Veiledningen skal sørge for en periodisk avstemming av bokført og betalt utleggstrekk.
Det kontrolleres at bokført utleggstrekk blir betalt i sin helhet i neste termin.
Utløsende hendelse: Terminavslutning
Aktuelt regelverk
Reglementet §14
Bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 5.2.4.4 og 5.2.4.5
Bokføringslovens § 11 og NBS 5
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjenester | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | I kolonne for inngående balanse (IB) legges det inn UB fra forrige år (normalt = 6. termin). | |
| DFØ | DFØ | Bruk spørring i Unit4 ERP. Bokført trekk og betalt trekk for terminen hentes fra Unit4 ERP hovedbok. Bokført trekk og betalt trekk føres inn i skjema på hver sin linje i kolonne for aktuell termin. Betalingsdato og bilagsnummer legges inn i skjemaet. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA C02 Avstemming av utleggstrekk |
| DFØ | DFØ | Legg inn informasjon om innrapportert utleggstrekk fra A-meldingen. Hvis A-meldingen for aktuelle perioder ikke er tilgjengelig tas følgende rapport / transaksjonskode ut fra SAP: • PC00_M20_EDAG_DISP Legg inn riktig periode og kryss av for "vis betalingsdata". | |
| DFØ | DFØ | Det skal normalt ikke oppstå differanse. En eventuell differanse vil framkomme på linje “Kontroll av bokført og betalt trekk” i nedre del av skjema. Differansen skal forklares slik at linjen for Kontrollsum går i null. Merk at avstemmingsskjemaet ikke tar høyde for eventuelle utleggstrekk i næringsinntekt og lignende. Disse vil da framkomme som differanser og dokumenteres / forklares særskilt. | |
| DFØ | DFØ | Legg inn Betalt dato (avregnet) og bilagsnummer for avregningsretur fra spørringen i Unit4 ERP. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA C Avregningsretur SAP |
| DFØ | DFØ | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ, her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |