Registrere eksterne (med utbetaling) i DFØ HR

Prosessbeskrivelse for HR-admin.

1. Legg til en ny ansatt

• Søk etter Legg til en ny ansatt i søkefeltet.
• Legg inn ansettelsesdato, virksomhet og hendelsesårsak. NB! Hendelsesårsakene som kan velges tilsvarer årsakskodene fra SAP.
• Legg inn navn og fødselsdato til den eksterne.
• For eksterne må startdato senest være lik den datoen de skal ha noe utbetalt.
• Klikk Fortsett. Systemet utfører nå en duplikatsjekk på navn.
• Hvis et treff passer til den eksterne, klikk Godta treff. Da overføres grunnleggende personopplysninger automatisk videre.
• Hvis treff ikke passer, klikk Ignorer treff.

2. Personlig informasjon

• Legg til flere personopplysninger om den eksterne.
• Fyll ut feltet Initialer hvis den eksterne skal ha tilgang til Betalmeg.

Når fødsels- eller D-nummer er skrevet inn, fylles feltet Kjønn ut automatisk.

3. E-post og telefonnummer-informasjon

• Default e-postadresse og telefonnummer er type Jobb.
• Registrer e-postadresse type Jobb på den eksterne, hvis hen skal benytte DFØ app eller Betalmeg.
• Type e-posteradresser er privat, jobb eller annet.
• Abonnementseier telefon er typene: privat, jobb, tjenestetelefon og telefonnummer arbeid.
• Registrer også én e-postadresse og ett telefonnummer som primær.

E-postadresse og telefonnummer som er markert jobb/primær, vil synes for andre medarbeidere som søker på profilen til en ansatt.

• Klikk Legg til for å legge inn flere e-postadresser og telefonnumre.
• Klikk på papirkurv-ikonet for å fjerne en linje, f.eks. et telefonnummer.

4. Adresseinformasjon

• Velg adressetype for å registrere adressen til den eksterne.
• Skriv inn bostedsopplysningene. DFØ HR sjekker ikke opplysningene mot Folkeregisteret, men ved dataoverføring fra DFØ HR til SAP, sjekkes postnummeret mot poststedet.
• For å registrere flere adresser, klikk Legg til Adresser.
• Klikk på Fortsett til neste steg i tilsettingsprosessen.

5. Stillingsinformasjon

• I feltet Stilling, søk opp stillingen som den eksterne skal tilsettes i. (Stillingen må være opprettet.)
• Begrens evt. søket ved å skrive inn navn til den eksternes leder i feltet Innehaver av overordnet stilling.
• Legg inn Dato for tiltredelse i stilling.

6. Organisasjonsinformasjon

Ut fra den valgte stillingen, fylles feltene under Organisasjonsinformasjon og Stillingsdetaljer automatisk ut.

HR-admin har ikke anledning til å endre organisasjonsinformasjonen direkte i tilsettingsprosessen, siden denne informasjonen arves fra stillingen.

7. Medarbeidergruppe

DFØ HR er satt opp med ulike forretningsregler, slik at verdiene som legges inn ved f.eks. MG reduserer utvalget i MUG og avregningsgruppe.

Eksterne m/lønn skal ha MG lik 8. Det benyttes hovedsakelig MUG 50 – Ekstern med oppdrag, eller MUG 59 – Ekstern uten oppdrag. MUG 59 benyttes for eksterne som kun skal ha utbetalt utgiftsgodtgjørelse eller reiseregninger. Hvis en ekstern skal ha utbetalt godtgjørelse som skal innberettes, må MUG 50 benyttes.

8. Arbeidsplan og tidsevaluering

• Feltene Arbeidsplan, Informasjon om arbeidsplan og Tidsevaluering er ikke obligatoriske, men kan fylles ut. Da skal Eksterne m/lønn ha tidsevaluering Ingen tidsevaluering og Arbeidsplan NULL. I nedtrekksmenyen finnes ikke valget Arbeidsplan NULL. Velg derfor Ukjent/Annen og skriv Arbeidsplan NULL i fritekstfeltet Informasjon om arbeidsplan.

9. Portaltilgang

• Velg Ja i feltet Portaltilgang hvis den eksterne skal ha tilgang til Betalmeg.
• Velg Ja i feltet Omfattes av reiseordningen hvis den eksterne skal ha tilgang til å skrive reiseregninger.
• Når alle obligatoriske og relevante felter er fylt ut, klikk på Fortsett for å gå videre.

10. Betalingsinformasjon

• Under Betalingsinformasjon, registrer bankforbindelsen til den eksterne.
• Under Betalingstype, velg mellom hovedbankforbindelse og reiseutgifter.
• Betalingsmåten skal være Konto til konto i XML format (X).

Både norske og utenlandske bankkontoer kan registreres. Dersom en utenlandsk bank ikke synes i DFØ HR, må banken opprettes i SAP på forhånd. Dette gjøres via en sak i Kundesenter på nett.

• Når bankopplysningene er registrert, klikk på Fortsett for å fullføre tilsettingen.

11. Ansettelsesdato

Tilsetting av eksterne krever ikke godkjenning av leder, så ekstern er nå tilsatt i systemet.

En meldingsboks viser Ansettelsesdatoen, Neste trinn med lenke: Vis profilen til ekstern. Du kan også med lenke Legge til en ansatt til.

12. Prosessen i SAP

Supplerende saksgang

Her vises prosessen som skjer i SAP etter at replikeringen er fullført. Basiskunder kjører en supplerende saksgang selv, mens DFØ foretar saksgangen for Fullservicekunder.

Tilsettingen fra DFØ HR har nå kommet over til SAP. Dette kan sees i IT0000. Saksgangen fra DFØ HR starter med HR. I tillegg vises sakbehandlingsårsaken som ble valgt i DFØ HR. Det skal nå kjøres en supplerende saksgang med samme saksbehandlingsårsak.

Supplerende saksgang

• Åpne PA40 for å starte supplerende saksgang, kjennetegnet med SUP.
• Legg inn startdato for saksgang (ansettelsesdato).
• Velg SUP. tilsetting ekstern m/lønn.
• Klikk deretter på Kjør.

Kopier saksbehandling

• Saksgangen starter i Kopier Saksbehandling (IT0000).
• Velg saksbehandlingsårsak 01 Ekstern med lønn.
• Trykk deretter på ikonet for Lagre.

Kopier persondata

• Du er nå i Kopier Persondata (IT0002).
• Her er det ikke mulig å endre på persondata.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Kopier plass i organisasjonen

• Neste steg er Kopier Plass i organisasjonen (IT0001).
• Her er det ikke mulig å gjøre endringer.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Kopier adressedata

• Neste steg er Kopier Adressedata (IT0006).
• Her er det ikke mulig å gjøre endringer.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Kopier kommunikasjon

• Neste steg er Kopier Kommunikasjon (IT0105).
• DFØ HR er master for dataene. Det er ikke mulig å endre dataene.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Opprett planlagt arbeidstid

• Neste steg er Opprett Planlagt arbeidstid (IT0007).
• Her er det mulig å endre i SAP.
• Velg Arbeidsplanregel og Status for tidsadmin.
• Registrer opplysninger, som f.eks. arbeidsplan. Disse finner du i IT9051.
• Trykk deretter på ikonet for Lagre.

Kopier bankforbindelse

• Neste steg er Kopier Bankforbindelse (IT0009).
• Denne kan ikke redigeres i SAP.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Opprett reiseordning

• Neste steg er Opprett Reiseordning (IT0017).
• Hvis nyansatt skal ha registrert og utbetalt reiseregninger, må IT0017 lagres.
• Periodeparameter skal ha verdien J. Systemet foreslår verdien automatisk.
• Klikk på ikonet for Lagre.

Opprett kostnadsfordeling

• Neste steg er Opprett Kostnadsfordeling (IT0027).

Denne benyttes hvis den ansattes lønnskostnader skal belastes andre konteringselementer eller verdier enn det som er registrert på organisasjonsenheten eller stillingen.

Det ikke nødvendig å fylle ut Opprett Kostnadsfordeling (IT0027) hvis annen kontering enn oppgitt på organisasjonsenheten eller stillingen ikke skal benyttes. Da blir konteringsopplysningene automatisk hentet fra organisasjonsenheten eller stillingen, og lagt inn i SAP i løpet av påfølgende natt, eller første natt etter tilsettingsdato, hvis tilsettingen forhåndsregistrert.

• Fyll ut for lønnsutgifter.
• Fyll ut for reiseutgifter.
• Feltet Fordeling skal være lik 01 for lønn og 02 for reiser.

• Har du endret i SAP, klikk på ikonet for Lagre.
• Har du ikke endret, klikk på ikonet for Gå videre.

Opprett Var.till.-eks.ord.lønnavr.

• Neste steg er Opprett Var.till.-eks.ord.lønnavr. (IT0267).
• Registrer beløp som skal utbetales. Dette kan registreres allerede i forbindelse med tilsettingssaksgangen.
• Oppgi riktig Lønnart.
• Fyll ut Beløp eller Antall.
• Har du endret i SAP, klikk på ikonet for Lagre.
• Har du ikke endret, klikk på ikonet for Gå videre.

Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp

• Neste steg er Kopier ESS-ansettelser lønnsslipp (I IT0655).
• Her kan det ikke gjøres noen endringer.
• Klikk på ikonet for Gå videre.

Supplerende saksgang ferdig

• Supplerende saksgang for tilsettingen er nå ferdig.
• I IT0000 ligger nå både HR-saksgangen og den supplerende saksgangen.

Kjør lønnssimulering

• Hvis det er registrert utbetalinger på den ansatte, bør det kjøres en lønnssimulering for å kontrollere at utbetalingen blir riktig.
• Bruk transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU og velg riktig variant.