Formålet med fanen er avstemming av kundereskontro og sikre at parkerte kundebilag blir korrekt fulgt opp.
Kundereskontro avstemmes for å dokumentere postene med hensyn til fullstendighet, korrekt bokføring, klassifisering, og verdsetting med videre.
Personreskontroene føres direkte i hovedbok og kontrolleres i egne avstemminger.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Reglementet §14
Bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 5.3.1 og 5.4.1
Bokføringsloven §11
bokføringsforskriftens §6-4
NBS 5
Regelverk vedrørende ajourhold av regnskap
Bestemmelsene pkt. 4.4.2, jf. pkt. 3.3.2
Bokføringslovens §7
Merverdiavgiftsforskriften §15-9-3
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | Integrasjonskontroll reskontro versus hovedbok Kjør rapport XRE01 for den aktuelle perioden i Unit4 ERP og lagre på DFØ Fildel. Foreta en kontroll av rapporten for å sjekke at det ikke er avvik mellom reskontro og hovedbok for noen av de aktuelle reskontroene. | Rapport i Unit4 ERP: XRE01 – Avst. reskontro – pr. konto |
| DFØ | DFØ | Dersom det framkommer avvik mellom hovedbok og reskontro, kjøres rapport XRE02 i Unit4 ERP for samme periode. Rapporten vil vise bilagsnummer og beløp for de bilag som utgjør avviket. Årsaken til eventuelle avvik og beskrivelse av hvordan avvikene skal rettes, fylles ut i kommentarfeltet i avstemmingsarket dersom avvik ikke rettes før perioden avsluttes. | Rapport i Unit4 ERP: XRE02 – Avst. reskontro – pr. bilag |
| DFØ | Kunde | Dokumentasjon av balansepostene Ta ut saldoliste for kunder og leverandører, gjerne aldersfordelt. | Rapport i Unit4 ERP: CU29 Historisk aldersfordelt saldo - kunder |
| Kunde | Kunde | Rapportene benyttes for å dokumentere hva postene består av. Aldersfordelt saldoliste benyttes også som grunnlag for vurdering av verdien. Hvor hyppig disse kontiene avstemmes må fastsettes av den enkelte virksomhet ut fra omfang, risiko for feil, mangler og så videre. Gjennomgang av aldersfordelt saldoliste for kunder bør ses i sammenheng med virksomhetens innfordringsrutiner. | |
| DFØ | Kunde | Ta ut rapporter som viser åpne poster for kunder. | Rapport i Unit4 ERP: CU05 Periodisert saldospesifikasjon kunder |
| Kunde | Kunde | Rapportene er en spesifikasjon av saldoen på kundereskontro på balansedagen. Det bør sendes saldoforespørsel til et utvalg av kunder som et grunnlag for å dokumentere eksistens og verdsetting. Inkludert i utvalget bør alle de største kundene inngå; kunder med stor saldo på balansedagen og de med eldre saldoer. | |
| DFØ | Kunde | Kartlegg om det foreligger kunder med store kreditposter som må omklassifiseres i forbindelse med rapportering. Omklassifisering gjøres minimum ved rapportering per 31.12. Kun betydelige beløp omklassifiseres. | |
| DFØ | Kunde | Kontroll av parkerte bilag: • Kjør browsermal • Kontroller om det er parkerte bilag i hovedbok, kundereskontro. Parkerte bilag spesifiseres i avstemmingsmappen. | Spørring Unit4 ERP: DFØRPA A06 Parkerte kundebilag |
| Kunde | Kunde | Legg inn kommentar om årsaken til det parkerte bilaget, samt informasjon om når parkering av bilaget oppheves. | |
| DFØ | Ikke aktuelt | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Ikke aktuelt | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen Konti og status. | |
| Kunde | Kunde | Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ dersom man har grunntjeneste. Her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |