Erfaringer med bruk av elektronisk søknads- og tilskuddsforvaltningssystem.
Basert på innspill fra medlemmer i nettverket stilte vi på møtet spørsmål som «Hvorfor elektronisk tilskuddsforvaltningssystem? Effektivisering? Brukerperspektiv? What’s in it for me?»
Ca. 35 deltakere fra departementer og virksomheter fikk høre om erfaringene som Helsedirektoratet, Utdanningsdirektoratet og Barne,- ungdoms- og familiedirektoratet har gjort seg i forhold til utvikling, implementering og bruk av deres ulike systemer.
Hilde Gyland fra Helsedirektoratet fortalte om det egenutviklede tilskuddsforvaltningssystemet – TIFO – som kommuniserer med direktoratets arkivsystem, regnskapssystem, Altinn m.fl. og der standardisering av søknadsskjemaer og rapporteringer gjør at all saksbehandling fra a til å skjer elektronisk. De fremste gevinstene ved TIFO er mye bedre sporbarhet og en mer enhetlig forvaltning av de nær 160 tilskuddsordningene direktoratet forvalter. Gyland fortalte om et tett samarbeid med utviklere av systemet og fagpersoner i Helsedirektoratet, og pekte videre på at brukerinvolvering (både på saksbehandlernivå og tilskuddssøkere-/mottakere) er en suksessfaktor i deres prosjekt.
Barne,- ungdoms- og familiedirektoratets erfaringer ble formidlet av Carl Gjerdrum. Gjerdrum er selv saksbehandler på tilskuddsområdet, og har jobbet med å tilpasse et hyllevaresystem til forvaltningen av Bufdirs tilskuddsordninger. Prosjektet startet i 2015 og allerede i 2017 saksbehandles både søknader og rapportering for 30 tilskuddsordninger i systemet. Systemet er internettbasert og søkere logger seg på via ID-porten. Gjerdrum trakk frem at det var en fordel å bruke en mindre leverandør av hyllevare, der direktoratet blir en stor kunde som får mye og enkel tilgang på hjelp.
Fra Utdanningsdirektoratet var det Bjørn Erik Rasmussen som delte erfaringer. Fra å drive saksbehandling i regneark i 2009, utviklet direktoratet sammen med et konsulentselskap et elektronisk tilskuddsforvaltningssystem allerede i 2010/11. I Utdanningsdirektoratet forvaltes ca. 40 budsjettstyrte eller regelstyrte tilskuddsordninger med beregningsregler. Senere er systemet utvidet og er i dag en helhetlig forvaltningsløsning der direktoratet blant annet saksbehandler godkjenninger etter friskoleloven m.fl. Rasmussen fortalte at direktoratet har lagt stor vekt på at brukerne (både interne og eksterne) skal oppleve systemet som intuitivt, og har ikke hatt behov for å lage brukerveiledning eller drive opplæring. Utdanningsdirektoratet har også lagd en åpen portal der fordeling av tilskudd, på blant annet mottakernivå vises, se viz.udir.no.
Leder av Digitaliseringsrådet, Svein R. Kristensen, presenterte den frivillige ordningen for statlige virksomheter som ble opprettet 1.1.2016. Digitaliseringsrådet gir råd og veiledning til statlige IT-prosjekter som beløper seg til mellom 10 og 750 millioner kroner. Kristensen pekte på behovet for gode utredninger av statlige IT-prosjekter, da disse ofte koster mye penger og ikke alltid blir brukt i den utstrekning man ønsker. Han understreket behovet for brukerinvolvering og oppfordret oss til å spørre brukerne hva de trenger før vi går i gang med store IT-prosjekter. I nye systemer skal mest mulig være pre-utfylt og det skal være gjenbruk av informasjon, sa Kristensen. Brukere skal kunne levere samme opplysninger til det offentlige kun en gang. Kristensen spilte også opp til diskusjon om fordeler og ulemper ved et felles system for tilskuddsforvaltning.