Arbeidsdelingsskjemaet gir en detaljert beskrivelse av forskjellene på tjenestemodellene, og arbeidsdelingen mellom DFØ og Kunden innenfor tjenestemodellene.
Tjenestemodellene DFØ tilbyr er grunntjeneste (tidligere fullservice), delservice og basis (for lønnstjenestene).
Arbeidsdeling for innkjøp og faktura
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Grunntjeneste | Delservice | |
| Avtalemessige forhold | ||
| Opprette avtaler med leverandører for leveranse av varekataloger | Kunde | Kunde |
| Informere leverandører om krav til levering av elektroniske faktura og riktig merking av faktura | Kunde | Kunde |
| Anmodning elektroniske innkjøp | ||
| Opprette anmodning | Kunde | Kunde |
| Kontere anmodning | Kunde | Kunde |
| Godkjenne anmodning og ordreutsendelse innkjøp | ||
| Godkjenne anmodning og sende bestilling til leverandør | Kunde | Kunde |
| Varemottak | ||
| Varemottak registreres i innkjøpssystemet av definert varemottaker | Kunde | Kunde |
| Innkjøpsverktøy | ||
| Rapportuttak | Kunde | Kunde |
| Redigere anmodninger, omdirigere til andre brukere | Kunde | Kunde |
| Redigere bestillingslinjer | Kunde | Kunde |
| Sende tilbud/forespørsel til en eller flere leverandører og legge til nye produkter i anmodning | Kunde | Kunde |
| Opprette og drifte plankjøp | Kunde | Kunde |
| Fakturamottak | ||
| Teknisk opptak av leverandører til elektronisk faktura | DFØ | DFØ |
| Lese inn elektroniske fakturaer | DFØ | DFØ |
| Skanne og tolke papirfakturaer | DFØ | DFØ |
| Avvikshåndtering ved skanning av faktura | DFØ | DFØ |
| Matching (faktura og ordre) | ||
| Vedlikeholde regler for matching | DFØ | DFØ |
| Manuell matching | Kunde | Kunde |
| Matching (kontrakt) | ||
| Opprette kontrakter | Kunde | Kunde |
| Godkjenne kontrakter | Kunde | Kunde |
| Forkontroll | ||
| Opprette nye leverandører i regnskapssystem | DFØ | Kunde |
| Kontrollere og videresende fakturaer til godkjenning | DFØ | Kunde |
| Godkjenning (utgår ved matching av ordre mot faktura) | ||
| Attestere faktura | Kunde | Kunde |
| Godkjenne faktura | Kunde | Kunde |
| Avvikshåndtering (Contempus Invoice) / Returnerte faktura og annullerte faktura (Basware) | ||
| Behandle og videresende faktura som ikke blir behandlet i tide, inneholder feil eller har feil mottaker | Kunde | Kunde |
| Håndtere avvikende faktura | DFØ | DFØ |
| Etterkontroll Contempus Invoice | ||
| Kontrollere fakturaer | Kunde/DFØ | Kunde/DFØ |
| Overføre til regnskapssystemet | DFØ | DFØ |
| Sluttkontroll Basware | ||
| Kontrollere fakturaer og overføre til regnksapssystemet | Kunde | Kunde |
| Vedlikehold av innstillinger og registre | ||
| Forkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Contempus Invoice | DFØ | Kunde |
| Forkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Basware | DFØ | DFØ |
| Etterkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Contempus Invoice | DFØ | Kunde |
| Etterkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Basware | DFØ | DFØ |
| Integrasjoner med regnskapssystemet og E-handelsplattformen | DFØ | DFØ |
| Lese inn varekataloger | DFØ | DFØ |
| Godkjenne varekatalog | Kunde | Kunde |
| Legge til og endre leveringsadresser | Kunde | Kunde |
| Aktivere leverandører på innkjøpsmodul | DFØ | Kunde |
| Posteringsmaler | Kunde | Kunde |
| Produktgrupper og produkttre | Kunde | Kunde |
| Handlekurvmaler | Kunde | Kunde |
| Innkjøpskategorier | DFØ | DFØ |
| Brukere og fullmakter (Contempus Invoice og Basware) | ||
| Fylle ut bruker- og fullmaktsark (Contempus Invoice og Basware) | Kunde | Kunde |
| Lese inn fullmaktsark (Contempus Invoice) | Kunde | Kunde |
| Lese inn fullmaktsark (Basware) | DFØ | DFØ |
| Vedlikeholde vikarer | Kunde | Kunde |
Arbeidsdeling for regnskap
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Grunntjeneste | Delservice | |
| Konto, relasjoner og begrepsverdier | ||
| Bestille endring i kontoplan og faste registre | Kunde | Kunde |
| Vedlikeholde relasjoner og trær | DFØ | Kunde |
| Utføre endring av kontoplan | DFØ | DFØ |
| Utføre endring av begrepsverdier (kappost, prosjekt m.m.) | Kunde/DFØ | Kunde |
| Avtalemodulen | ||
| Registrere avtaler | Kunde/DFØ | Kunde |
| Registrere avtalefaktura | DFØ | Kunde |
| Vedlikeholde faste registre | DFØ | DFØ |
| Behandling av inngående bilag (utbetalingsbilag) | ||
| Attestere, kontere og godkjenne utbetalingsbilag | Kunde | Kunde |
| Registrere manuelle utbetalingsbilag | DFØ | Kunde |
| Opprette og vedlikeholde leverandører | DFØ | Kunde |
| Lese inn filer med leverandørinfo | DFØ | DFØ |
| Utbetalinger | ||
| Kontrollere fakturaer mot remitteringsbekreftelse | Kunde | Kunde |
| Produsere utbetalingsfil til bank | DFØ | DFØ |
| Korrigere avvisninger i betalingsfiler fra bank | Kunde | Kunde |
| Produsere ny utbetalingsfil til bank | DFØ | DFØ |
| Produsere og oversende stoppoppdrag til bank | DFØ | DFØ |
| Autorisere betalingsoppdrag | Kunde | Kunde |
| Behandling av utgående bilag | ||
| Registrere salgsorde | Kunde | Kunde |
| Lese inn fil med kundeinformasjon og salgsordre | DFØ | DFØ |
| Fakturere og skrive ut faktura i økonomisystemet | Kunde/DFØ | Kunde |
| Innbetalinger og oppfølging av utestående krav | ||
| Lese inn innbetalingsfiler | DFØ | DFØ |
| Kontrollere OCR-innbetalinger | Kunde | Kunde |
| Følge opp reskontro | DFØ | Kunde |
| Opprette artikler, artikkelgrupper og filter for salgskontoer | Kunde | Kunde |
| Følge opp innbetalinger | Kunde | Kunde |
| Registrere manuelle innbetalinger | DFØ | Kunde |
| Utføre purring | Kunde/DFØ | Kunde |
| Oversende til inkasso | Kunde | Kunde |
| Ivareta renteberegning | Kunde | Kunde |
| Registrering av andre bilag | ||
| Registrere digitale bilag | Kunde | Kunde |
| Registrere manuelle bilag | DFØ | Kunde |
| Automatpostering (trigger) | DFØ | DFØ |
| Lese inn fra forsystem | DFØ | DFØ |
| Importere lønnsdata | DFØ | DFØ |
| Periodiske kontroller (periodeavslutning) | ||
| Administrere regnskapsperioder | DFØ | DFØ |
| Avstemme (fordeling framgår i avstemmingsmappen) | Kunde/DFØ | Kunde/DFØ |
| Rapportere til statsregnskapet | DFØ | DFØ |
| Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ | Kunde | Kunde |
| Arkivere periodiske rapporter | Kunde | Kunde |
| Overføre saldoer til nytt år | DFØ | DFØ |
| Budsjett - Regnskapssystem Planlegger | ||
| Opprette og sperre budsjettversjoner | DFØ | DFØ |
| Lese inn budsjettgrunnlag fra fil | DFØ | DFØ |
| Budsjettere og kontrollere | Kunde | Kunde |
| Endring av brukeropplysninger (regnskapssystem) | ||
| Sende forespørsel om endring av brukere/attestasjonsansvarlige i regnskapssystem | Kunde | Kunde |
| Opprette/endre brukere/attestasjonsansvarlige i regnskapssystem | DFØ | DFØ |
| Bestille passord til regnskapssystem via DFØ-ID | Kunde | Kunde |
| Oppbevaring/arkivering | ||
| Arkivere regnskapsmateriell | Kunde | Kunde |
Tilleggstjeneste SRS
Dersom dere har tilleggstjeneste SRS utfører DFØ følgende:
| Aktivitet | Unntak |
|---|---|
| Aktiviteter i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP, inkludert aktivering av anlegg | Virksomheter med store eller komplekse anleggsmidler aktiverer selv anlegg i Unit4 ERP. |
| Avstemming av regnskapet (SRS) | |
| Oppfølging av lønnsavsetninger fra SAP | |
| Reklassifisering av forskuddsbetalte kostnader | |
| Inntektsføring av bevilgning (for bruttobudsjetterte virksomheter) | Nettobudsjetterte virksomheter gjør dette selv. |
| Posteringer knyttet til innkrevingsvirksomhet og tilskuddsforvaltning | |
| Årsavslutningsposteringer | |
| Årsavslutning anleggsmidler | |
| Uttak og utfylling av delårs- og årsregnskap | |
| Gjennomgang og kvalitetssikring av delårs- og årsregnskapet | |
| Vurdere behov for tilleggsinformasjon | |
| Utarbeide kontantstrøm for nettobudsjetterte virksomheter |
Ved avtale om tjenestepakke SRS er regnskap@dfo.no kontaktpunkt for alle spørsmål knyttet til regelverk og SRS.
Merk at Kunde har ansvar for de regnskapsmessige vurderingene. DFØ foretar tekniske kontroller.
Arbeidsdeling for lønn
Vedlikehold av faste data
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Grunntjeneste | Basis | |
| Vedlikehold av lønnssystemet (faste data felles på tvers av klienter) | ||
| Stillingskoder | DFØ | DFØ |
| Lønnsrammer/spenn | DFØ | DFØ |
| Lønnstabeller (A+B+C) | DFØ | DFØ |
| Innleggelse av skattetabeller | DFØ | DFØ |
| Soner og satser for arbeidsgiveravgift | DFØ | DFØ |
| Postregister | DFØ | DFØ |
| Kommuneregister | DFØ | DFØ |
| NAV-kontor | DFØ | DFØ |
| Egendefinerte satstabeller | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av avtalte beløpssatser (faste satser som 1G, delingstall mm) | DFØ | DFØ |
| Lønnart | DFØ | DFØ |
| Kobling mellom symbolske konti og lønn- og reisearter | DFØ | DFØ |
| Kobling mellom artskonti og symbolske konti | DFØ | DFØ |
| Utdanningskoder (SST) | DFØ | DFØ |
| Personalstruktur | DFØ | DFØ |
| Simulering av ny organisasjonsstruktur, kopiering av planvariant | DFØ | DFØ |
| Arbeidsplanregler | DFØ | DFØ |
| Kodeverk tilstedekoder | DFØ | DFØ |
| Kodeverk fraværskoder | DFØ | DFØ |
| Kodeverk fraværskvoter | DFØ | DFØ |
| Grenseverdier (eks. fleksitid, egemeldinger, overtid etc) | DFØ | DFØ |
| Helligdagskalendere | DFØ | DFØ |
| Reiseregulativ (innland/utland) | DFØ | DFØ |
| Valutakurser | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av klientavhengige data | ||
| Lønnsavregningsområde | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av virksomhetsavhengige data | ||
| Juridisk struktur (firmakode, personalområde, juridisk nummer, bedriftsnummer) | DFØ | DFØ |
| Kontrollområde | DFØ | DFØ |
| Likviditetsområde | DFØ | DFØ |
| Opprettelse og vedlikehold av trekkmottakere i lønnssystemet | DFØ | DFØ |
| Opprettelse og vedlikehold av trekkmottakere i reskontro | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av konteringsobjekter – regnskapskunder av DFØ | ||
| Artskonto (hovedbok) | DFØ | DFØ |
| Overstyring av artskonto | DFØ | DFØ |
| Kostnadssted | DFØ | DFØ |
| K-element 4 | DFØ | DFØ |
| K-element 5 | DFØ | DFØ |
| K-element 6 | DFØ | DFØ |
| K-element 7 | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av konteringsobjekter – ikke regnskapskunder av DFØ | ||
| Artskonto (hovedbok) | DFØ | Kunde |
| Overstyring av artskonto | DFØ | Kunde |
| Kostnadssted | DFØ | Kunde |
| K-element 4 | DFØ | Kunde |
| K-element 5 | DFØ | Kunde |
| K-element 6 | DFØ | Kunde |
| K-element 7 | DFØ | Kunde |
Prosesser
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Grunntjeneste | Basis | |
| Organisasjon og stilling | ||
| Opprette/avgrense/endre i organisasjonsenheter | DFØ | Kunde |
| Opprette/avgrense/endre i stillinger | Kunde/DFØ | Kunde |
| Opprette kontering og kostnadsfordeling på organisasjonsenheter og stillinger | DFØ | Kunde |
| Personal og lønn | ||
| Registrering av data for ansatte som ikke har en bruker i virksomhetens nettverk | Kunde/DFØ | Kunde |
| Vedlikehold av start, slutt og endringer av faste data for ansatte | Kunde/DFØ | Kunde |
| Vedlikehold av start, slutt og endringer av faste data for eksterne | Kunde/DFØ | Kunde |
| Registrering av variable data for ansatte | Kunde/DFØ | Kunde |
| Registrering av variable data for eksterne | Kunde/DFØ | Kunde |
| Justeringsoppgjør (oppdatering på person) | DFØ | DFØ |
| Sentralt besluttede meldinger på lønnsslipp til alle ansatte | DFØ | DFØ |
| Uttrekk og innlesing av skattekortdata fra Skattedirektoratet | DFØ | DFØ |
| Tid | ||
| Registrering av data for ansatte som ikke har en bruker i virksomhetens nettverk | DFØ | Kunde |
| Generere generelle kvoter ved overgang til nytt år | DFØ | DFØ |
| Filoverføring | ||
| Eventuell innlesing av fil fra eksterne systemer med godkjent format | DFØ | Kunde |
| Lønnskjøring | ||
| Utarbeide kjøreplaner for lønnskjøringer | DFØ | DFØ |
| Stenge systemet før lønnskjøring (legge ut systemmelding) | DFØ | DFØ |
| Kjøre og kontrollere lønnsprotokoll for hovedlønn, bonuslønn, 13.-kjøring | DFØ | DFØ |
| Godkjenning av lønnsresultat | Kunde | Kunde |
| Kjøre og kontrollere lønnstrekkoppgjør (T1, T2) | DFØ | DFØ |
| Systemmessig årsavslutning i lønnssystemet | DFØ | DFØ |
| Lønnsrapporter | ||
| Produsere lønnsslipper | DFØ | DFØ |
| Produsere endringsmeldinger til lønns- og trekkoppgaver (regnskapskunder av DFØ) | DFØ | Kunde |
| Produsere endringsmeldinger til lønns- og trekkoppgaver (ikke regnskapskunder av DFØ) | Kunde | Kunde |
| Produsere lønns- og trekkoppgaver og overføre fil med lønns- og trekkopplysninger til SKD | - | DFØ |
| Reise | ||
| Utarbeide kjøreplan for reisekjøring | DFØ | DFØ |
| Registrering av reisetransaksjoner via selvbetjening for ansatte inklusive godkjennelse av leder | Kunde | Kunde |
| Registrere reisetransaksjoner og ferdigstille (godkjenne i lønnssystemet) for eksterne | Kunde/DFØ | Kunde |
| Registrere reisetransaksjoner og ferdigstille (godkjenne i lønnssystemet) for ansatte som ikke har en bruker i virksomhetens nettverk | DFØ | Kunde |
| Reise- og konteringskjøring | DFØ | DFØ |
| Kontroll av beregningsresultat | Kunde | Kunde |
| Betalingsformidling | ||
| Remittering lønn, trekk og reise | DFØ | DFØ |
| Innbetaling av refusjoner fra NAV | DFØ | Kunde |
| Kontrollere og autorisere betalingsfil | Kunde | Kunde |
| Kontroll av avregningsretur | DFØ | DFØ |
| Sigilladministrasjon | DFØ | DFØ |
| Overføring, kontroll og avstemming av lønnsdata – regnskapskunder av DFØ | ||
| Uttrekk av lønnsdata til regnskapssystemet | DFØ | DFØ |
| Innlesing av lønnsdata til regnskapssystemet | DFØ | DFØ |
| Konsistenssjekk internt i lønnssystemet | DFØ | DFØ |
| Avstemming i regnskapssystem | DFØ | DFØ |
| Overføring, kontroll og avstemming av lønnsdata – ikke regnskapskunder av DFØ | ||
| Uttrekk av lønnsdata til regnskapssystemet | DFØ | DFØ |
| Innlesing av lønnsdata til regnskapssystemet | Kunde | Kunde |
| Konsistenssjekk internt i lønnssystemet | DFØ | DFØ |
| Avstemming i regnskapssystem | Kunde | Kunde |
| Rapportering til offentlige registre | ||
| Kontroll av data i SPK-rapport | Kunde | Kunde |
| Rapport til Statens pensjonskasse (SPK) | DFØ | Kunde |
| Rapport til A-meldingen via Altinn | DFØ | DFØ |
Forvaltning
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Grunntjeneste | Basis | |
| Systemoppdateringer | ||
| Oppgraderinger (nye systemversjoner) | DFØ | DFØ |
| Nye moduler | DFØ | DFØ |
| Supportpakker | DFØ | DFØ |
| Dokumentasjon | ||
| Brukerdokumentasjon m/tilhørende rutinebeskrivelser | DFØ | DFØ |
| Sjekklister | DFØ | DFØ |
| Kundenotat | DFØ | DFØ |
| Programmer og transaksjonskoder | DFØ | DFØ |
| Standard rapportvarianter | DFØ | DFØ |
| Oppbevaring av lønnsmateriale i henhold til økonomiregelverket | DFØ | Kunde |
| Brukeradministrasjon | ||
| Opprette roller | DFØ | DFØ |
| Opprette brukere | DFØ | DFØ |
| Koble brukere til rolle | DFØ | DFØ |
| Knytte bruker til organisasjonsstruktur | DFØ | DFØ |
| Endre passord | Automatisert prosess | Automatisert prosess |
| Brukerstøtte | ||
| 1. linje support | Kunde | Kunde |
| 2. linje support | DFØ | DFØ |
| 3. linje support | DFØ | DFØ |