Innføring av statlige regnskapsstandarder (SRS) hos bruttobudsjetterte virksomheter gir ny informasjon i virksomhetsregnskapet. For å bli kjent med ny informasjon i ditt regnskap, har vi utarbeidet noen praktiske eksempler som kan hjelpe deg på veien videre med regnskapsforståelsen.
Eksemplene viser konkrete spørringer fra både Økonomiinfo og Unit4 ERP, med noen mulige forklaringer på forskjellene. Vi har benyttet utklipp fra Økonomiinfo da det visualiserer forskjellene mellom virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet godt.
Eksemplene forklarer forskjellen mellom virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet på utvalgte poster, og i disse eksemplene er periodisering et viktig tema. Med riktig periodisering vil virksomhetsregnskapet til enhver tid vise de reelle inntektene og kostnadene, slik at regnskapet viser et mest mulig riktig bilde av den økonomiske situasjonen.
1 Hva er forskjellene på virksomhetsregnskap og kontantregnskap
Under har vi et utdrag fra en resultatoppstilling, der vi går gjennom noen eksempler som forklarer forskjellene mellom virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet. Forskjellen på avskrivninger er nærmere beskrevet under kapittelet «Salg av anleggsmidler».
1.1 Inntektsføring fra bevilgning
Inntektsføring fra bevilgning skal i henhold til prinsippet om motsatt sammenstilling, resultatføres i samme periode som kostnaden er påløpt. Inntekten beregnes ved å summere periodens kostnader, og trekke fra tilskudd og overføringer, salgsinntekter og andre inntekter.
For kunder med SRS inntektsføres beløpet i virksomhetsregnskapet løpende gjennom året, og gir en resultateffekt med kredit på konto 3900 Inntekt fra bevilgning, motposten blir balansekonto debet konto 1991 Inntektsført bevilgning. For kunder med regnskap etter kontantprinsippet, gjøres denne øvelsen som en del av årsoppgjørsposteringene. For nærmere beskrivelse av rutinen, se rutiner statlige regnskapsstandarder.
1.2 Periodisering av inntekt
Inntekter som er opptjent i en periode skal inntektsføres i virksomhetsregnskapet og balanseføres mot en fordringskonto. Med dette vil virksomhetsregnskapet til enhver tid vise de reelle inntektene, slik at regnskapet viser et mest mulig riktig bilde av den økonomiske situasjonen.
Eksempelvis kan balansekonto 1530 opptjent, ikke fakturert driftsinntekt, benyttes mot en resultatkonto 3*. Disse periodiseringene må reverseres i en senere periode, når selve faktureringen er gjennomført. Etter fakturering vil inntekten bli synlig i virksomhetsregnskapet, og motposten blir på balansekonto for kundefordringer. Her vil det oppstå en differanse mellom virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet helt til fakturaen er innbetalt.
Her ser vi nærmere på forskjellene for resultatlinjen Salgs- og leieinntekter, og går nærmere inn på to ulike kontoer: 3135 opptjent, ikke fakturert inntekt, avgiftsfri og 3235 Salgsinntekt tjenester, unntatt avgiftsplikt.
1.2.1 Konto 3135 Opptjent, ikke fakturert inntekt, avgiftsfri
Det er inntektsført et høyere beløp i virksomhetsregnskapet enn i kontantregnskapet. Forskjellen på kr -351 513 består av nettovirkningen av:
- periodisering av inntekter som er bokført opptjent i 2022, og reversert i 2023 når fakturering faktisk skjedde.
- periodisering av inntekter som er opptjent og dermed bokført i 2023, men fakturert i 2024.
I tillegg er det forskjell mellom fakturert beløp i 2023 som er bokført i virksomhetsregnskapet, og faktisk innbetalt beløp som vises i kontantregnskapet. Dette kan synliggjøres ved en spørring i Unit4 ERP på konto for hovedbok i virksomhetsregnskapet og kontantbeløp i kontantregnskapet, og disse spørring sees i sammenheng.
| Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet | |
|---|---|---|
| Periodisering, M-bilag | Kr -503 368 | Kr 0 |
| Differanse på fakturert og innbetalt i 2023, bilagsart FS | Kr 151 855 | Kr 0 |
| Sum | Kr 351 513 | Kr 0 |
Utklipp fra spørring bilag i Unit4 ERP
Gjør følgende spørring i Unit4 ERP for både hovedbok og kontantregnskapet. NB! For kontantregnskap må det velges kontantperiode og ikke regnskapsperiode.
Utdrag fra resultatet av spørringen i kontantregnskapet:
Utdrag fra resultatet fra spørringen i Virksomhetsregnskapet, hovedbok:
Ved sammenstilling av disse resultatene kommer differansen for både periodisering (bilagsart M*) og differansen på fakturert og innbetalt på kundefordringer (bilagsart FS) i perioden frem.
| Bilagsart, BA | Bilagsart tekst, BA (T) | Beløp virksomhetsregnskap | Kontantbeløp | Forskjell |
|---|---|---|---|---|
| OP | Omposteringer | Kr -1 196 037 | Kr 1 196 037 | |
| MV | Avsetninger SRS | Kr 355 041 | Kr 355 041 | |
| MP | Periodisering SRS | Kr 148 327 | Kr 148 327 | |
| HM | Hovedbok | Kr 905 397 | Kr -905 397 | |
| H2 | Hovedboksbilag på arbeidsflyt (AI) | Kr 1 053 707 | Kr 1 053 707 | |
| H1 | Hovedbok på arbeidsflyt (AH) | Kr 29 700 | Kr 29 700 | |
| FS | Fakturering salgsordre | Kr -44 224 472 | Kr -44 376 327 | Kr 151 855 |
| Sum | Kr -351 513 |
1.2.2 Konto 3235 Salgsinntekter tjenester, unntatt avgiftsplikt
Her filtrerer vi ned til konto 3235 Salgsinntekter tjenester, unntatt avgiftsplikt.
I dette eksemplet er det bokført høyere inntekter i virksomhetsregnskapet enn i kontantregnskapet. Årsaken til dette er:
- periodisering av inntekter som er opptjent i 2023, kr -7 687
- forskjell mellom fakturert beløp som er bokført i virksomhetsregnskapet og innbetalt beløp som vises i kontantregnskapet, kr -976 939. Dette kan synliggjøres ved en spørring i Unit4 ERP på konto for hovedbok i virksomhetsregnskapet og kontantbeløp i kontantregnskapet, og disse spørringene må sees i sammenheng.
| Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet | |
|---|---|---|
| Periodisering periode 12 -motkonto 1530 | Kr -7 687 | Kr 0 |
| Differanse på fakturert og innbetalt i 2023, bilagsart FS | Kr 976 939 | Kr 0 |
| Sum | Kr -984 626 | Kr 0 |
Tabellen under viser periodiseringsbilaget fra periodeavslutningen 202312. Her ser vi at det er manuelt periodisert en inntekt på kr 7 687 på konto 3235 i virksomhetsregnskapet.
| Bilagsart | Konto | Konto, tekst | Beløp |
|---|---|---|---|
| MV | 3235 | Salgsinntekt tjenester, unntatt avgiftsplikt | Kr -7 687 |
| MV | 3132 | Inntekter annen virksomhet eksternt, avgiftsfri | Kr -3 021 029 |
| MV | 3130 | Salgsinntekt tjenester, avgiftsfri | Kr -542 646 |
| MV | 1530 | Opptjent, ikke fakturert driftsinntekt | Kr 3 571 362 |
| Sum | Kr 0 |
Det er en felles motpost i balansen for alle periodiseringer som gjelder opptjent ikke fakturert driftsinntekt. I utklippet under vises fordringen i balansen fra periodiseringsbilaget ovenfor.
For å se på forskjellen mellom fakturert beløp som er bokført i virksomhetsregnskapet og innbetalt beløp som vises i kontantregnskapet kan det gjøres følgende spørringer i Unit4 ERP for både hovedbok og kontantregnskapet. NB! For kontantregnskap må det velges kontantperiode og ikke regnskapsperiode.
Utdrag fra resultatet fra spørringen i kontantregnskapet:
Utdrag fra resultatet fra spørringen i Virksomhetsregnskapet, hovedbok:
Ved sammenstilling av disse resultatene kommer differansen for både periodisering (bilagsart M*), og differansen på fakturert og innbetalt på kundefordringer (bilagsart FS) i perioden frem.
Sammenstiller vi informasjon fra disse to spørringene kommer vi frem til forskjellen mellom virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet.
| Bilagsart, BA | Bilagsart tekst, BA (T) | Beløp virksomhetsregnskap | Kontantbeløp | Forskjell |
|---|---|---|---|---|
| OP | Omposteringer | Kr 232 674 | Kr 232 674 | |
| MV | Avsetninger SRS | Kr -7 687 | Kr -7 687 | |
| KK | Manuelle leverandørfaktura | Kr -2 898 | Kr -2 898 | |
| H2 | Hovedboksbilag på arbeidsflyt (AI) | |||
| FS | Fakturering salgsordre | Kr -21 496 013 | Kr -20 519 074 | Kr 976 939 |
| Sum | Kr -984 626 |
1.3 Salg av anleggsmidler
Her ser vi nærmere på forskjellene for resultatlinjen Andre driftsinntekter.
I dette eksemplet gå vi gjennom virkningen ved salg av anleggsmiddel, og ser på virkningen på konto 3800 Salgssum anleggsmidler avgiftspliktig og 3810 Gevinst ved avgang anleggsmidler.
I resultatoppstillingen er det tilfeldigvis samme beløp på konto 3810 Gevinst ved salg av anleggsmidler og konto 3800 Salgssum anleggsmidler, avgiftspliktig. Dette vil kun skje ved de tilfeller der anleggsmiddelet er ferdig avskrevet.
I dette eksemplet er det kun ett salg av anleggsmiddel som er registrert, og det viser godt sammenhengen mellom virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet.
Ved salg av anleggsmiddel er det to transaksjoner som skjer. Innbetaling fra bank som påvirker kontantregnskapet og virksomhetsregnskapet, mens registrering av salget i anleggsverdiregnskapet kun påvirker virksomhetsregnskapet.
Ved anskaffelse (kjøp eller inngående balanse ved oppstart av SRS) oppdateres balansekontoen for anlegget. Verdien på anlegget synliggjøres på balansekonto 1241 Trucker.
Ved bokføring av salget fjernes anlegget fra balansen ved at anskaffelseskost og akkumulerte avskrivningen tilbakeføres, mens gevinst føres på konto 3810, eventuelt tap på konto 7800. Ettersom anleggsmiddelet er ferdig avskrevet, vil salgssum og gevinst bli samme beløp i virksomhetsregnskapet.
Her viser vi et eksempel på et slikt bilag som er bokført i virksomhetsregnskapet som følge av registrering av salget i anleggsmodulen:
Kontogruppe 10*-12* i balansen skal til enhver tid vise aktuelle eiendeler med tilhørende verdi.
Ved registrering av salget i anleggsverdiregnskapet vil anleggsmiddelet fjernes fra balansen, ettersom virksomheten ikke eier den lengre.
Selve innbetalingen av salgssummen fra banken inntektsføres på konto 3800 med et kreditbeløp, og den gir virkning både i virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet etter innbetaling.
Når disse to føringene sees i sammenheng vil det ikke gi noen virkning på konto 3800 Salgssum, anleggsmidler, avgiftspliktig i virksomhetsregnskapet.
Oppsummert er det følgende som skjer på konto 3800 Salgssum anleggsmidler, avgiftspliktig:
| Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet | |
|---|---|---|
| Innbetaling ved salg | Kr -12 000 | Kr -12 000 |
| Registrering av salg i virksomhetsregnskapet og anleggsverdiregnskapet | Kr 12 000 | |
| Sum | Kr 0 | Kr -12 000 |
For konto 3810 Gevinst ved salg av anleggsmidler er det kun bokføringen i anleggsverdiregnskapet som kommer fram, og den vises som gevinst, kredit kr 12 000.
Se nærmere beskrivelse på hvordan et salg skal registreres i brukerveiledningen Anleggsverdiregnskap i Unit4 ERP desktop.
1.4 Periodisering av lønn
En vesentlig forskjell mellom virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet er periodisering av lønn. I virksomhetsregnskapet bokføres den lønnen som er påløpt for inneværende periode. Er dere lønnskunde av DFØ og registrerer tid i SAP, vil de fleste avsetninger gjøres av DFØ. Grunnlaget for avsetning hentes fra SAP, og bokføres i aktuell periode og reverseres i påfølgende måned med filer fra SAP.
Vi går nærmere inn på to ulike eksempler; virkningen av opptjent ferie og periodisering av påløpte lønnskostnader.
1.4.1 Virkning av opptjent ferie
Kostnaden for ferie er påløpt i opptjeningsåret/måneden, og skal bokføres i tilhørende periode i virksomhetsregnskapet. I utklippet under er det filtrert på to kontoer; konto 5000 lønn faste og konto 5080 feriepenger fast ansatte. Begge disse kontoene blir påvirket ved bokføring av feriepengeutbetaling, og skaper forskjeller mellom virksomhetsregnskap og kontantregnskap. Konto 5080 Feriepenger fast ansatte blir synliggjort i virksomhetsregnskapet når kostnaden er påløpt, og påvirker ikke kontantregnskapet da den ikke gir noen utbetaling fra denne kontoen.
I tabellene under går vi gjennom prinsippet og virkningene av kostnadsføringen og utbetalingen av feriepengene. For enkelthets skyld er det benyttet samme beløp som er avsatt i år 1 og utbetalt i år 2. Dette kan i praksis avvike noe, for eksempel ved at en ansatt som slutter ber om å få utbetalt feriepengene i det året de er opptjent.
År 1 - opptjeningsåret
| Resultatoppstilling | Balanseoppstilling | |||
|---|---|---|---|---|
| Konto | Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet | Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet |
| 5080 Feriepenger | Kr 51 114 416 | |||
| 2941 Skyldig feriepenger, opptjent inneværende år | Kr -51 114 416 | |||
År 2 - utbetalingsåret
Ved overføring av balanseverdier til nytt år flyttes saldo på konto 2941 til konto 2940.
Ved lønnskjøring i juni skjer det tre transaksjoner som gjelder feriepenger:
- Det bokføres automatisk en reversering av feriepengeavsetning, og kostnaden vil gå til fratrekk på konto 5000 lønn faste ansatte. Dette er kun en reversering av periodisering fra i fjor og gir ingen utbetalingseffekt. Dermed er det kun virkning i virksomhetsregnskapet.
- Utbetaling av feriepenger skjer fra konto 5000 lønn faste ansatte
- Utbetaling av ordinær lønn fratrukket trekk for avvikling av ferie. Nettoeffekten av dette går til utbetaling, og da vil både virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet bli påvirket.
| Resultatoppstilling | Balanseoppstilling | |||
|---|---|---|---|---|
| Konto | Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet | Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet |
| 5000 Lønn fast ansatte | Kr -51 114 416 | |||
| 2940 Skyldig feriepenger, opptjent tidligere år | Kr 51 114 416 | |||
| 5000 Lønn fast ansatte | Kr 51 114 416 | Kr 51 114 416 | ||
| 5000 Lønn fast ansatte | Kr -59 000 000 | Kr -59 000 000 | ||
For å synliggjøre virkningen ved utbetaling i juni måned, tar vi med flere kontoer slik at eksemplet blir mer helhetlig.
År 1 - opptjeningsåret
| Resultatoppstilling | Balanseoppstilling | |||
|---|---|---|---|---|
| Konto | Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet | Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet |
| 508 Feriepenger | Kr 103 000 | |||
| 2941 Skyldig feriepenger, opptjent inneværende år | Kr -103 000 | |||
År 2 - utbetalingsåret
Dette eksemplet inneholder både reversering av avsetning (M* bilag) og utbetalingen.
| Resultatoppstilling | Balanseoppstilling | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Konto | Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet | Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet | Kommentar |
| 5000 Lønn fast ansatte | Kr -103 000 | Motpost til konto 5012 | |||
| 5012 Reversering av feriepengeavsetning, forrige år | Kr -103 000 + Kr 103 000 | Kontoen skal nulles og utlignes dermed mot konto 5000 | |||
| 2940 Skyldig feriepenger, opptjent tidligere år | Kr 103 000 | Dette er reversering av påløpt kostnad fra året før (Jamfør konto 2941). Motpost konto 5012 | |||
| 5000 Lønn fast ansatte | Kr 103 000 | Kr 103 000 | Utbetaling av feriepenger | ||
| 5000 Lønn fast ansatte | Kr -93 000 | Kr -93 000 | Trekk for 5 ukers ferie | ||
| 5000 Lønn fast ansatte | Kr 85 000 | Kr 85 000 | Ordinær månedslønn juni 4 uker | ||
| Sum virkning på konto 50* i juni | Kr -8 000 | Kr 95 000 | Kr 103 000 | ||
Dette indikerer at kostnaden for opptjent ferie er bokført i virksomhetsregnskapet i det året de er påløpt. Selve utbetalingen av feriepengene blir bokført i kontantregnskapet i det året de blir utbetalt.
Er det store variasjoner på antall ansatte, endret lønnsnivå eller tilfeller hvor ansatte ikke avvikler ferie, vil disse postene variere fra år til år. Er det små endringer fra år til år, kan man si at påløpt kostnad for år 2, tilsvarer det som utbetales i år 2, men gjelder år 1. Slik at dette ikke skaper så store forskjeller mellom virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet.
1.4.2 Periodisering av påløpte lønnskostnader
Som i eksemplet ovenfor skal også påløpte lønnskostnader periodiseres til riktig år/måned. I utklippet under er det filtrert på fire utvalgte konter, hvor det er forskjell mellom virksomhetsregnskapet og kontantregnskapet.
Konto 5000 Fast lønn
Det er det kostnadsført et høyere beløp i kontantregnskapet enn i virksomhetsregnskapet. Hovedforklaringen gjelder feriepenger som er kostnadsført i virksomhetsregnskapet forrige år (konto 5080), og som påvirker kontantregnskapet for inneværende år ved utbetaling. Andre forklaringer kan være påløpte kostnader som er bokført i virksomhetsregnskapet i 2022, men som er utbetalt i 2023, flere ansatte, endret lønnsnivå, og ansatte har ikke avviklet ferie og dermed er ferietrekket justert.
Konto 5080 Feriepenger fast ansatte
Her synliggjøres påløpte kostander for ferie som er opparbeidet i inneværende år. Dette er en kostnad som skal utbetales i påfølgende år. Se eksempel periodisering lønn.
Konto 5090 Påløpt, ikke utbetalt lønn fast ansatt
Forskjellen på denne kontoen indikerer at det er påløpt kostnader for fleksitid og ferie som må synliggjøres i virksomhetsregnskapet. Dette reverseres i påfølgende måned/år og ny avsetning fra lønn vil bli bokført. Dette gir ingen utbetaling og dermed har det ingen virkning mot kontantregnskapet.
Konto 5180 Feriepenger midlertidige ansatte
Her synliggjøres påløpte kostander for ferie for midlertidige ansatte som er opparbeidet i inneværende år. Dette er en kostnad som skal utbetales i påfølgende år tilsvarende som konto 5080.
Motposten til avsetninger på lønnskontoer i resultatoppstillingen er ulike konti under kortsiktig gjeld i balanseoppstillingen.
1.5 Periodisering av driftskostnader
Her ser vi nærmere på forskjellene for resultatlinjen Andre driftskostnader. For denne sumlinjen driller vi oss ned, og ser på konto 6710 Konsulenttjenester.
I dette eksemplet er det bokført mindre i virksomhetsregnskapet enn i kontantregnskapet. Ved å gå inn i virksomhetsregnskapet ser vi at:
- det er reversert en del kostnader i januar 2023 som skyldes periodisering fra 2022. I tillegg er det manuelt periodisert kostnader som tilhører 2023, men som vil bli utbetalt i 2024. Summen av disse to faktorene viser mindre kostnader i virksomhetsregnskapet med kr 2 853 670.
- det er en differanse mellom hva som er bokført i hovedbok, og hva som faktisk er utbetalt av leverandørfaktura. I dette eksemplet er det utbetalt mer enn det som er bokført i virksomhetsregnskapet. Det kan ha en sammenheng med faktura som er bokført i 2022 og utbetalt i 2023.
Faktura blir bokført i den perioden som fakturadato tilhører. Dette gjøres automatisk så lenge det ikke manuelt blir overstyrt med periodisering. Kontantregnskapet blir oppdatert når selve betalingen skjer. Det vil si at faktura med fakturadato 15.12.2022 og betalingsdato 15.01.2023, blir bokført i virksomhetsregnskapet i 2022, og i kontantregnskapet i 2023.
| Virksomhetsregnskapet | Kontantregnskapet | |
|---|---|---|
| Periodisering, M-bilag | Kr 2 853 670 | Kr 0 |
| Utbetalt mer enn kostnaden for perioden | Kr -1 916 344 | Kr 0 |
| Sum | Kr 4 770 014 | Kr 0 |
For å finne disse summene er følgende spørring i Unit4 ERP benyttet:
NB! For kontantregnskap må det velges kontantperiode og ikke regnskapsperiode.
Utdrag fra resultatet fra spørringen i virksomhetsregnskapet, hovedbok:
Utdrag fra resultatet fra spørringen i kontantregnskapet:
| Bilagsart, BA | Bilagsart tekst, BA (T) | Beløp virksomhetsregnskap | Kontantbeløp | Forskjell |
|---|---|---|---|---|
| OP | Omposteringer | Kr 1 638 412 | Kr 1 638 412 | |
| MV | Avsetninger SRS | Kr -2 853 670 | Kr -2 853 670 | |
| KK | Manuelle leverandørfaktura | Kr -319 000 | Kr -319 000 | |
| IV | Bokføring av inngående leverandørfaktura | Kr 90 289 390 | Kr 92 205 734 | Kr -1 916 344 |
| H2 | Hovedboksbilag på arbeidsflyt (AI) | Kr -16 387 | Kr -16 387 | |
| H1 | Hovedbok på arbeidsflyt (AH) | |||
| Sum | Kr -4 770 014 |
Oppsummert kan man si at det er påløpt mindre kostnader i denne perioden enn det som faktisk er utbetalt.