Registrering i DFØ HR replikeres videre til SAP. Her kan det oppstå ulike feilsituasjoner, og det er derfor viktig at HR har en rutine på å oppdage og løse disse slik at data flyter fra DFØ HR til SAP.
Vi vil her gå gjennom hvordan du som HR admin overvåker datareplikering i DFØ HR, og noen av de vanligste feilsituasjonene som kan oppstå. De fleste feilsituasjoner kan korrigeres av HR admin, mens for noen feil må det sendes inn sak via Kundesenter på nett til DFØ.
Slik overvåker du som HR admin replikering i DFØ HR og korrigerer feil
Skriv overvåking av datareplikering i søkefeltet oppe til høyre på startsiden:
Du kommer da inn i følgende søkebilde:
For å få opp alle feilmeldinger velger du status venter, mislykket og venter på behandling.
Ved å velge replikeringstid Alle frem til nå sammen med nevnte statuser, vil du få opp alle aktuelle feil i replikeringen.
I feltet Ansatt kan du filtrere på navn eller ansattnummer.
Når ønskede parametere er satt trykker du på Start.
Du får da opp en liste over de ansatte som har feilet eller ligger på vent.
For mer informasjon om hvorfor replikeringen har feilet kan du klikke på den blå teksten under meldinger på innholdstype hoveddata for ansatt:
I eksempelet over skyldes feil i replikering at fødselsnummeret som er registrert på den ansatte ikke samsvarer med formatet som kreves av SAP lønn.
Mange av feilene som oppstår i replikeringen gjelder informasjon som er registrert på personprofilen. Disse kan i mange tilfeller korrigeres på følgende måte:
Trykk på den blå linjen Gå til personprofil i feilmeldingen.
Du blir nå tatt videre til personprofilen til den ansatte.
Ettersom feilmeldingen over refererer til fødselsnummeret finner du feltet på personprofilen som heter Personlig informasjon, Detaljer og trykker på klokken.
Velg så aktuell post med feil under Endringshistorikk og trykk rediger. Korriger fødselsnummer og lagre.
Innen 15 min skal replikeringen gå på nytt. Vi anbefaler at du går inn på Overvåking av datareplikering for å kontrollere at replikeringen nå blir vellykket.
Når skal du bruke funksjonen "Behandle på nytt"
Det er en funksjon inne på feilmeldingene i overvåking av datareplikering som heter «Behandle på nytt». Denne finner du på linjen med innholdstype hoveddata for ansatt, og ved å klikke inn på selve feilmeldingen:
Det er viktig å ikke velge «behandle på nytt» hvis feilen er korrigert i DFØ HR. Når feilen er korrigert i DFØ HR skal replikeringen gå av seg selv i løpet av 15 min.
«Behandle på nytt» skal kun benyttes dersom feilen er korrigert i SAP lønn. Hvis feilen må korrigeres i SAP lønn vil ikke replikeringen i DFØ HR gå av seg selv. I slike tilfeller må man manuelt inn å trigge replikeringen på ny etter at feilen er korrigert i SAP lønn.
Ved å velge behandle på nytt får du en ny boks hvor du må bekrefte eller avbryte handlingen. Trykker du igjen på behandle på nytt vil replikeringen gå i løpet av 15 minutter.
Feil som kan oppstå i replikeringen
Feilmeldinger som gjelder bank
Lønnssystemet i SAP har en rekke regler for å sørge for at kontonummer er korrekt og at dato for endring er gyldig. Ettersom DFØ HR ikke er like rigid kan det forekomme at en av reglene i lønnssystemet ikke er overholdt i DFØ HR, og replikeringen gir da en feilmelding.
De vanligste feilmeldingene som gjelder bank er ugyldig startdato eller ugyldig bankkontonummer:
Startdato for bankkontodetaljer er ugyldig
Her har den ansatte endret kontonummer på en dato tilbake i tid. Man kan ikke endre kontonummer tilbake i tid eller på datoer som er sperret for endringer på grunn av kjøreplanen. Det er datoene for hovedlønn- og bonuskjøringene som sperrer for endring.
Eksempelet under tar for seg kjøreplanen for november måned og viser at du ikke legge inn en av disse datoene dersom du skal endre bankkontonummer:
07.11.2024 – 12.11.2024
14.11.2024 – 18.11.2024
26.11.2024 – 28.11.2024
HR admin korrigerer dato ved å gå på personprofilen, finner bankkontodetaljer, betalingsinformasjon og trykke på klokken.
Velg posten som skal endres, trykk på Rediger og endre dato til ønsket fremtidig dato. Deretter lagre.
Vi anbefaler at endringer for kontonummer legges inn med dato 01. i påfølgende måned om det ikke er utbetalinger før dette tidspunktet, men andre datoer som ikke er omfattet av en lønnskjøring kan også benyttes.
Bankkontonummer er ugyldig
I dette eksempelet er det registrert et nytt kontonummer som ikke er gyldig. HR- admin må da kontrollere og korrigere til riktig kontonummer på personprofilen til den ansatte.
Velg personlig informasjon, bankkontodetaljer og klokke for å se på endringshistorikk.
Velg posten med feil, rediger, legg inn riktig kontonummer og lagre.
Det er viktig at man redigerer posten som feiler. Dersom man oppretter ny post istedenfor å redigere posten med feil kontonummer, vil replikeringen fortsette å feile. For sletting av feilopprettede poster må det opprettes sak til DFØ i Kundesenter på nett
Sluttdatoen er feil (det oppstår tomrom til etterfølger)
I dette eksempelet er det en tidligere ansatt som er gjeninntrådt. Feilmeldingen henviser til IT0009 som gjelder bankkontodetaljer. I forbindelse med gjeninntredelsen er tidligere registrert bankkontonummer slettet, og det er ikke lagt inn noe nytt. I SAP vil det forrige kontonummeret fremdeles være registrert, og man får da feilmeldingen under når det ikke er registrert et nytt kontonummer.
Det er viktig å ikke slette tidligere betalingsinformasjon eller adresse ved gjeninntredelse, selv om det er gjeninntredelse av ekstern uten utbetaling.
For å korrigere feilen går du til personprofilen til den ansatte, personlig informasjon og bankkontodetaljer:
Klikk på klokken og velg den nye posten uten data. Rediger:
Legg inn kontonummer som var registrert tidligere (eventuelt nytt kontonummer oppgitt av den ansatte) og lagre.
Dersom feilmeldingen i overvåking av datareplikering henviser til IT0006 gjelder den manglende adresse. Feilen rettes på samme måte ved å legge inn adresse i tom post på personprofilen
Status changing actions cannot be performed on the same day
Denne feilmeldingen oppstår når det er registrert to eller flere status-endrende saksganger på samme dag. I eksempelet under er det registrert fratredelse og gjeninntredelse med samme dato. Dette ser vi ved å gå på personprofilen, stillingsdetaljer og klokken.
Det finnes ulike alternativ for å få korrigert feilen. En mulighet er å slette gjeninntredelsen for så å legge den inn igjen med ny dato. Eventuelt kan man først slette gjeninntredelsen og så fratredelsen, og i stedet registrere en stillingsendring.
Infotype 0021 Subtype 9: Overlapping data from EC cannot be inserted
Infotype 0021 i SAP er familie og kontaktperson, mens subtype 9 er samboer. Ved å gå inn på personprofilen på den ansatte i HR kan man se at vedkommende har lagt inn samboer to ganger:
Ved å fjerne den ene posten for samboer vil replikeringen til SAP bli vellykket Dette gjør du ved å velge den posten med feil, trykke på rediger og sletter den ene posten ved å bruke søppelkassen til høyre. Lagre.
Initialer i bruk
Dersom en ansatt er registrert med samme initialer som en annen bruker får man følgende feilmelding:
Gå til den ansattes personprofil, persondata, velg klokken og endre initialer:
Rediger og lagre.
Ved andre feilmeldinger eller problemer med å korrigere feilmeldingene listet opp:
Ta kontakt med DFØ ved å sende sak i Kundesenter på nett.
Kontakt
- Kundesenter på nett
- lonn [at] dfo.no (lonn[at]dfo[dot]no)
- 406 34 021