordnet, langsiktig og strategisk styring er ett av tre målområder i strategien for departementsfellesskapet «Gode hver for oss. Best sammen». Og ifølge økonomiregelverket skal departementene planlegge sin styring av virksomhetene med både et ettårig og et flerårig perspektiv. Men hvor enkelt er egentlig det når sektorprinsippet står sterkt og rammene for etatsstyringen er årlige budsjetter og tildelingsbrev?

Departementer og etater opplever situasjonen ulikt

Departementer og virksomheter oppfatter rammene for å styre langsiktig ulikt. Etatene opplever ikke at etatsstyringen dekker det flerårige perspektivet godt nok og ser flere hindringer for flerårige prosjekter, enn det departementene gjør.

Vi fant også forskjeller mellom hvordan departementer og etater opplever handlingsrommet til å ivareta et flerårig perspektiv. De fleste departementer gir uttrykk for at dette handlingsrommet er tilstrekkelig, selv om ettårsprinsippet setter begrensninger. Blant etatene er det klart mindre tilfredshet med handlingsrommet de har for å ivareta et flerårig perspektiv.

I tillegg fant vi at større etater med mer enn 500 årsverk opplever det som mer utfordrende å ivareta et flerårig styringsperspektiv enn det de mindre etatene gjør. Blant annet er det relativt færre av de store etatene som opplever at flerårig styring er tema i styringsdialogen med departementene.

… men alle vil lære av hverandre

På ett område er departementer og virksomheter samstemte. Alle ønsker seg flere muligheter for erfaringsutveksling, mer praksisbasert informasjon samt eksempler på hvordan andre gjør det og hva de har lykkes med.

Legg styringsdialogen bedre til rette for flerårig styring

Kartleggingen gir ikke klare svar på hvorfor departementer og virksomheter opplever situasjonen ulikt. Et poeng er imidlertid at mange etater oppgir at de ikke har et fast punkt i styringsdialogen for å ivareta det flerårige perspektivet. I undersøkelsen anbefaler vi derfor at det hvert år holdes et eget styringsmøte mellom departement og etat hvor nettopp det flerårige perspektivet er hovedtema. Flerårig styring kan også være et fast punkt på agendaen på et av årets ordinære etatsstyringsmøter.

Fagdialogen spiller en viktig rolle

Det kommer fram i kartleggingen at fagdialogen spiller en viktig rolle for å ivareta det flerårige perspektivet. Dette styrkes av at både departementer og etater opplever stortingsmeldinger som det mest retningsgivende dokumentet for det flerårige perspektivet, selv om dette ikke er et verktøy for etatsstyringen. Det kan tyde på at det overordnede perspektivet og den politiske forankringen som stortingsmeldinger innebærer, gir nyttige rammer og viktige premisser for strategidiskusjoner både mellom departement og etat og internt i etatene.

På bakgrunn av dette er vår anbefaling er derfor at det flerårige perspektivet i enda større grad bør vektlegges også i fagdialogen. En forutsetning vil fortsatt være at når det i fagdialogen gis premisser som kan oppfattes som styring, skal dette nedfelles i styringsdialogen og bekreftes skriftlig.

Bruk det handlingsrommet som fins!

For å øke bevisstheten om hvilke muligheter som finnes for å ivareta det flerårige perspektivet, kan det hjelpe å gjøre dagens regelverk bedre kjent. Vi anbefaler derfor at det bør kartlegges nærmere om det er behov for å tilrettelegge informasjon om hvordan fullmakter og unntak fra ettårsprinsippet kan utnyttes bedre. For etater som mener at handlingsrommet er for lite, kan slike oversikter bidra til å vise hvilke muligheter som finnes. Det kan også bidra til en dialog med overordnet departement om virkemidler som mangler, eller hva som begrenser etatene i planlegging og gjennomføring av flerårige prosjekter.

Krevende å styre sammen i et flerårig perspektiv

Departementene skal ikke bare ivareta det langsiktige perspektivet, men også det brede perspektivet. Komplekse og sammensatte samfunnsutfordringer, digitalisering og brukerorientert tjenesteutvikling er eksempler på oppgaver og utfordringer som krever samordning på tvers av departementer og sektorer.

Flere av våre tidligere rapporter viser at samordning på tvers av sektorer er krevende. Denne kartleggingen bekrefter dette. Riktignok oppgir to av tre departementer at de samordner styringen i tildelingsbrev, men enkelte peker på at det ikke blir like mye trykk på samarbeidprosjekter som ligger i skjæringspunktet mellom to departementer.

Det langsiktige perspektivet kompliserer samordningen ytterligere. Blant etatene er det for eksempel svært få som vurderer at departementene i stor grad samordner styringen av flerårige tverrgående samarbeidsprosjekter, men her må ta det tas i betraktning at samarbeidsprosjekter ikke vil være like relevant for alle.

… men ting er på gang

Men pågående aktiviteter tyder på at ting er på gang. Ett av de viktigste, er kjernegruppene i regi av departementsstrategien. De er en viktig pilot for mer samordnet, langsiktig og strategisk styring. Kjernegrupper representerer et forsøk på en mer systematisk og definert arbeidsform som legger til rette for å jobbe på nye måter på områder med behov for strategisk og samordnet innsats over tid. Særskilt for kjernegruppene er at de har en aktiv forankring på toppledernivå i departementene.

Kjernegruppene forsøker å utarbeide felles kunnskapsgrunnlag, samordne stortingsmeldinger og gi felles oppdrag i tildelingsbrevene. De kan også fremme felles regjeringsnotater. Tiltakene går dermed hånd i hånd med tiltak for å fremme departementenes flerårige perspektiv i styringen av underliggende virksomheter.

Dette kan være en viktig pådriver for en mer samordnet og strategisk styring framover.

Les mer om styring og samordning

Etatsstyring

Samordning