Hensikten er å kontrollere at virksomhetens arbeidskontoer er tømt og gjort opp mot oppgjørskonto.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Jf. Reglementet §14
bestemmelsene pkt. 3.5.1, 4. avsnitt, 2 setning, pkt. 3.5.4, pkt. 4.4.5.
Definisjoner
Arbeidskonto
AArbeidskonto er benevnelsen på de bankkontoene virksomheten skal benytte for å formidle inn- og utbetalinger. Som regel har virksomheten minst en arbeidskonto for utbetalinger og en arbeidskonto for innbetalinger. Arbeidskontoene skal daglig gjøres opp mot oppgjørskonto i Norges Bank.
Oppgjørskonto
Statlige virksomheters betalingsformidling skal være knyttet til statens konsernkontoordning via oppgjørskontoer i Norges Bank. Oppgjørskontoene i Norges Bank benyttes av bankene til enten å trekke eller overføre de pengene som virksomheten utbetaler via arbeidskontoen, eller får innbetalt på arbeidskontoen. Dette følger av at bankene ikke skal ha statlige midler på arbeidskontoene "over natten". De må derfor tømme arbeidskontoene mot oppgjørskontoene i Norges Bank.
Generelt
Avstemming av oppgjørskonto, arbeidskonti og konti utenfor konsernkontoordningen avstemmes av virksomheten. Skjema i A1B kan benyttes per konto hvis virksomheten ikke har andre rutiner og/eller verktøy.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | Kunde | Bruk spørring i Unit4 ERP for å få ut tall fra regnskapet. Saldo fylles inn i feltet «Unit4 ERP» i kolonnen «saldo». | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA A01 Bankavstemming totaloversikt |
| DFØ | Kunde | Ta ut kontoutskrift fra Norges Bank og lagre på kundemappen. Sluttsaldo fylles inn i feltet «kontoutskrift» i kolonnen «saldo». | |
| DFØ | Kunde | Saldo på oppgjørskonto Norges Bank må alltid være lik mellom hovedbok og kontoutdrag før rapportering til statsregnskapet. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA A01 Bankavstemming totaloversikt |
| DFØ | Kunde | Kontroller at arbeidskontiene går i 0. Beløp fylles så ut i spesifikasjonstabell for arbeidskonti. Beløp fylles ut per konto, for hver periode. | |
| Kunde | Kunde | Kontoutskriften fra banken skal være tilgjengelig. Videre skal kontoutskriftene oppbevares minst like lenge som dokumentasjon av balansen / avstemmingene. | Rapport: Kontoutskrifter |
| DFØ | Ikke aktuelt | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Ikke aktuelt | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon dersom dere har grunntjeneste. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ, her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |