Konkurransegjennomførings- og kontraktsadministrasjonsverktøy

Krav til elektronisk kommunikasjon i gjennomføring av konkurranser

I regelverket for offentlige anskaffelser er det krav om at all kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører skal foregå ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Dette gjelder anskaffelser over den nasjonale terskelverdien.

Det medfører at offentlige oppdragsgivere med anskaffelser omfattet av del II og del III i anskaffelsesforskriften, minimum må ha tilgang til en elektronisk løsning for utveksling av anskaffelsesdokumenter, forespørsler om å delta i konkurranse, bekreftelse av interesse og innlevering av tilbud. 

Hva er KGV/KAV?

Et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) er et fagsystem som hjelper virksomheten med digitalt å gjennomføre en konkurranse fra kunngjøring til kontraktsinngåelse. KGV støtter brukerne i alle prosesstegene i gjennomføringen, og sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser. All kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandørene foregår ved bruk av KGV.

Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) er en betegnelse som benyttes for verktøy som understøtter aktivitetene i kontraktsforvaltningen. Normalt vil dette være informasjon om inngåtte avtaler med for eksempel data om kontrakters varighet, kontaktpersoner internt og hos leverandør, samt andre nøkkeldata om kontrakten.

Tilgang til verktøyet

Er dere kunde av DFØ kan dere få tilgang til verktøyet Mercell CTM gjennom oss.

Kontakt DFØ regnskap for å få tilgang til verktøyet. Dere får da oversendt et pristilbud. Når tilbudet er akseptert og avtalen er underskrevet vil DFØ gjøre verktøyet tilgjengelig. Dere må deretter bestille brukere.

Benytt skjema for bestilling av tilganger.

Logg inn

Brukerstøtte og brukerveiledninger

Vi gir veiledning til teknisk bruk av verktøyet til dere som har inngått avtale om bruk av verktøyet med DFØ. Har dere behov for teknisk brukerstøtte, ta kontakt med vårt kundesenter for regnskap.

Brukerveiledninger

I tillegg finner dere brukerveiledninger inne i verktøyet.

Utfylling av de nye kunngjøringsskjemaene

Les om hvordan dere fyller ut de nye kunngjøringsskjemaene (e-form).

Fagsider om offentlige anskaffelser

Les om anskaffelsesprosessen, anskaffelsesfaglige temaer og få rådgivning på innkjøpsfaglige spørsmål.

DFØ tilbyr forenklet og fullskala versjon av verktøyet

DFØ har inngått avtale med Mercell Norge AS. De leverer verktøyet Mercell CTM (Complete Tender Management), som består av både et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og et kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV). 

Konkurransegjennomføringsverktøyet

Vi tilbyr to versjoner 

• en fullskala versjon med tilhørende prosedyremaler og sjekklister
• en forenklet versjon med mindre utvalg i prosedyremaler og sjekklister

Superbrukere hos dere har mulighet til å tilpasse oppsettet til virksomheten, og kan administrere egne prosedyremaler, konkurransemaler og sjekklister. DFØ tilbyr altså et standard oppsett for fullskala versjon og forenklet versjon. Slik kan dere selv skalere verktøyet opp eller ned etter behov. Lisensprisene er den samme på begge versjoner.

Funksjonalitet	Forenklet	Fullskala
Kunngjøringer integrert med Doffin	x	x
Elektronisk tilgjengelighet av konkurransegrunnlaget	x	x
Elektronisk sikkert mottak av tilbud i henhold til nye krav, elektronisk tilbudsåpning, anskaffelsesprotokoll	x	x
Strukturerte krav, kategoristyring		x
Automatisert evaluering		x

Kontraktsadministrasjonsverktøyet

Kontraktsadministrasjonsverktøyet (KAV) er inkludert når dere kjøper lisens til konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV). Avtaler kan opprettes direkte etter at anskaffelsen er gjennomført, eller dere kan manuelt opprette avtaler uten tilknytning til konkurranse. Det er også mulig å importere gamle avtaler inn i systemet ved bruk av en integrert Excel-mal.

KAV legger til rette for oppfølging av avtaler ved at dere kan legge inn varsler, og bestemme hvilke personer som skal motta varsel om spesifikke avtaler.

Valgfrie tilleggspakker

Vi tilbyr valgfrie tilleggspakker som gir ekstra funksjonalitet etter behov. 

Tilleggspakke	Beskrivelse
CM-Lite	Denne brukermodulen er en løsning for å gjøre kontrakter lagt inn i KAV, tilgjengelig for andre ansatte i virksomheten som har behov for lesetilgang til disse. Kontrakter blir tilgengelig via en lenke som dere for eksempel kan legge på virksomhetens intranett.
Signatar-bruker	En signatar-bruker er en bruker som ikke skal benytte KGV/KAV-løsningen, men som trenger tilgang for å signere kontrakter.
Sak/Arkiv integrasjon	Integrasjon mellom Mercell CTM og deres egen eksterne arkiveringsløsning. Integrasjonen skal legge til rette for kontinuerlig journalføring av anbudsprosesser.

Tilleggspakkene kan dere legge til ved bestilling av KGV/KAV-løsningen. Kontakt oss for priser og mer informasjon. 

Pris og fakturering

Pris for systemet fremgår av DFØs prisnotat som blir sendt ut hvert år innen 15. oktober. Her vil også eventuelle endringer i priser fremgå. 

Lisenskostnader blir fakturert forskuddsvis halvårlig, med lisenstelling i desember og juni. Dere er selv ansvarlige for å regulere antall brukere ved behov.

Oppsigelse

Dersom dere ikke lenger ønsker å benytte DFØs KGV/KAV-verktøy kan dere si opp avtalen med tre måneders skriftlig varsel. Ved oppsigelse av avtalen er dere ansvarlig for å dekke DFØs kostnader i den halvårlige lisensperioden som er påstartet når avtalen blir avsluttet.