DFØ tilbyr Mercell CTM (Complete Tender Management) gjennom avtale med Mercell Norge AS. Mercell CTM er en integrert løsning som inneholder både konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV).
Nye kunngjøringsskjemaer, også omtalt som eForms, ble innført i oktober 2023 for anskaffelser over EØS-terskelverdi.
Les om hvordan dere fyller ut de nye kunngjøringsskjemaene (e-form).
Etter overgang til nye Doffin og innføring av nye kunngjøringsskjemaer har det kommet inn flere spørsmål til de nye skjemaene og funksjonene.
Her får dere svar på ofte stilte spørsmål.
Krav til elektronisk kommunikasjon i gjennomføring av konkurranser
I regelverket for offentlige anskaffelser er det krav om at all kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører skal foregå ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Dette gjelder anskaffelser over den nasjonale terskelverdien.
Det medfører at offentlige oppdragsgivere med anskaffelser omfattet av del II og del III i anskaffelsesforskriften, minimum må ha tilgang til en elektronisk løsning for utveksling av anskaffelsesdokumenter, forespørsler om å delta i konkurranse, bekreftelse av interesse og innlevering av tilbud.
Hva er KGV/KAV?
Et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) er et fagsystem som hjelper virksomheten med digitalt å gjennomføre en konkurranse fra kunngjøring til kontraktsinngåelse. KGV støtter brukerne i alle prosesstegene i gjennomføringen, og sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser. All kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandørene foregår ved bruk av KGV.
Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) er en betegnelse som benyttes for verktøy som understøtter aktivitetene i kontraktsforvaltningen. Normalt vil dette være informasjon om inngåtte avtaler med for eksempel data om kontrakters varighet, kontaktpersoner internt og hos leverandør, samt andre nøkkeldata om kontrakten.
Tilgang til verktøyet
Er dere kunde av DFØ kan dere få tilgang til verktøyet Mercell CTM gjennom oss.
Kontakt DFØ regnskap for å få tilgang til verktøyet. Dere får da oversendt et pristilbud. Når tilbudet er akseptert og avtalen er underskrevet vil DFØ gjøre verktøyet tilgjengelig. Dere må deretter bestille brukere.
På denne siden kan du bestille tilganger til verktøyet:
Logg inn
Brukerstøtte og brukerveiledninger
Vi gir veiledning til teknisk bruk av verktøyet til dere som har inngått avtale om bruk av verktøyet med DFØ. Har dere behov for teknisk brukerstøtte, ta kontakt med vårt kundesenter for regnskap.
Brukerveiledninger
I tillegg finner dere brukerveiledninger inne i verktøyet.
Utfylling av de nye kunngjøringsskjemaene
Les om hvordan dere fyller ut de nye kunngjøringsskjemaene (e-form).
Fagsider om offentlige anskaffelser
Les om anskaffelsesprosessen, anskaffelsesfaglige temaer og få rådgivning på innkjøpsfaglige spørsmål.
Konkurransegjennomføringsverktøyet
Vi tilbyr to versjoner
- fullskala versjon med flere prosedyremaler, inkludert funksjon for krav/kriterier i sjekklisten (kravspesifikasjon) og automatisert evaluering
- forenklet versjon med færre og enklere prosedyremaler, uten funksjon for krav/kriterier og automatisert evaluering
DFØ leverer et standard oppsett som forenklet eller fullskala versjon. Superbruker hos virksomheten kan senere tilpasse løsningen ved å legge til eller fjerne prosedyremaler etter behov. Lisensprisen er den samme for begge versjoner.
| Type mal | Passer for | Innebygd kravspesifikasjon | Automatisert evaluering | Formål |
|---|---|---|---|---|
| Mal 0.1-0.3 KGV-forenklet versjon (over/under terskelverdi | Åpen begrenset tilbuds-/anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling | Nei | Nei | Enkel og kort sjekkliste |
| Mal 1.1-1.7 Maler navngitt etter prosedyre (over-/under terskelverdi) | Malens navngitte prosedyre | Ja | Ja | Full KGV-funksjonalitet |
| Mal 2.0 Konkurranse uten kunngjøring | Konkurranser hvor leverandører skal inviteres direkte, uten kunngjøring | Nei | Nei | Konkurranse uten publisering |
| Mal 3.0 Kunngjøring | Veiledende kunngjøring, intensjonskunngjøring og andre kunngjøringer uten tilbudsinnlevering, hvor det også er ønskelig at man kan sende/motta meldinger fra leverandører | Nei | Nei | Publisere dokumenter og motta spørsmål/tilbakemeldinger fra leverandør |
| Del III (over EØS) Dynamisk innkjøpsordning (DPS) | Gjennomføring av DPS - kvalifikasjon av leverandør er malen som benyttes for kunngjøring av selve ordningen - prosedyre for enkeltkonkurranser brukes for konkurranser under den enkelte ordningen | Nei | Nei | Steg 1: kvalifisering Steg 2: enkeltkonkurranser blant kvalifiserte |
| Minikonkurranse | Gjennomføring av ny konkurranse blant rammeavtaleleverandører ved avrop på rammeavtalen | Nei | Nei | Konkurranse under en rammeavtale |
Kontraktsadministrasjonsverktøyet
Kontraktsadministrasjonsverktøyet (KAV) er inkludert når dere kjøper lisens til konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV). Avtaler kan opprettes direkte etter at anskaffelsen er gjennomført, eller dere kan manuelt opprette avtaler uten tilknytning til konkurranse. Det er også mulig å importere gamle avtaler inn i systemet ved bruk av en integrert Excel-mal.
KAV legger til rette for oppfølging av avtaler ved at dere kan legge inn varsler, og bestemme hvilke personer som skal motta varsel om spesifikke avtaler.
Valgfrie tilleggspakker
Vi tilbyr valgfrie tilleggspakker som gir ekstra funksjonalitet etter behov.
| Tilleggspakke | Beskrivelse |
|---|---|
| CM-Lite | Denne brukermodulen er en løsning for å gjøre kontrakter lagt inn i KAV, tilgjengelig for andre ansatte i virksomheten som har behov for lesetilgang til disse. Kontrakter blir tilgengelig via en lenke som dere for eksempel kan legge på virksomhetens intranett. |
| Signatar-bruker | En signatar-bruker er en bruker som ikke skal benytte KGV/KAV-løsningen, men som trenger tilgang for å signere kontrakter. |
| Sak/Arkiv integrasjon | Integrasjon mellom Mercell CTM og deres egen eksterne arkiveringsløsning. Integrasjonen skal legge til rette for kontinuerlig journalføring av anbudsprosesser. |
Tilleggspakkene kan dere legge til ved bestilling av KGV/KAV-løsningen. Kontakt oss for priser og mer informasjon.
Pris og fakturering
Pris for systemet fremgår av DFØs prisnotat som blir sendt ut hvert år innen 15. oktober. Her vil også eventuelle endringer i priser fremgå.
Lisenskostnader blir fakturert forskuddsvis halvårlig, med lisenstelling i desember og juni. Dere er selv ansvarlige for å regulere antall brukere ved behov.
Oppsigelse
Dersom dere ikke lenger ønsker å benytte DFØs KGV/KAV-verktøy kan dere si opp avtalen med tre måneders skriftlig varsel. Ved oppsigelse av avtalen er dere ansvarlig for å dekke DFØs kostnader i den halvårlige lisensperioden som er påstartet når avtalen blir avsluttet.