Brukerveiledning for avsetningsrapport i Unit4 ERP

Kort om rapporten

Rapporten gir en oversikt over: 

1. Åpne innkjøpsordrer som det er gjort varemottak på 
2. Leverandørfaktura på flyt 
3. Hovedboktransaksjoner på flyt 
4. Inngående faktura som er bokført i framtidige perioder 

Basert på en del kriterier lager rapporten et forslag til hvilke beløp som skal avsettes. 

Rapporten skal være et grunnlag for å vurdere hvilke kostnader det skal gjøres avsetninger av i regnskapet ved periodeavslutning. Informasjonen fra rapporten kan brukes til å lage et avsetningsbilag for bokføring. 

Her finner du rapporten

Unit4 web

I web finner du rapporten i menyen under Felles - Bestilte rapporter - Rapportbestilling - Månedsavslutning. 

Unit4 desktop

I desktop finner du rapporten i menyen under Egne menyer - Felles Spesialrapporter - Avsetningsrapporter.

Slik kjører du rapporten

Unit4 web

I web klikker du på rapport-ikonet. 

Angi hva du ønsker å inkludere i rapporten. 

Parameterne er forhåndsutfylt med et forslag til hva du skal inkludere i rapporten. Se forklaring på de ulike parameterne lenger ned. 

Etter at du har gjort eventuelle endringer i parameterne, trykker du Lagre for å bestille rapporten.

Rapporten kan nå lastes ned under Felles - Bestilte rapporter - Dine bestilte rapporter i web. 

Trykk på ikonet under Vis rapport for å laste ned rapporten.

Unit4 Desktop

I desktop dobbeltklikker du på rapport-ikonet. 

Angi hva du ønsker å inkludere i rapporten.

Parameterne er forhåndsutfylt med et forslag til hva du skal inkludere i rapporten. Se forklaring på de ulike parameterne lenger ned. 

Etter at du har gjort eventuelle endringer i parameterne, trykker du F12 for å bestille rapporten.

Rapporten kan nå hentes i Ajourhold rapportbestilling. 

Tabellen under forklarer de ulike parameterne.

Parameter	Verdi	Forklaring
Koststed	*	Angir om du ønsker å begrense rapporten på koststed. Jokertegnet * betyr at alle koststeder blir inkludert. Det er også mulig å kombinere jokertegnet med andre verdier. For eksempel vil 1* bety at alle koststeder med verdien 1 blir listet ut.
Periode	202102	Angir hvilken periode du ønsker å bestille rapporten for. Angi den perioden du skal avslutte regnskapet for.
Leverandørfakt. på flyt	1	Om du ønsker å inkludere leverandørfaktura på flyt.
Hovedboktrans. på flyt	1	Om du ønsker å inkludere hovedboktransaksjoner på flyt.
Faktura bokført fremtidig	1	Om du ønsker å inkludere fremtidig bokførte faktura.
Innkjøpsordre på flyt	1	Om du ønsker å inkludere innkjøpsordre på flyt.
Konto fra 1	1000	Konto fra og med intervall 1.
Konto til 1	1299	Konto til og med intervall 1.
Konto fra 2	4000	Konto fra og med intervall 2.
Konto til 2	7999	Konto til og med intervall 2.
Konto (liste)	9992,9993	Eventuelle konti utenfor intervallet du ønsker å inkludere.
Minimumsbeløp	100	Minste beløp som vises.
Avgiftskode netto IO	X1,X2,X3,3T	Avgiftskoder for innkjøp uten fradrag, avgiftskoder for fjernleverbare tjenester og avgiftskoder for innførsel av varer uten fradrag. Transaksjoner med disse avgiftskodene får lagt til mva i forslag til avsetning for innkjøpsordre i fane AVS01_PO. Benyttes også i kontrollarkfanen for å kunne kontrollere ordrebeløp mot faktura i hovedbok og faktura i innkjøpsmodulen.
Avgiftskoder innf.ktrl	20,21,22,23,24,25,27	Avgiftskoder for «merking» av fakturaer ved innførsel av varer fra utlandet. Transaksjoner med disse avgiftskodene vil få opp teksten «Kontroll bilag». Avsetningsbeløp for disse transaksjonene må vurderes særskilt.
Avgiftskoder netto 9994	X1,X2,X3	Avgiftskoder for innkjøp uten fradrag. Transaksjoner med disse avgiftskodene får lagt til mva i forslag til avsetning for faktura på flyt i fane AVS01.
Interimskonti fakt.flyt	9992,9994	Interimskonti innkjøpsfakturaer på flyt. Benyttes i kontrollarkfanen for å kunne kontrollere ordrebeløp mot beløp på innkjøpsfakturaer på flyt.

Dette inneholder rapporten

Rapporten har fire arkfaner: 

• Oppsummering 
• Kontroll 
• AVS01_PO 
• AVS01

Oppsummering 

Denne arkfanen viser hvilke rapportparametere som er angitt i bestillingen av rapporten. Her ser du også en oppsummering av hvor mye som foreslås avsatt fra rapporten, og det totale avsetningsbeløpet etter at du har gjort manuelle justeringer.  

Kontroll 

Denne arkfanen gir en oversikt over transaksjoner som må kontrolleres spesielt. Du må gjøre en manuell vurdering av hvilket beløp som skal avsettes for disse transaksjonene. Transaksjonene grupperes i fire kategorier:  

1. Ordre med differanse i beløp på ordren og det som er bokført i hovedbok eller faktura på flyt. 
2. Ordre med høyere varemottak enn ordrebeløp. 
3. Ordre med innkjøpsfaktura på flyt med periodiseringsnøkkel. 
4. Transaksjoner med avgiftskoder i forbindelse med "merking" av fakturaer for innførsel av varer fra utlandet. 

De fire kategoriene er beskrevet i tabellen under: 

#	Overskrift	Beskrivelse
1	Ordre med differanse i beløp på ordren og det som er bokført i hovedbok eller faktura på flyt.	Det er avvik mellom faktura i hovedbok og faktura i innkjøpsmodulen. I disse tilfellene må du sjekke om det er faktura i hovedbok eller faktura i innkjøpsmodulen som har riktig beløp, for å kunne vurdere hva som er riktig avsetningsbeløp.
2	Ordre med høyere varemottak enn ordrebeløp. Vurder om ordrebeløp eller varemottak skal justeres.	Det er gjort varemottak med større beløp enn beløpet på ordren. I disse tilfellene må du vurdere om det er ordrebeløp eller beløpet som er registrert på varemottak som er det riktige beløpet å avsette.
3	Ordre med innkjøpsfaktura på flyt med periodiseringsnøkkel.	Dette er ordre med innkjøpsfaktura på flyt hvor det er benyttet periodiseringsnøkkel. I disse tilfellene må du vurdere hva som skal avsettes, basert på periodiseringsnøkkelen som er angitt og startperiode for periodiseringen.
4	Transaksjoner med avgiftskoder for "merking" av fakturaer ved innførsel av varer fra utlandet.	Dette er transaksjoner som benytter avgiftskoder for «merking» av fakturaer ved innførsel av varer fra utlandet. I disse tilfellene må du vurdere om du skal legge på mva i avsetningsbeløpet.

AVS01_PO 

Denne arkfanen viser åpne innkjøpsordrer som er sendt, men ikke er fullstendig fakturert. Ordrene må ha et varemottak for å bli med i rapporten.  

Forslag til avsetningsbeløp beregnes på følgende måte: 

(Varemottak – Varemottak i fremtidig periode) – (Faktura bokført – Faktura bokført i fremtidig periode) 

Forslag til avsetningsbeløp blir justert opp til bruttobeløp når transaksjonen har avgiftskode for beregning av mva uten fradrag (X1, X2, X3). 

Ordrer som er listet i arkfanen for kontroll er markert med rødt og har ikke forslag til avsetningsbeløp. For disse ordrene må du vurdere hvilket beløp som skal avsettes. 

Forslag til avsetningsbeløp oppgis alltid i NOK. 

Kolonnene med blå overskrift i denne fanen kan redigeres og oppsettet er tilrettelagt for at grunnlag for avsetning enkelt skal kunne limes inn i en mal for bokføring. 

AVS01 

I denne arkfanen vises tre typer transaksjoner: 

#	Type	Beskrivelse	Forslag til avsetning
1	Leverandørfaktura på flyt	Henter ut alle åpne inngående faktura på flyt, men ekskluderer de som tilhører en åpen innkjøpsordre hvor innkjøpsordre er med i uttrekket AVS01_PO.	Om fakturadato er mindre eller lik siste dato i perioden rapporten bestilles, vil beløp være forslag til avsetning. Om ikke vil forslag til avsetning være 0. Forslag til avsetning blir justert når transaksjonen har avgiftskoder angitt i parameteren «Avgiftskoder netto 9994».
2	Hovedboktrans. på flyt	Henter ut alle hovedboktransaksjoner på flyt.	Om perioden er mindre enn eller lik perioden rapporten er bestilt for vil beløp være forslag til avsetning. Om ikke vil forslag til avsetning være 0.
3	Faktura bokført fremtidig	Henter ut alle inngående faktura som er bokført i fremtidige perioder. Rapporten ekskluderer faktura som er knyttet mot en åpen innkjøpsordre hvor innkjøpsordre er med i uttrekket AVS01_PO.	Om fakturadato er mindre eller lik siste dato i perioden rapporten bestilles vil beløp være forslag til avsetning. Om ikke vil forslag til avsetning være 0. Forslag til avsetning blir justert når transaksjonen har avgiftskoder angitt i parameteren «Avgiftskoder netto 9994».

Rapporten justerer forslag til avsetningsbeløp når det er periodiseringsnøkkel på transaksjoner i denne fanen. Justeringen tar hensyn til startperiode. 

Transaksjoner som er listet i arkfanen for kontroll er markert med rødt og har ikke forslag til avsetningsbeløp. For disse transaksjonene må du vurdere hvilket beløp som skal avsettes. 

Forslag til avsetningsbeløp oppgis alltid i NOK. 

Kolonnene med blå overskrift i denne fanen kan redigeres og oppsettet er tilrettelagt for at grunnlag for avsetning enkelt skal kunne limes inn i en mal for bokføring. 

Slik jobber du med rapporten 

Det er fanene AVS01_PO og AVS01 som gir grunnlag for vurdering av avsetning. 

1. Gjør ønskede kontroller av forslag til avsetning i arkfane AVS01. Juster avsetningsbeløpet i kolonnen «Avsettes» ved behov.  
2. Gjør en vurdering av hvilket beløp som skal avsettes når forslag til avsetning har fått teksten «Kontroller ordre». Legg inn beløpet i kolonnen «Avsettes». Bruk arkfanen Kontroll for å se hva som er årsaken til at denne transaksjonen må kontrolleres.  
3. Om transaksjonen har konto 9992 eller 9993, er ikke transaksjonen ferdig kontert i arbeidsflyten. Skal disse transaksjonene avsettes i regnskapet, må konteringen legges inn i rapporten. Endre konto 9992/9993 til ønsket kostnadskonto (overskriv i kolonnen Konto), og fyll inn resten av konteringsstrengen (Koststed og Dim2 – Dim7).  
4. Filtrer bort alle beløp = 0 i kolonnen Til bokføring. Kopier kolonnene fra «Konto» til og med «Til bokføring» og lim inn i en mal for bokføring av avsetning. 
5. Gjenta punkt 1 – 4 for arkfanen AVS01_PO.