Slik registrerer du personer som ikke er ansatt og som ikke skal ha noe utbetalt. Dette kan for eksempel være vikarer fra et vikarbyrå eller eksterne konsulenter der firmaet sender en faktura som blir betalt gjennom økonomisystemet.
Noen registrerer personer som ikke skal ha utbetaling for å ha oversikt over navnene og adressene deres og for å ha kontroll på hva de eventuelt har fått utlevert av nøkler, adgangskort og liknende.
Prosessbeskrivelse i DFØ HR
Brukerveiledning for HR-admin.
1. Legg til en ny ansatt
- Søk etter Legg til ny ansatt i søkefeltet.
- Legg inn ansettelsesdato, virksomhet og hendelsesårsak. Hendelsesårsakene som kan velges tilsvarer årsakkodene fra SAP.
- Legg inn navn og fødselsdato til den eksterne.
- Klikk så på Fortsett.
2. Duplikatsjekk
- Systemet utfører nå en duplikatsjekk på navn.
- Hvis et treff passer til den eksterne, klikk Godta treff. Da overføres grunnleggende personopplysninger automatisk videre.
- Hvis treff ikke passer, klikk Ignorer treff.
3. Personlig informasjon
- Neste steg er Personlig informasjon.
- Fyll ut alle relevante og obligatoriske felt.
- Obligatoriske felt er merket med stjerne*.
Når fødsels- eller D-nummer er skrevet inn, fylles feltet Kjønn ut automatisk.
4. E-post- og telefoninformasjon, sosiale medier-konto
- Neste steg er E-postinformasjon, Telefoninformasjon og Sosiale medier-konto.
- Legg inn informasjon om ønskelig.
- For å fjerne en linje, trykk på papirkurv-ikonet ved siden av linjen som skal fjernes.
5. Registrer adresse
- Velg Adressetype for å registrere adressen til den eksterne.
- Skriv inn bostedsopplysningene. DFØ HR sjekker ikke opplysningene mot Folkeregisteret, men ved dataoverføring fra DFØ HR til SAP, sjekkes postnummeret mot poststedet.
- For å registrere flere adresser, klikk Legg til Adresser.
- Klikk på Fortsett til neste steg i tilsettingsprosessen.
6. Stillingsinformasjon
- I feltet Stilling, søk opp stillingen som den eksterne skal tilsettes i. (Stillingen må være opprettet.)
- Begrens evt. søket ved å skrive inn navn til den eksternes leder i feltet Innehaver av overordnet stilling.
- Legg inn Dato for tiltredelse i stilling.
7. Organisasjonsinformasjon
Ut fra den valgte stillingen, fylles feltene under Organisasjonsinformasjon og Stillingsdetaljer automatisk ut.
HR-admin har ikke anledning til å endre organisasjonsinformasjonen direkte i tilsettingsprosessen, siden denne informasjonen arves fra stillingen.
8. Medarbeiderundergruppe
DFØ HR er satt opp med ulike forretningsregler slik at verdiene som legges inn ved f.eks. MG reduserer utvalget i MUG og avregningsgruppe.
- Eksterne som ikke skal ha noe utbetalt skal registreres med MG 9 Eksterne u/utbetaling.
- Velg deretter MUG hvor undergrupper (vist i bildet nedenfor) kan benyttes.
- Merk: Eksterne uten lønn skal ha avregningsgruppe 99.
- Når alle relevante og obligatoriske felt er fylt ut, trykk på Fortsett.
9. Betalingsinformasjon
- Neste steg er Betalingsinformasjon.
- Fyll ut ønskede felter.
- For å fjerne en linje, trykk på papirkurv-ikonet ved siden av linjen som skal fjernes.
- Trykk så på Fortsett.
10. Ansettelsesdato
Tilsetting av eksterne krever ikke godkjenning av leder, så ekstern er nå tilsatt i systemet.
En meldingsboks viser Ansettelsesdatoen, Neste trinn med lenke: Vis profilen til ekstern. Du kan også via lenke Legge til en ansatt til.
- Tilsettingen vil automatisk replikeres over til SAP i løpet av 15 minutter.
- Tilsetting av eksterne uten utbetaling krever ingen supplerende saksgang i SAP.
11. Prosessbeskrivelse i SAP
Når replikeringen er ferdig, kan ekstern søkes opp i SAP og finne saksgangen i IT0000.
Supplerende saksganger på eksterne uten utbetaling er ikke nødvendig, dermed er tilsettingen ferdig, både i DFØ HR og i SAP.
Kontakt
Kontakt kundesenter for lønn
- e-post: lonn [at] dfo.no (lonn[at]dfo[dot]no)
- Kundesenter på nett
- telefon: 406 34 021