Registrere salgsordre i Unit4 ERP (web)

Salgsordre ligger under Kunder og salg -> Salgsordre.

1. Kundenummeret registrerer du direkte i Kunde-feltet. Du kan også legge inn deler av kundenavnet i kundefeltet og tabulere ut av feltet for å få opp riktig kundenavn.

2. Ordretype ligger inne med "Faktureringsklar salgsordre" og status "Til fakturering" og skal ikke endres.

3. Referanser henviser til hvem som er avsender og hvem som er mottaker av fakturaen. Når du fyller inn Ansvarlig havner verdien i feltet Vår referanse på fakturaen, mens Bestiller havner på Deres referanse. Bestiller henviser som regel til en person hos kunden. Dersom kunden har oppgitt et bestillingsnummer legger du dette inn i Eksterne referanser for at kunden skal kunne matche fakturaen mot bestillingen.

4. Ekstern ordre-ID på salgsordre blir overført til feltet "Tekst" i hovedbok. Teksten blir ikke med på fakturaen.

5. Betalingsbetingelser kommer fra fakturakundens grunndata, mens periode og datoer er henholdsvis aktuell periode og dagens dato som standard.

6. Ordrelinje registrerer du ved å klikke i ordrelinjefeltet. En ny linje kommer frem.

I artikkelfeltet er det mulig å legge inn deler av navnet på artikkelen for å redusere ned til de artiklene man vil frem til (se bildet under). Felthjelpsvinduet (knapp med tre prikker) kan du også benytte for å få søketilgang. Ved å klikke på artikkelen blir beskrivelsen med over på ordrelinjen.

Denne kan da endres. Velg korrekt mengde og pris. Hvis salgsordren gjelder en kreditering, legger du inn prisen med negativt beløp.

Ønsker du å legge til vedlegg trykker du på binders symbolet, og velger Legg til vedlegg. Merk at det kun er vedlegg i PDF-format som skal benyttes ved salgsordrer.

Tips: Vedlikehold artikkelregisteret godt med korrekt pris, kontering og mva-kode for videre forenkling av utfaktureringsprosessen. For å legge inn en ny rad, klikk i feltet under den forrige ordrelinjen.

Konteringen ligger i "Hovedbok"-rammen og er basert på artikkelen og hvilken artikkelgruppe den tilhører.

Topp- og bunntekst på fakturaen kan du legge til i "Leveranse"-fanen. Trykk på "Fakturatekst". Her kommer feltene "Topptekst", "Utlignes mot" og "Bunntekst" frem. Topp- og bunntekst kommer frem på fakturaen, mens feltet "Utlignes mot" brukes når det lages kreditnota. Der skal du legge inn fakturanummeret kreditnotaen skal utlignes mot.

På fanen "Leveranse" kan du eventuelt endre faktura- eller leveringsadresse.

For å lagre salgsordren, trykk "Lagre". Salgsordrenummer blir da tildelt.

Når alt ser greit ut, trykk "Lagre". Salgsordren er da klar til utskrift som en faktura. Så lenge salgsordren har status "Til fakturering" er det mulig å gjøre endringer på den. Det er f.eks. mulig å endre status til "Parkert" dersom man har behov for ytterligere avklaringer før fakturering.

Det er mulig å kopiere salgsordren dersom flere kunder skal faktureres for samme artikkel. Klikk "Kopier salgsordre", endre kunde og lagre. Nytt salgsordrenummer blir tildelt.

Fakturering skjer i desktopversjonen av Unit4 ERP.