Registrere eksterne (uten utbetaling) i DFØ HR

Noen registrerer personer som ikke skal ha utbetaling for å ha oversikt over navnene og adressene deres, og for å ha kontroll på hva de eventuelt har fått utlevert av nøkler, adgangskort og liknende.

Registrere en ekstern uten utbetaling

Søk etter Legg til ny ansatt i søkefeltet.

Identitet

Legg inn ansettelsesdato, virksomhet og hendelsesårsak. Hendelsesårsakene som kan velges tilsvarer årsakkodene fra SAP.

Registrer så fornavn, etternavn og fødselsdato til den eksterne. Klikk så på Fortsett.

Systemet utfører nå en duplikatsjekk. Hvis et treff passer til den eksterne, klikk Godta treff. Da overføres grunnleggende personopplysninger automatisk videre. Dette er kun mulig dersom treffet gjelder en inaktiv ansatt.

Hvis du får et treff som ikke gjelder den aktuelle eksterne, klikk Ignorer treff og fortsett tilsettingen. Velg også ignorer treff om du får et treff som viser at den eksterne allerede er registrert med en aktiv profil og avbryt så tilsettingen.

Personlig informasjon

Neste steg er Personlig informasjon. Fyll ut alle relevante felt som for eksempel fødselsnummer/D-nummer. Obligatoriske felt er merket med rød stjerne. Når fødsels- eller D-nummer er skrevet inn, fylles feltet Kjønn ut automatisk.

Her kan du også registrere E-post og telefonnummer. Dersom du ikke ønsker å registrere noe her, trykk på papirkurv-ikonet til høyre for linjen som skal fjernes.

Velg Adressetype for å registrere adressen til den eksterne. For å registrere flere adressetyper, klikk på Legg til Adresser.

Klikk på Fortsett for å komme til neste steg i tilsettingsprosessen.

Stillingsinformasjon

I feltet Stilling søker du opp stillingen som den eksterne skal tilsettes i. Stillingen må være opprettet på forhånd.

Begrens eventuelt søket ved å skrive inn navnet til den eksternes leder i feltet Innehaver av overordnet stilling.

Legg inn Dato for tiltredelse i stilling.

Ut fra den valgte stillingen, fylles feltene under Organisasjonsinformasjon og Stillingsdetaljer automatisk ut. HR-admin har ikke anledning til å endre organisasjonsinformasjonen direkte i tilsettingsprosessen, siden denne informasjonen arves fra stillingen.

Eksterne som ikke skal ha noe utbetalt skal registreres med medarbeidergruppe (MG) 9 Eksterne u/utbetaling. Velg deretter medarbeiderundergruppe (MUG). DFØ HR er satt opp med ulike forretningsregler slik at verdiene som legges inn ved f.eks. MG reduserer utvalget i MUG og avregningsgruppe.

Eksterne uten lønn skal ha avregningsgruppe 99.

Når alle relevante og obligatoriske felt er fylt ut, trykk på Fortsett.

Kompensasjonsinformasjon

Her kan man velge å ikke registrere betalingsinformasjon og da fjerne linjen ved å trykke på papirkurv-ikonet oppe til høyre.

Alternativt må obligatoriske felter merket med stjerne fylles ut. Betalingsmetode er Konto til konto i XML format (X).

Trykk så Send.

Tilsetting av eksterne krever ikke godkjenning av leder, så den eksterne er nå tilsatt i systemet.

En meldingsboks viser ansettelsesdatoen, Du kan her gå videre til personprofilen til den eksterne via Vis profilen til.. eller ansette flere ved å trykke på Legge til en ansatt til.