I denne brukerveiledningen får du informasjon om hvordan du behandler fakturaer som stopper i vedlikehold elektronisk faktura. Brukerveiledningen gjelder bare for kunder på delservice, da DFØ utfører denne oppgaven for kunder på grunntjeneste.
En faktura som stopper i vedlikehold elektronisk faktura (VEF) har feil som må bli korrigert før fakturaen kan sendes på flyt. Typiske eksempler på slike feil er duplikat fakturanummer, ingen kobling mot leverandør og ugyldig ordrenummer.
Når fakturaen er ferdig behandlet i VEF overføres den til flyt for behandling i enten forkontroll eller attestasjon.
Filstien til menypunktet for vedlikehold elektronisk faktura ser du i dette bildet:
Vedlikeholdsbildet
Her ser du at fakturaene i oversikten er fargekodet:
Forklaring til fargene:
- Hvit: fakturaen er OK og klar for overføring til flyt.
- Gul: fakturaen har en advarsel i loggen som du må undersøke før fakturaen overføres til flyt.
- Rød: fakturaen har mangler som du må korrigere før den kan overføres til flyt.
Hvis fakturaen er markert med gul farge, kan den overføres til flyten uten korrigeringer. Hvis du korrigerer en faktura som er gul eller rød, vil den bli hvit hvis alt er ok.
To kriterier må være oppfylt før en leverandør blir koblet mot fakturaen. Både organisasjonsnummer og kontonummer blir validert mot opplysningene fra fakturaen. Hvis ett eller begge kriteriene ikke får treff mot registeret, vil fakturaen stoppe i vedlikehold elektronisk faktura. Fakturaen blir markert med rødt og får feilmeldingen Leverandør/fakturautsteder er ikke identifisert i Agresso.
Logg
Loggen finner du nederst i bildet. I loggen kan du se informasjon om hvorfor fakturaen stoppet i vedlikeholdsbildet og eventuelle kommentarer som blir lagt inn. Det er loggen til fakturaene du har markert som vises.
Legge til kommentar
Du kan velge å legge til en kommentar på faktura i loggen.
Velg Legg til, legg inn ønsket kommentar i kommentarboksen og trykk OK.
Etter fakturaen overføres til flyt, kan du finne tilbake til logghistorikken i VEF ved å bruke spørringen Spørring logg VEF i web.
Korrigere en faktura
Velg forstørrelsesglass på fakturalinjen for å åpne faktura for korrigering.
Du kan ikke endre de grå feltene.
For skannende fakturaer er det i tillegg mulig å endre feltene beløp og valuta.
I feltet Leverandør er det mulig å søke opp riktig leverandør. Det er mulig å søke på leverandørnummer, leverandørnavn og organisasjonsnummer.
Det er også mulig å trykke på de tre prikkene ved siden av feltet for å kunne søke på flere kriterier:
Merk at organisasjonsnummeret til foreslått leverandør ligger ferdig utfylt under Avansert.
Ved endring av leverandør vil du få en varsling dersom kontonummer på faktura avviker fra valgt leverandør. Merk at dette kun gjelder ved endring av leverandør.
Det er mulig å lagre og overføre fakturaen selv om du har fått denne meldingen.
I feltet Deres ref. er det mulig å søke på brukernavn og navn. Det er kun mulig å søke på brukere som har rolle som attestant/godkjenner.
Nederst i skjermbildet har du handlingsalternativer for å blant annet gå direkte til neste faktura på listen.
Lagre fakturaen
Når nødvendige korrigeringer er gjort, velger du Lagre nederst i skjermbildet.
Avvise fakturaen
- Velg Avvis
- Legg inn kommentar
- Velg Lagre eller Alt+S
Faktura blir avvist og kan ikke overføres til flyt.
Overføre fakturaen til flyt
Når fakturaen er klar til å overføres til flyt:
- Haker du av for fakturaen som skal overføres
- Velger Overfør og deretter OK
Søkekriterier
I fakturaoversikt i vedlikehold elektronisk faktura kan du legge inn søkekriterier for å begrense utvilalget.
Du kan velge å se alle fakturaene eller de som er klar for overføring (hvit), har advarsel (gul), har feil (rød) eller de som er avvist.
Det er ikke mulig å sende fakturaer som er avvist i vedlikeholdsbildet til overføring.
Du kan søke på datointervall for mottaksdato for faktura, fakturadato og forfallsdato.
