Generelt om avstemming

Generelt om avstemming

Hensikt og omfang

Formålet med avstemming/dokumentasjon av balansen er å underbygge at regnskapet er:

• fullstendig – alle balanseposter er bokført
• reelt – kun balanseposter som eksisterer og gjelder den bokføringspliktige er bokført
• nøyaktig - balanseposter er korrekt bokført, riktig periodisert og verdsatt

Fullstendighet og realitet/eksistens underbygges ved at dokumentasjonen verken viser mer eller mindre eiendeler, egenkapital eller gjeld enn det som står oppført i balansen.

Nøyaktighet underbygges gjennom at de beløpsmessige verdiene er presentert i riktig balansepost og regnskapsperiode, og at disse verdiene stemmer med verdiene som framgår av dokumentasjonen.

Rammeverk

Flertallet av DFØs regnskaps- og lønnskunder er bokføringspliktige etter bokføringslovgivningen, mens øvrige er bokføringspliktige etter Statens økonomiregelverk.

Overordnede bestemmelser

• Bokføringslovens § 11 Dokumentasjon av balansen mv, bokføringsforskriftens kapittel 6 og Norsk bokføringsstandard (NBS) 5 Dokumentasjon av balansen.
• Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 4.4.6 Dokumentasjon av balansen.

Kontrollspor

Det skal eksistere kontrollspor mellom den enkelte balanseposten og tilhørende dokumentasjon.

I avstemmingsmappene fra DFØ er det en egen fane for saldobalansen. I denne er det opprettet en egen kolonne der henvisning til tilhørende avstemming legges inn. I utgangspunktet er det tilstrekkelig å legge inn henvisning til aktuell fane i avstemmingsmappa i denne oversikten. Henvisning til tilhørende dokumentasjon kan legges inn i selve fanen per område / konto.

Flere av DFØs kunder har avstemminger / dokumentasjon av konti som ikke inngår i avstemmingsmappene fra DFØ. En samlet dokumentasjon med henvisning til en og samme saldobalanse bør utarbeides per periode, men må foreligge per 31.12.

Oppbevaring

Dokumentasjon av balansen skal oppbevares ordnet og sikret mot ødeleggelse, tap, sletting og endring i hele oppbevaringsperioden.

Kravene til kontrollspor og ordnet oppbevaring må etterleves for alle de aktuelle regnskapsårene, uavhengig av hvordan oppbevaringen skjer.

Vær oppmerksom på at dokumentasjon som er utarbeidet ved hjelp av tekstbehandlings- eller regnearkprogram, eksempelvis word og excel, skal særskilt sikres mot urettmessig endring, sletting, tap eller ødeleggelse av dokumentasjonen. Alternativt skal dokumentasjonen oppbevares på papir eller i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere.

Dokumentasjon

Ved utarbeidelse av dokumentasjon av balansen er det viktig å sikre at dokumentasjonen er god nok.

Avstemmingene / dokumentasjonen skal være med på å sikre at regnskapet er à jour / at regnskapsrapporteringen blir riktig. Dokumentasjonen av balansen bør kunne stå på egne ben og det bør ikke være nødvendig å gå inn i bokførte opplysninger og underliggende dokumentasjon for å forstå og / eller kontrollere balansepostene. For hver avstemming bør det derfor foreligge en oppsummering, samt en konklusjon om at regnskapsposten ikke inneholder vesentlige feil.

Omfang av og innhold i dokumentasjon av balanseposter skal tilpasses balansepostens art. Eksterne bekreftelser eller fysisk opptelling vil være eneste alternative dokumentasjon for enkelte poster, mens interne dokumenter og opprinnelig bilag kan være tilstrekkelig i andre tilfeller. Flere typer dokumentasjon er omtalt i NBS 5 pkt 6. Oversikten kan være nyttig uavhengig av hvilket regelverk man er bokføringspliktig etter.

Øvrige krav til dokumentasjonen

• Underliggende spesifikasjoner må alltid stemme med saldo på den kontoen som skal avstemmes.
• Ved endringer i regnskapet må dokumentasjonen oppdateres for berørte konti.

Dokumentasjonen skal være lett tilgjengelig, det vil også si lett forståelig i hele oppbevaringsperioden. Det betyr at all informasjon som kreves for at tredjepart skal forstå dokumentasjonen uten tilganger til noen av DFØs og kundens systemløsninger og ansatte for bistand, må inngå i dokumentasjon av balansen.

Avstemminger, eller dokumentasjon av balansen, har hovedfokus på balansekontiene. Det betyr ikke at resultatkonti ikke er relevante i forbindelse med avstemmingene. De fleste balansekontiene har sammenheng med en eller flere resultatkonti og gjennom dokumentasjonen av balansen vil man også indirekte kontrollere resultatkontienes fullstendighet, eksistens / realitet og nøyaktighet.