Konkurransegjennomførings- og kontraktsadministrasjonsverktøy

Krav til elektronisk kommunikasjon i gjennomføring av konkurranser

I regelverket for offentlige anskaffelser er det krav om at all kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører skal foregå ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Dette gjelder anskaffelser over den nasjonale terskelverdien.

Det medfører at offentlige oppdragsgivere med anskaffelser omfattet av del II og del III i anskaffelsesforskriften, minimum må ha tilgang til en elektronisk løsning for utveksling av anskaffelsesdokumenter, forespørsler om å delta i konkurranse, bekreftelse av interesse og innlevering av tilbud. 

Hva er KGV/KAV?

Et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) er et fagsystem som hjelper virksomheten med digitalt å gjennomføre en konkurranse fra kunngjøring til kontraktsinngåelse. KGV støtter brukerne i alle prosesstegene i gjennomføringen, og sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser. All kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandørene foregår ved bruk av KGV.

Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) er en betegnelse som benyttes for verktøy som understøtter aktivitetene i kontraktsforvaltningen. Normalt vil dette være informasjon om inngåtte avtaler med for eksempel data om kontrakters varighet, kontaktpersoner internt og hos leverandør, samt andre nøkkeldata om kontrakten.

Vi tilbyr forenklet og fullskala system 

DFØ har inngått avtale med Mercell Norge AS. De leverer verktøyet Mercell CTM (Complete Tender Management), som består av både et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og et kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV). 

Konkurransegjennomføringsverktøyet

Vi tilbyr to versjoner 

• en fullskala versjon med tilhørende prosedyremaler og sjekklister
• en forenklet versjon med mindre utvalg i prosedyremaler og sjekklister

Superbrukere hos kunden har mulighet til å tilpasse oppsettet til virksomheten, og kan administrere egne prosedyremaler, konkurransemaler og sjekklister. DFØ tilbyr altså et standard oppsett for fullskala versjon og forenklet versjon, så kan virksomhetene selv skalere systemet opp eller ned etter behov. Lisensprisene er den samme på begge versjoner.

Funksjonalitet	Forenklet	Fullskala
Kunngjøringer integrert med Doffin	x	x
Elektronisk tilgjengelighet av konkurransegrunnlaget	x	x
Elektronisk sikkert mottak av tilbud i henhold til nye krav, elektronisk tilbudsåpning, anskaffelsesprotokoll	x	x
Strukturerte krav, kategoristyring		x
Automatisert evaluering		x

Kontraktsadministrasjonsverktøyet

Kontraktsadministrasjonsverktøyet (KAV) er inkludert når dere kjøper lisens til konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV). Avtaler kan opprettes direkte etter at anskaffelsen er gjennomført, eller dere kan manuelt opprette avtaler uten tilknytning til konkurranse. Det er også mulig å importere gamle avtaler inn i systemet ved bruk av en integrert Excel-mal.

KAV legger til rette for oppfølging av avtaler ved at dere kan legge inn varsler, og bestemme hvilke personer som skal motta varsel om spesifikke avtaler.

KAV tilbyr i tillegg en funksjonalitet for ansatte som trenger tilgang til kontrakter, men ikke trenger tilgang til KGV. Dette kalles en «CM-light»-bruker. På denne måten blir kontrakter tilgjengelig via en lenke som dere for eksempel kan legge på intranettet deres. 

Tilgang og brukerstøtte

Vi tilbyr dette systemet til våre kunder. Det har vi gjort siden 1. januar 2018. Vi står for brukerstøtte i bruk av systemet. Har du behov for brukerstøtte, ta kontakt med vårt kundesenter. I tillegg finnes det brukermanualer og veiledninger inne i systemet.

Les mer om anskaffelsesprosessen, anskaffelsesfaglige temaer og få rådgivning på innkjøpsfaglige spørsmål på anskaffelser.no.

Integrasjon mot sak- og arkivsystem

Integrasjon mot sak- og arkivsystem er ikke en del av tjenesten vi tilbyr. Hver enkelt virksomhet må selv vurdere behovet for en slik integrasjon. Hver virksomhet er selv ansvarlig for å bestille, organisere og bekoste eventuelle grensesnitt mot eget sak- og arkivsystem.