Arbeidsdelingsskjema mellom DFØ og kundene

Tjenestemodellene DFØ tilbyr er grunntjeneste, delservice og basis (for lønnstjenestene).

Arbeidsdeling for regnskap

Innkjøp

Aktivitet	Grunntjeneste	Delservice	Beskrivelse
Avtaler med leverandører
Opprette avtale med en leverandør for bruk av varekatalog eller punch-out løsning	Kunde /DFØ	Kunde /DFØ	Kunden kontakter leverandøren for å avtale oversendelse av EHF-katalog, eller relevant informasjon for oppsett av punchoutkatalog.
Informere leverandøren om kravene til fakturaer, inkludert merking av fakturaene	Kunde	Kunde	Kunden informerer leverandøren om kravene for levering av fakturaer, krav til fakturaene og riktig merking av fakturaene (referanse).
Opprettelse og godkjenning av innkjøpsforespørsel
Opprette og attestere innkjøpsforespørsel	Kunde	Kunde	Rekvirent eller innkjøper oppretter innkjøpsforespørselen mot ønsket leverandør og på ønskede varer. Brukeren konterer innkjøpsforespørselen.
Godkjenne innkjøpsforespørselen	Kunde	Kunde	En bruker med fullmakt godkjenner innkjøpsforespørselen.
Sette opp leverandører for innkjøp
Vedlikeholde leverandørregisteret med riktig informasjon for å kunne utføre ønskede innkjøp	Kunde	Kunde	Vedlikeholder informasjon om leverandørene, inkludert oppsett for utsendelse av innkjøpsordre.
Varemottak
Varemottaket blir registreret av en definert varemottaker	Kunde	Kunde	Varemottaker, rekvirent eller innkjøper registrerer mottatte varer.
Innkjøpsfaktura og oppfølging av innkjøp
Følge opp innkjøpsordren og innkjøpsfakturaen	Kunde	Kunde	Kunden benytter rapporter for å følge opp sine innkjøp ut i fra sitt behov.
Matching og behandling av innkjøpsfakturaen på flyt	Kunde	Kunde	Kunden påser at fakturaen er korrekt matchet opp. Eventuelle avvik fra innkjøpsordren må kunden kontere, attestere og godkjenne.
Opprette og vedlikeholde innkjøpsplaner	Kunde	Kunde	Kunden oppretter og benytter innkjøpsplaner ved behov.
Matching (faktura og ordre)
Manuell matching	Kunde	Kunde	Hvis systemet ikke klarer å matche ordrelinjer mot fakturalinjer, vil fakturaen havne i brukertrinnet manuell matching. Fakturaen vil da dukke opp i oppgavebehandlingen, og kunden må korrigere og kontrollere denne. Brukeren må ha rollen fakturaadministrator.
Fakturaer som trenger manuell behandling	DFØ	Kunde	En faktura kan av ulike årsaker stoppe opp før flyten, og vil da få status E. Disse fakturaene må manuelt behandles i "registrering av inngående faktura" for å bli sendt på flyt.
Matching (kontrakt)
Opprette kontrakter	Kunde	Kunde
Godkjenne kontrakter	Kunde	Kunde

Faktura

Aktivitet	Grunntjeneste	Delservice	Beskrivelse
Fakturamottak
Lese inn elektroniske fakturaer	DFØ	DFØ	DFØ leser inn elektroniske fakturaer.
Skanne og tolke papirfakturaer	DFØ	DFØ	Papirfakturaer som blir sendt til kunden kan videresendes per post til DFØs fakturamottak. Mottar kunden en pdf-faktura fra leverandøren, kan kunden sende den til DFØ på e-post.
Avvikshåndtering ved skanning av fakturaer	DFØ	DFØ/Kunde	Hvis fakturaen er feilskannet, skanner DFØ fakturaen på nytt. DFØ streber etter å avdekke feil i verifisering og forkontroll (gjelder grunntjeneste). Kunden har et særskilt ansvar for å sikre at fakturaen de attesterer og godkjenner er korrekt.
Vedlikehold elektronisk faktura og forkontroll
Opprette og vedlikeholde leverandører i leverandørregisteret	DFØ	Kunde	Ved innlesing blir fakturaen validert og knyttet til en leverandør som matcher med både organisasjonsnummer og kontonummer. De fakturaene som ikke matcher stanser i Vedlikehold elektronisk faktura (VEF). DFØ oppretter ny leverandør, eller korrigerer eksisterende leverandør i henhold til fakturaen. DFØ sletter duplikatfakturaer i VEF.
Lese inn filer med leverandører	DFØ	DFØ	Kunden oversender filer til DFØ for innlesing. Filformatet som blir benyttet er CS15.
Vedlikehold elektronisk faktura (VEF)	DFØ	Kunde	Fakturaer som ikke matcher med leverandør, eller som matcher med flere leverandører, stanser i VEF for manuell behandling. Duplikate fakturanummer stanser også her.
Forkontroll	DFØ	Kunde	Kontrollere og videresende fakturaer til godkjenning. DFØ sender fakturaen til attestanten som er oppgitt på fakturaen. Hvis fakturaen er uten attestant, eller at påført attestant er ugyldig, sender DFØ fakturaen til hovedattestanten.
Godkjenning
Attestere fakturaer	Kunde	Kunde	Kunden attesterer både innkjøps- og leverandørfaktura. Hvis innkjøpsordren matcher med fakturaen, vil det ikke være behov for attestering.
Godkjenne fakturaer	Kunde	Kunde	Kunden godkjenner både innkjøps- og leverandørfakturaer. Hvis innkjøpsordren matcher med fakturaen, vil det ikke være behov for godkjenning.
Avvikshåndtering
Behandle fakturaer som havner i poster til oppfølgning	Kunde	Kunde	Fakturaadministrator hos kunden behandler fakturaer som havner i poster til oppfølgning.
Behandle fakturaer som trenger manuell behandling	DFØ	Kunde	Håndtering av manglende varemottak, manglende valutadokumentasjonskode og lignende.
Ajourhold faktura	DFØ	DFØ	Duplikate fakturaer stanser i Ajourhold faktura for manuell kontroll og behandling.
Etterkontroll
Kontrollere og godkjenne fakturaer	Kunde	Kunde
Bokføre fakturaer	DFØ	DFØ	Automatisk bokføringsjobb som utføres av DFØ.
Behandle fakturaer som feiler ved postering til hovedbok	DFØ	DFØ	DFØ følger opp hvis den automatiske bokføringsjobben feiler.

Vedlikehold av innstillinger, registre og fullmakter

Aktivitet	Grunntjeneste	Delservice	Beskrivelse
Forkontrollskriterier	DFØ	DFØ	Fakturaer stopper i forkontroll på grunn av utslag på forhåndsbestemte kriterier som virksomheten selv definerer. Fullstendig liste over stoppkriterier ligger på dfo.no.
Etterkontrollskriterier	DFØ	DFØ	Fakturaer stopper i etterkontroll på grunn av utslag på forhåndsbestemte kriterier som virksomheten selv definerer. Fullstendig liste over stoppkriterier ligger på dfo.no.
Lese inn varekataloger / sette opp punch-out	DFØ	DFØ	DFØ validerer EHF-katalogen og tilgjengeliggjør den for virksomheten, og/eller legger opp tilganger til punch-out-katalogen i Unit4 ERP.
Godkjenne varekataloger	Kunde	Kunde
Legge til og endre leveringsadresser	Kunde	Kunde	Kunden har ansvaret for å vedlikeholde og oppdatere leveringsadresser. For nye kunder bistår DFØ med å legge inn leveringsadresser.
Aktivere leverandører på innkjøpsmodul	DFØ/kunde	Kunde	Alle kunder skal ha tilgang til skillekortet som gjelder for aktivering av en ny innkjøpsleverandør eller endring på innkjøpsleverandøren.
Konteringsmal	Kunde	Kunde
Produktgrupper og produkttre	Kunde	Kunde
Innkjøpsliste	Kunde	Kunde
Innkjøpskategorier	DFØ	DFØ	Det er tre ulike måter å opprette innkjøp på, enten via punch-out, katalog eller fritekst.
Vedlikeholde fullmakter	Kunde	Kunde	Kunden oppretter, endrer og fjerner fullmakter i Fullmaktsmatrisen i Unit4 ERP.
Vedlikeholde overordnet oppsett	Kunde	Kunde	Kunden oppretter, endrer og sperrer overordnet oppsett i Unit4 ERP.
Vedlikeholde vikaroppsett og aktivering av vikarer	Kunde	Kunde	Kunde oppretter, endrer og sperrer vikaroppsett i Unit4 ERP. Kunden aktiverer vikarer.

Regnskap

Aktivitet	Grunntjeneste	Delservice	Beskrivelse
Konto, relasjoner og begrepsverdier
Bestille endring i kontoplan, konteringsregler og finansiering	Kunde	Kunde	Kunde kan bestille dette via skjema i Kundesenter på nett eller ved å bruke skjema 5.
Vedlikeholde relasjoner og trær	DFØ	Kunde	Kunde kan bestille dette via skjema i Kundesenter på nett eller ved å bruke skjema 5.
Utføre endringer på kontoplan, konteringsregler og finansiering	DFØ	DFØ	DFØ utfører endringer eller oppretter nye kontoer basert på bestilling fra kunden.
Utføre endring av begrepsverdier (for eksempel koststed og prosjekt)	Kunde/DFØ	Kunde	Endring av begrepsverdier blir utført av kunden selv, eller kunden ber DFØ gjøre dette.
Bestille endringer i økonomimodellen	Kunde	Kunde	Ved behov for endring av økonomimodel sender kunden en bestilling til DFØ, for eksempel ved nye dimensjoner eller opprettelse av nye relasjoner.
Utføre endringer i økonomimodellen	DFØ	DFØ	DFØ utfører endringer basert på bestilling fra kunden.
Behandling av manuelle utbetalingsbilag
Registrere manuelle utbetalingsbilag på arbeidsflyt	Kunde	Kunde	Opprette leverandørbilag med godkjenningsflyt i Unit4 ERP (bilagsart I4).
Registrere manuelle utbetalingsbilag for direkte bokføring	DFØ	Kunde	Opprette leverandørbilag direkte i hovedbok uten godkjenningsflyt i Unit4 ERP.
Attestere, kontere og godkjenne utbetalingsbilag	Kunde	Kunde	Kontering, attestering og godkjenning gjøres i underlagsdoumentasjonen ved direkte bokføring, eller i systemet når bilaget sendes på arbeidsflyt.
Registrering av andre bilag
Registrere digitale bilag	Kunde	Kunde
Registrere manuelle bilag	DFØ	Kunde
Innlesing av bilag på fil	DFØ	DFØ	Kunden sender filer til DFØ for innlesing av bilag til hovedbok.
Automatpostering (trigger)	DFØ	DFØ	DFØ oppretter og vedlikeholder automatposteringer, for eksempel automatisk tømming av arbeidskonto mot Norges Bank.
Lese inn fra forsystem	DFØ	DFØ
Importere lønnsdata	DFØ	DFØ
Remittering
Leverandørremittering	DFØ	DFØ	Remittering av leverandøreskontro blir utført tirsdag og torsdag som standard.
Kunderemittering	DFØ	DFØ	Remittering av kundereskontro blir utført av DFØ ved bestilling fra kunden.
Kontrollere betalinger før remittering starter	Kunde	Kunde	Gjelder både ved leverandør- og kunderemittering. Kunden bør kontrollere betalinger i god tid før remitteringen starter.
Kontrollere fakturaer mot remitteringsbekreftelse	Kunde	Kunde	Gjelder ved leverandørremittering.
Produsere utbetalingsfil til bank	DFØ	DFØ	Basert på remitteringsbekreftelsen som DFØ har sendt til kunden, produserer DFØ en betalingsfil som blir sendt til bank. Ved fellesremittering blir betalingsfilen sendt til banken omtrent 1 time etter remitteringsbekreftelsen er sendt til kunden. Kunden sender sak til DFØ ved bestilling av eventuell ekstraremittering.
Korrigere avvisninger i betalingsfil fra bank	Kunde	Kunde	Kunden foretar de korrigeringene de har mulighet til å gjøre. For andre korrigeringer så kan kunden sende en sak til DFØ.
Produsere og oversende stoppoppdrag til bank	DFØ	DFØ	Hvis kunden oppdager feil i betalinger som ligger i nettbanken kan kunden gi beskjed om dette til DFØ. Da vil DFØ kunne sende stoppoppdrag på disse. Betalingene blir da fjernet fra nettbanken, og havner som åpne poster i Unit4 ERP. Stoppoppdrag må sendes senest 24 timer før betalingen forfaller. NB: Stoppoppdrag på ISO er under utvikling. Midlertidig løsning er at kundene må inn i nettbanken for å avvise betalingen.
Autorisere betalingsoppdrag	Kunde	Kunde	Kunden godkjenner betalingsfilen i banken. Gjelder både leverandør- og kundereskontro.
Følge opp leverandør- og kundereskontro	Kunde	Kunde	Kunden har ansvaret for å følge opp leverandør- og kundereskontroer, inkludert å parkere fakturaer. En faktura og kreditnota som går i null blir utlignet når DFØ remitterer, eller ved at kunden gir beskjed til DFØ om å utligne disse.
Periodiske kontroller (periodeavslutning)
Administrere regnskapsperioder	DFØ	DFØ
Avstemme (fordeling framgår i avstemmingsmappen)	Kunde/DFØ	Kunde/DFØ
Rapportere til statsregnskapet	DFØ	DFØ
Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ	Kunde	Kunde
Arkivere periodiske rapporter	Kunde	Kunde
Overføre saldoer til nytt år	DFØ	DFØ

Utgående faktura

Aktivitet	Grunntjeneste	Delservice	Beskrivelse
Registrere salgsordre	Kunde	Kunde
Opprette og vedlikeholde kunder i kunderegisteret	DFØ	Kunde
Lese inn fil med kundeinformasjon og salgsordre	DFØ	DFØ	Kunde oversender filer til DFØ for innlesing. Filformatet som blir benyttet er CS15 og LG04.
Fakturere og skrive ut fakturaer i økonomisystemet	DFØ	Kunde
Returpost	Kunde	Kunde
Innbetalinger og oppfølging av utestående krav
Lese inn innbetalingsfiler	DFØ	DFØ
Kontrollere OCR-innbetalinger	Kunde	Kunde
Opprette artikler, artikkelgrupper og filter for salgskontoer	Kunde	Kunde
Oppdatere satsen for morarenter	DFØ	Kunde	Satsen for morarenter må oppdateres to ganger i året.
Følge opp innbetalinger	Kunde	Kunde
Registrere manuelle innbetalinger	DFØ	Kunde
Utføre purringer	Kunde/DFØ	Kunde
Oversende til inkasso	Kunde	Kunde
Ivareta renteberegning	Kunde	Kunde

Budsjett

Aktivitet	Grunntjeneste	Delservice	Beskrivelse
Opprette og sperre budsjettversjoner	DFØ	DFØ	Opprettelse og sperring av budsjettversjoner må bestilles av kunden i Kundesenter på nett ved bruk av skjemaet Ny budsjettversjon (Planlegger).
Lese inn budsjettgrunnlag fra fil	DFØ	DFØ	Innlesningsmal bestilles av kunden i Kundesenter på nett. Kunden må sende budsjettinnlesningsfil til DFØ.
Budsjettere og kontrollere	Kunde	Kunde

Tidstyring

Aktivitet	Grunntjeneste	Delservice	Beskrivelse
Vedlikehold av registre og begrepsverdier
Opprette og vedlikeholde begrepsverdier og relasjoner for prosjekt, arbeidsordre og aktivitet	Kunde	Kunde	Opprette og vedlikeholde begrep og relasjoner for prosjekt og arbeidsordre, gjøres i prosjektstyringsmodulen. Opprette og vedlikeholde begrep for aktivitet i begrepsverdier, og koble aktivitet mot prosjekt i prosjektstyringsmodulen.
Opprette og vedlikeholde timekostnader	Kunde	Kunde	Opprette og vedlikeholde timekostnader i prosjektstyringsmodulen.
Opprette og vedlikeholde kostnads- og inntektskategorier	Kunde	Kunde	Opprette og vedlikeholde kostnads- og inntektskategori i prosjektstyringsmodulen.
Opprette og vedlikeholde ressurser	DFØ	DFØ	Automatisk oppdatering av ressursregister, integrasjon fra SAP.
Opprette og vedlikeholde virsomhetsspesifikke relasjoner på ressurs	Kunde	Kunde	Opprette og vedlikeholde virsomhetsspesifikke relasjoner på ressurs i ressursregisteret i prosjektstyringsmodulen.
Bestille oppsett av kostnadskomponenter og inntektsfordeling	Kunde	Kunde	Bestille oppsett av kostnadskomponenter og inntektsfordeling.
Opprette og vedlikeholde kostnadskomponenter og inntektsfordeling	DFØ	DFØ	Opprette og vedlikeholde kostnadskomponenter og inntektsfordeling i prosjektstyringsmodulen.
Prosjektbudsjett
Bestille oppsett av prosjektbudsjett	Kunde	Kunde	Bestille oppsett og endring i oppsett av budsjettversjoner, tidsramme og transaksjonsoppsett og lignende.
Utføre oppsett av prosjektbudsjett	DFØ	DFØ	Utføre oppsett og endring i oppsett av budsjettversjoner, tidsramme, transaksjonsoppsett og lignende.
Registrere transaksjoner i prosjektbudsjett	Kunde	Kunde	Registrere transaksjoner i prosjektbudsjett i skjermbilde i Unit4 ERP eller i Excel-mal.
Lese inn transaksjoner fra Excel-mal til prosjektbudsjett	DFØ	DFØ	Lese inn transaksjoner fra ferdig utfylt Excel-mal til prosjektbudsjett.
Prosjektfakturering
Bestille oppsett av prosjektfakturering	Kunde	Kunde	Bestille oppsett av prosjektfakturering.
Utføre oppsett av prosjektfakturering	DFØ	DFØ	Utføre oppsett av prosjektfakturering i prosjektstyringsmodulen.
Opprette og vedlikeholde prislister	Kunde	Kunde	Opprette og vedlikeholde prislister i prosjektstyringsmodulen.
Opprette fakturaforslag og generere faktura i prosjektstyringsmodulen	Kunde	Kunde	Opprette fakturaforslag og generere faktura i prosjektstyringsmodulen.
Prosjektregnskap
Bokføre timekostnader	DFØ	DFØ	Daglig automatisk bokføring av timekostnader.

Endring av tilganger

Aktivitet	Grunntjeneste	Delservice	Beskrivelse
Bestille endring av tilganger	Kunde	Kunde	Nye tilganger, endringer på tilganger eller sletting av tilganger til Unit4 ERP bestilles i Tilgangsportalen av Tilgangsadministrator hos kunden. Øvrige tilgangsbestillinger sendes til DFØ i Kundesenter på nett av Autorisert bestiller regnskap.
Utføre endringer på brukere	DFØ	DFØ	Tilganger bestilt via Tilgangsportalen opprettes automatisk. De øvrige blir opprettet av DFØ.
Informere om pålogging og passord	Kunde	Kunde	Kunden videreformidler til brukeren, inkludert informasjon om generering av passord der det er aktuelt.

Oppbevaring/arkivering

Aktivitet	Grunntjeneste	Delservice	Beskrivelse
Arkivere regnskapsmateriell	Kunde	Kunde

Tilleggstjeneste SRS

Tilleggstjeneste SRS forutsetter tjenestemodellen grunntjeneste. Her ser dere arbeidsdelingen ved tilleggstjeneste SRS:

Arbeidsdeling for lønn

Vedlikehold av faste data

Prosesser

*Kunde for virksomheter med DFØ HR.

Forvaltning