Registrere eksterne (med utbetaling) i DFØ HR

Registrere en ekstern med utbetaling

Søk etter Legg til ny ansatt i søkefeltet.

Identitet

Alle obligatoriske felt i skjemaet er stjernemerket *.

Legg inn ansettelsesdato, virksomhet og hendelsesårsak. Hendelsesårsakene som kan velges tilsvarer årsakskodene fra SAP lønn.

Legg inn fornavn, etternavn og fødselsdato til den eksterne. For eksterne med utbetaling må startdato senest være lik den datoen de skal ha noe utbetalt. Klikk Fortsett.

Systemet utfører nå en duplikatsjekk på fornavn, etternavn og fødselsdato. Hvis et treff passer til den eksterne, klikk Godta treff. Da overføres grunnleggende personopplysninger automatisk videre. Dette er kun mulig dersom treffet gjelder en inaktiv ansatt.

Hvis du får et treff som ikke gjelder den aktuelle eksterne, klikk Ignorer treff og fortsett tilsettingen. Velg også ignorer treff om du får et treff som viser at den eksterne allerede er registrert med en aktiv profil og avbryt så tilsettingen.

Personlig informasjon

Fyll ut alle relevante felt som for eksempel fødselsnummer/D-nummer. Fyll ut feltet Initialer hvis den eksterne skal ha tilgang til Betalmeg.

Når fødsels- eller D-nummer er skrevet inn, fylles feltet Kjønn ut automatisk.

E-post og telefonnummer-informasjon

Videre kan du registrere e-post og telefonnummer.

Registrer e-postadresse type Jobb på den eksterne, hvis den eksterne skal benytte DFØ app eller Betalmeg.

Registrer også én e-postadresse og ett telefonnummer som primær.

E-postadressen som er satt som primær blir mottaker av e-poster som sendes fra DFØ HR. E-postadresse og telefonnummer som er markert jobb, vil være synlig for andre medarbeidere som søker på profilen til en ansatt.

Klikk Legg til for å legge inn flere e-postadresser og telefonnumre.

Klikk på papirkurv-ikonet for å fjerne en linje, f.eks. et telefonnummer.

Adresseinformasjon

Ved registrering av adresseinformasjon må du ta stilling til hvilken Adressetype som skal velges. Adressetypen Bostedsadresse må være registrert på alle ansatte som skal ha en utbetaling fra systemet.

Skriv inn bostedsopplysningene. DFØ HR utfører vask mot Folkeregisteret på bostedsadresse for de kundene som har tatt i bruk folkeregisterløsningen. Ved overføring av data fra DFØ HR til SAP lønn, utføres det også en sjekk om postnummeret passer til poststedet.

For å registrere flere adresser, klikk Legg til Adresser.

Klikk på Fortsett til neste steg i tilsettingsprosessen.

Stillingsinformasjon

I feltet Stilling søker du opp stillingen som den eksterne skal tilsettes i. Stillingen må være opprettet på forhånd av tilsettingen.

Begrens eventuelt søket ved å skrive inn navn til den eksternes leder i feltet Innehaver av overordnet stilling.

Organisasjonsinformasjon

Ut fra den valgte stillingen, fylles feltene under Organisasjonsinformasjon og Stillingsdetaljer automatisk ut.

HR-admin har ikke anledning til å endre organisasjonsinformasjonen direkte i tilsettingsprosessen, siden denne informasjonen arves fra stillingen.

Skal det gjøres endringer på ett av feltene som er grået ut og som tilhører Organisasjonsinformasjon eller Stillingsdetaljer må det gjøres på stillingen i stillingskartet.

Stillingsdetaljer

Fyll ut alle relevante felt under stillingsdetaljer.

Medarbeidergruppe sier noe om tilsettingsforholdet til den eksterne, mens sier Medarbeidergruppe noe om avlønningsforholdet.

Eksterne med lønn skal ha medarbeidergruppe lik 8. Det benyttes hovedsakelig medarbeiderundergruppe 50 – Ekstern med oppdrag, eller medarbeiderundergruppe 59 – Ekstern uten oppdrag. Medarbeiderundergruppe 59 benyttes for eksterne som kun skal ha utbetalt utgiftsgodtgjørelse eller reiseregninger. Hvis en ekstern skal ha utbetalt godtgjørelse som skal innberettes, må medarbeiderundergruppe 50 benyttes.

Feltene Arbeidsplan, Informasjon om arbeidsplan og Tidevaluering er ikke obligatoriske, men kan fylles ut. Da skal eksterne med lønn ha tidevaluering Ingen tidevaluering og Arbeidsplan NULL. I nedtrekksmenyen finnes ikke valget Arbeidsplan NULL. Velg derfor Ukjent/Annen og skriv Arbeidsplan NULL i fritekstfeltet Informasjon om arbeidsplan.

Velg Ja i feltet Portaltilgang hvis den eksterne skal ha tilgang til Betalmeg.

Velg Ja i feltet Omfattes av reiseordningen hvis den eksterne skal ha tilgang til å skrive reiseregninger.

Klikk på Fortsett for å gå videre.

Betalingsinformasjon

Under Betalingsinformasjon, registrer bankforbindelsen til den eksterne.

Under Betalingstype, velg mellom hovedbankforbindelse og reiseutgifter.

Betalingsmåten skal være Konto til konto i XML format (X).

Både norske og utenlandske bankkontoer kan registreres. Dersom en utenlandsk bank ikke synes i DFØ HR, må banken opprettes i SAP på forhånd. Dette gjøres via en sak i Kundesenter på nett.

Når bankopplysningene er registrert, klikk på Fortsett og deretter Send for å fullføre tilsettingen.

Tilsetting av eksterne krever ikke godkjenning av leder, så den eksterne er nå tilsatt i DFØ HR.