Referat fra møtet i nettverk for virksomhetsstyring 8. november

Seminaret ga inspirasjon og nyttige tips til hvordan få til vellykkede effektiviseringsprosesser. Utgangspunktet for seminaret var fellesføringen i tildelingsbrev for 2017 om effektivisering.

Hilde Singsaas ønsket velkommen og startet dagen med å dele noen av sine tanker rundt effektivisering. Lasse Ekeberg fra KMD gikk nærmere inn på bakgrunnen for fellesføringene. Singsaas og Ekeberg vektla at økt produktivitet i offentlig sektor er helt nødvendig for å klare utfordringene Norge står ovenfor i fremtiden.

Ingen fasit

Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen har begynt å bite for de fleste virksomheter. Med kutt i utgifter er det en reell fare for redusert produksjon og/eller redusert kvalitet. For å motvirke konsekvenser av reduserte rammer må statlige virksomheter tenke nytt og brukerrettet.

Det finnes mange metoder og verktøy for å effektivisere egen virksomhet. Mange av disse kan DFØ og Difi tilby nærmere veiledning og rådgivning i. Det finnes derimot ingen fasit og hver enkelt virksomhet må skreddersy en løsning som passer egen virksomhet.

Digitalisering er et nøkkelord

Både NAV og Statsbygg har jobbet systematisk og helhetlig med effektivisering over lengre tid og delte sine erfaringer og beste tips for å lykkes med effektivisering.

Nav har vært på en digital reise og stadig flere av NAVs tjenester blir digitale. Et av digitaliseringsprosjektene i NAV er foreldrepengeprosjektet. 80 prosent søker nå om foreldrepenger digitalt. Digitalisering gir gevinster for brukere, arbeidsgivere, saksbehandlere og veiledere. Brukerne får raskere svar og bedre kvalitet på tjenesten og ressurser frigjøres internt i virksomheten til nye utviklingstiltak for å nå målene etaten skal levere på.

Tok selv initiativ til effektivisering

Statsbygg ønsket å ta styringen over effektiviseringsprosessen, istedenfor å bli pådyttet krav til effektivisering utenfra. Høsten 2015 etablerte de «Program for et effektivt Statsbygg». Målet var å identifisere tiltak og realisere en effektivisering på 10% av årlige driftskostnader i løpet av tre år. Toppledelsen har vært opptatt av å involvere og skape eierskap til prosessen. Alle fikk blant annet muligheten til å speed date ledelsen og komme med sine ideer til Hvordan Statsbygg kan jobbe på en smartere og mer effektiv måte.

Etter to år har statsbygg avsluttet 15 av de 21 igangsatte prosjekter. De har identifisert over 180 mill. kroner i mulige effektiviseringsgevinster og er godt i gang med å realisere disse. De har blant annet forenklet og effektivisert rapportering, arkivfunksjonen, regnskapsprosessene, innkjøp og redusert IKT-kostnadene, i tillegg til å omorganisere virksomheten.