Arbeidsdelingsskjema mellom DFØ og kundene

Arbeidsdelingsskjemaet gir en detaljert beskrivelse av forskjellene på tjenestemodellene, og arbeidsdelingen mellom DFØ og Kunden innenfor tjenestemodellene.

Oppdatert |Se de siste endringene

Arbeidsdeling for innkjøp og faktura

Aktivitet Ansvarlig
Fullservice Delservice
Avtalemessige forhold    
Opprette avtaler med leverandører for leveranse av varekataloger Kunde  Kunde 
Informere leverandører om krav til levering av elektroniske faktura og riktig merking av faktura Kunde  Kunde 
Anmodning elektroniske innkjøp    
Opprette anmodning  Kunde  Kunde 
Kontere anmodning Kunde  Kunde 
Godkjenne anmodning og ordreutsendelse innkjøp    
Godkjenne anmodning og sende bestilling til leverandør Kunde Kunde
Varemottak    
Varemottak registreres i innkjøpssystemet av definert varemottaker  Kunde Kunde
Innkjøpsverktøy    
Rapportuttak  Kunde Kunde
Redigere anmodninger, omdirigere til andre brukere Kunde Kunde
Redigere bestillingslinjer Kunde Kunde
Sende tilbud/forespørsel til en eller flere leverandører og legge til nye produkter i anmodning Kunde Kunde
Opprette og drifte plankjøp Kunde Kunde
Fakturamottak    
Teknisk opptak av leverandører til elektronisk faktura DFØ DFØ
Lese inn elektroniske fakturaer DFØ DFØ
Skanne og tolke papirfakturaer  DFØ DFØ
Avvikshåndtering ved skanning av faktura DFØ DFØ
Matching (faktura og ordre)    
Vedlikeholde regler for matching DFØ DFØ
Manuell matching Kunde Kunde
Matching (kontrakt)    
Opprette kontrakter Kunde Kunde
Godkjenne kontrakter Kunde Kunde
Forkontroll    
Opprette nye leverandører i regnskapssystem DFØ Kunde
Kontrollere og videresende fakturaer til godkjenning DFØ Kunde
Godkjenning (utgår ved matching av ordre mot faktura)    
Attestere faktura Kunde Kunde
Godkjenne faktura Kunde Kunde
Avvikshåndtering (Contempus Invoice) / Returnerte faktura og annullerte faktura (Basware)    
Behandle og videresende faktura som ikke blir behandlet i tide, inneholder feil eller har feil mottaker Kunde Kunde
Håndtere avvikende faktura DFØ DFØ
Etterkontroll Contempus Invoice    
Kontrollere fakturaer Kunde/DFØ Kunde/DFØ
Overføre til regnskapssystemet DFØ DFØ
Sluttkontroll Basware    
Kontrollere fakturaer og overføre til regnksapssystemet Kunde Kunde
Vedlikehold av innstillinger og registre    
Forkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Contempus Invoice DFØ Kunde
Forkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Basware DFØ DFØ
Etterkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Contempus Invoice DFØ Kunde
Etterkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Basware DFØ DFØ
Integrasjoner med regnskapssystemet og E-handelsplattformen DFØ DFØ
Lese inn varekataloger DFØ DFØ
Godkjenne varekatalog Kunde Kunde
Legge til og endre leveringsadresser Kunde Kunde
Aktivere leverandører på innkjøpsmodul DFØ Kunde
Posteringsmaler  Kunde Kunde
Produktgrupper og produkttre Kunde Kunde
Handlekurvmaler Kunde Kunde
Innkjøpskategorier DFØ DFØ
Brukere og fullmakter (Contempus Invoice og Basware)    
Fylle ut bruker- og fullmaktsark (Contempus Invoice og Basware) Kunde Kunde
Lese inn fullmaktsark (Contempus Invoice) Kunde Kunde
Lese inn fullmaktsark (Basware) DFØ DFØ
Vedlikeholde vikarer Kunde Kunde

Arbeidsdeling for regnskap

Aktivitet Ansvarlig
Fullservice Delservice
Konto, relasjoner og begrepsverdier
Bestille endring i kontoplan og faste registre Kunde Kunde
Vedlikeholde relasjoner og trær DFØ Kunde
Utføre endring av kontoplan DFØ DFØ
Utføre endring av begrepsverdier (kappost, prosjekt m.m.) Kunde/DFØ Kunde
Avtalemodulen
Registrere avtaler Kunde/DFØ Kunde
Registrere avtalefaktura DFØ Kunde
Vedlikeholde faste registre DFØ DFØ
Behandling av inngående bilag (utbetalingsbilag)
Attestere, kontere og godkjenne utbetalingsbilag Kunde Kunde
Registrere manuelle utbetalingsbilag DFØ Kunde
Opprette og vedlikeholde leverandører DFØ Kunde
Lese inn filer med leverandørinfo DFØ DFØ
Utbetalinger
Kontrollere fakturaer mot remitteringsbekreftelse Kunde Kunde
Produsere utbetalingsfil til bank DFØ DFØ
Korrigere avvisninger i betalingsfiler fra bank Kunde Kunde
Produsere ny utbetalingsfil til bank DFØ DFØ
Produsere og oversende stoppoppdrag til bank DFØ DFØ
Autorisere betalingsoppdrag Kunde Kunde
Behandling av utgående bilag
Registrere salgsorde Kunde Kunde
Lese inn fil med kundeinformasjon og salgsordre DFØ DFØ
Fakturere og skrive ut faktura i økonomisystemet Kunde/DFØ Kunde
Innbetalinger og oppfølging av utestående krav
Lese inn innbetalingsfiler DFØ DFØ
Kontrollere OCR-innbetalinger Kunde Kunde
Følge opp reskontro  DFØ Kunde
Opprette artikler, artikkelgrupper og filter for salgskontoer Kunde Kunde
Følge opp innbetalinger Kunde Kunde
Registrere manuelle innbetalinger DFØ Kunde
Utføre purring Kunde/DFØ Kunde
Oversende til inkasso Kunde Kunde
Ivareta renteberegning  Kunde Kunde
Registrering av andre bilag
Registrere digitale bilag Kunde Kunde
Registrere manuelle bilag DFØ Kunde
Automatpostering (trigger) DFØ DFØ
Lese inn fra forsystem DFØ DFØ
Importere lønnsdata DFØ DFØ
Periodiske kontroller (periodeavslutning)
Administrere regnskapsperioder DFØ DFØ
Avstemme (fordeling framgår i avstemmingsmappen) Kunde/DFØ Kunde/DFØ
Rapportere til statsregnskapet DFØ DFØ
Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ Kunde Kunde
Arkivere periodiske rapporter Kunde Kunde
Overføre saldoer til nytt år DFØ DFØ
Budsjett - Regnskapssystem Planlegger
Opprette og sperre budsjettversjoner  DFØ DFØ
Lese inn budsjettgrunnlag fra fil DFØ DFØ
Budsjettere og kontrollere Kunde Kunde
Budsjett - Regnskapssystem hovedbok
Registrere budsjettall i regnskapssystem hovedbok Kunde Kunde
Overføre til saldotabeller Kunde Kunde
Endring av brukeropplysninger (regnskapssystem)
Sende forespørsel om endring av brukere/attestasjonsansvarlige i regnskapssystem  Kunde Kunde
Opprette/endre brukere/attestasjonsansvarlige i regnskapssystem DFØ DFØ
Bestille passord til regnskapssystem via DFØ-ID Kunde Kunde
Oppbevaring/arkivering
Arkivere regnskapsmateriell Kunde Kunde

Tjenestepakke SRS

Dersom dere har tjenestepakke SRS utfører DFØ følgende:

Aktivitet Unntak
Aktiviteter i anleggsverdiregnskapet i UBW, inkludert aktivering av anlegg Virksomheter med store eller komplekse anleggsmidler aktiverer selv anlegg i UBW
Avstemming av regnskapet (SRS)  
Oppfølging av lønnsavsetninger fra SAP  
Reklassifisering av forskuddsbetalte kostnader  
Inntektsføring av bevilgning (for bruttobudsjetterte virksomheter) Nettobudsjetterte virksomheter gjør dette selv
Posteringer knyttet til innkrevingsvirksomhet og tilskuddsforvaltning  
Årsavslutningsposteringer  
Årsavslutning anleggsmidler  

Ved avtale om tjenestepakke SRS er regnskap@dfo.no kontaktpunkt for alle spørsmål knyttet til regelverk og SRS.

Merk at Kunde har ansvar for de regnskapsmessige vurderingene, DFØ foretar tekniske kontroller.

Tjenestepakke delårs- og årsregnskap

Dersom dere har tjenestepakke delårs- og årsregnskap utfører DFØ følgende: 

Aktivitet
Uttak og utfylling av delårs- og årsregnskap
Gjennomgang og kvalitetssikring av delårs- og årsregnskapet
Vurdere behov for tilleggsinformasjon
Utarbeide kontantstrøm for nettobudsjetterte virksomheter

Merk at Kunde har ansvar for de regnskapsmessige vurderingene, DFØ foretar tekniske kontroller. 

Arbeidsdeling for lønn

Vedlikehold av faste data

Aktivitet Ansvarlig
Basis Fullservice
Vedlikehold av lønnssystemet (faste data felles på tvers av klienter)
Stillingskoder DFØ DFØ
Lønnsrammer/spenn DFØ DFØ
Lønnstabeller (A+B+C) DFØ DFØ
Innleggelse av skattetabeller DFØ DFØ
Soner og satser for arbeidsgiveravgift DFØ DFØ
Postregister DFØ DFØ
Kommuneregister DFØ DFØ
NAV-kontor DFØ DFØ
Egendefinerte satstabeller DFØ DFØ
Vedlikehold av avtalte beløpssatser (faste satser som 1G, delingstall mm) DFØ DFØ
Lønnart DFØ DFØ
Kobling mellom symbolske konti og lønn- og reisearter DFØ DFØ
Kobling mellom artskonti og symbolske konti DFØ DFØ
Utdanningskoder (SST) DFØ DFØ
Personalstruktur DFØ DFØ
Simulering av ny organisasjonsstruktur, kopiering av planvariant DFØ DFØ
Arbeidsplanregler DFØ DFØ
Kodeverk tilstedekoder DFØ DFØ
Kodeverk fraværskoder DFØ DFØ
Kodeverk fraværskvoter DFØ DFØ
Grenseverdier (eks. fleksitid, egemeldinger, overtid etc) DFØ DFØ
Helligdagskalendere DFØ DFØ
Reiseregulativ (innland/utland) DFØ DFØ
Valutakurser DFØ DFØ
Vedlikehold av klientavhengige data
Lønnsavregningsområde DFØ DFØ
Vedlikehold av virksomhetsavhengige data
Juridisk struktur (firmakode, personalområde, juridisk nummer, bedriftsnummer) DFØ DFØ
Kontrollområde DFØ DFØ
Likviditetsområde DFØ DFØ
Opprettelse og vedlikehold av trekkmottakere i lønnssystemet DFØ DFØ
Opprettelse og vedlikehold av trekkmottakere i reskontro DFØ DFØ
Vedlikehold av konteringsobjekter – regnskapskunder av DFØ
Artskonto (hovedbok) DFØ DFØ
Overstyring av artskonto DFØ DFØ
Kostnadssted DFØ DFØ
K-element 4 DFØ DFØ
K-element 5 DFØ DFØ
K-element 6 DFØ DFØ
K-element 7 DFØ DFØ
Vedlikehold av konteringsobjekter – ikke regnskapskunder av DFØ
Artskonto (hovedbok) Kunde DFØ
Overstyring av artskonto Kunde DFØ
Kostnadssted Kunde DFØ
K-element 4 Kunde DFØ
K-element 5 Kunde DFØ
K-element 6 Kunde DFØ
K-element 7 Kunde DFØ

Prosesser

Aktivitet Ansvarlig
Basis Fullservice
Organisasjon og stilling
Opprette/avgrense/endre i organisasjonsenheter Kunde DFØ
Opprette/avgrense/endre i stillinger Kunde Kunde/DFØ
Opprette kontering og kostnadsfordeling på organisasjonsenheter og stillinger Kunde DFØ
Personal og lønn
Registrering av data for ansatte som ikke har en bruker i virksomhetens nettverk Kunde Kunde/DFØ
Vedlikehold av start, slutt og endringer av faste data for ansatte Kunde Kunde/DFØ
Vedlikehold av start, slutt og endringer av faste data for eksterne Kunde Kunde/DFØ
Registrering av variable data for ansatte Kunde Kunde/DFØ
Registrering av variable data for eksterne Kunde Kunde/DFØ
Justeringsoppgjør (oppdatering på person) DFØ DFØ
Sentralt besluttede meldinger på lønnsslipp til alle ansatte DFØ DFØ
Uttrekk og innlesing av skattekortdata fra Skattedirektoratet DFØ DFØ
Tid
Registrering av data for ansatte som ikke har en bruker i virksomhetens nettverk Kunde DFØ
Generere generelle kvoter ved overgang til nytt år DFØ DFØ
Filoverføring
Eventuell innlesing av fil fra eksterne systemer med godkjent format Kunde DFØ
Lønnskjøring
Utarbeide kjøreplaner for lønnskjøringer DFØ DFØ
Stenge systemet før lønnskjøring (legge ut systemmelding) DFØ DFØ
Kjøre og kontrollere lønnsprotokoll for hovedlønn, bonuslønn, 13.-kjøring DFØ DFØ
Godkjenning av lønnsresultat Kunde Kunde
Kjøre og kontrollere lønnstrekkoppgjør (T1, T2) DFØ DFØ
Systemmessig årsavslutning i lønnssystemet DFØ DFØ
Lønnsrapporter
Produsere lønnsslipper DFØ DFØ
Produsere endringsmeldinger til lønns- og trekkoppgaver (regnskapskunder av DFØ) Kunde DFØ
Produsere endringsmeldinger til lønns- og trekkoppgaver (ikke regnskapskunder av DFØ) Kunde Kunde
Produsere lønns- og trekkoppgaver og overføre fil med lønns- og trekkopplysninger til SKD DFØ -
Reise
Utarbeide kjøreplan for reisekjøring DFØ DFØ
Registrering av reisetransaksjoner via selvbetjening for ansatte inklusive godkjennelse av leder Kunde Kunde
Registrere reisetransaksjoner og ferdigstille (godkjenne i lønnssystemet) for eksterne Kunde Kunde/DFØ
Registrere reisetransaksjoner og ferdigstille (godkjenne i lønnssystemet) for ansatte som ikke har en bruker i virksomhetens nettverk Kunde DFØ
Reise- og konteringskjøring DFØ DFØ
Kontroll av beregningsresultat Kunde Kunde
Betalingsformidling
Remittering lønn, trekk og reise DFØ DFØ
Innbetaling av refusjoner fra NAV Kunde DFØ
Kontrollere og autorisere betalingsfil Kunde Kunde
Kontroll av avregningsretur DFØ DFØ
Sigilladministrasjon DFØ DFØ
Overføring, kontroll og avstemming av lønnsdata – regnskapskunder av DFØ
Uttrekk av lønnsdata til regnskapssystemet DFØ DFØ
Innlesing av lønnsdata til regnskapssystemet DFØ DFØ
Konsistenssjekk internt i lønnssystemet DFØ DFØ
Avstemming i regnskapssystem DFØ DFØ
Overføring, kontroll og avstemming av lønnsdata – ikke regnskapskunder av DFØ
Uttrekk av lønnsdata til regnskapssystemet DFØ DFØ
Innlesing av lønnsdata til regnskapssystemet Kunde Kunde
Konsistenssjekk internt i lønnssystemet DFØ DFØ
Avstemming i regnskapssystem Kunde Kunde
Rapportering til offentlige registre
Kontroll av data i SPK-rapport Kunde Kunde
Rapport til Statens pensjonskasse (SPK) Kunde DFØ
Rapport til A-meldingen via Altinn DFØ DFØ

Forvaltning

Aktivitet Ansvarlig
Basis Fullservice
Systemoppdateringer
Oppgraderinger (nye systemversjoner) DFØ DFØ
Nye moduler DFØ DFØ
Supportpakker DFØ DFØ
Dokumentasjon
Brukerdokumentasjon m/tilhørende rutinebeskrivelser DFØ DFØ
Sjekklister DFØ DFØ
Kundenotat DFØ DFØ
Programmer og transaksjonskoder DFØ DFØ
Standard rapportvarianter DFØ DFØ
Oppbevaring av lønnsmateriale i henhold til økonomiregelverket  Kunde DFØ
Brukeradministrasjon
Opprette roller DFØ DFØ
Opprette brukere DFØ DFØ
Koble brukere til rolle DFØ DFØ
Knytte bruker til organisasjonsstruktur DFØ DFØ
Endre passord Automatisert prosess Automatisert prosess
Brukerstøtte
1. linje support Kunde Kunde
2. linje support DFØ DFØ
3. linje support DFØ DFØ
Kontaktinfo

Har du spørsmål om innholdet på denne siden?

Kontakt kundesenter lønn

Kontakt kundesenter regnskap

Denne versjonen gjelder fra 29. juni 2017.

Fant du det du lette etter?