6.2 Bokføring av innbetalinger - arbeidskonto og oppgjørskonto

Rutinen skal sikre riktig behandling av oppgjør for refusjoner og innbetalte krav. I tillegg at ukjente krav identifiseres og behandles på riktig måte i henhold til bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.

Utløsende hendelse

  • Kontroll av innbetalingsbilag fra bank
  • Forskuddsinnbetalinger (ukjente innbetalinger)
  • Behandling av "feilinnbetalinger"
  • Kontroll av mottatte bilag
  • Bokføring

Ansvarlig gjennomfører

Kunde, DFØ og Bank (kontofører)

Berører andre rutiner

6.5 Oppfølging av utestående krav

Fullservice Delservice Oppgave - handling Referanser
Bank Bank Kontoutdrag for arbeidskonti og oppgjørskonti oversendes virksomheten. Kopi av oppgjørskonti sendes på e-post til DFØ.   Bestemmelsene 3.7.1 og 3.7.2 
Rundskriv R-104
Kunde Bank Mottak av kontoutdrag og utarbeidelse av bilag 
Melding om innbetaling mottas fortløpende fra bank.Foreta søk etter kravgrunnlag i fakturasystem eller reskontro dersom meldingen ikke inneholder tilstrekkelig opplysninger for å kunne identifisere innbetalingen. Utarbeid bilag på bakgrunn av kontoutdrag for arbeidskonti. Konter innbetalingen og påfør reskontronummer og/eller fakturanummer eller tilsvarende identifikasjon for å lette arbeidet ved bokføring av innbetalingen. Send inn til bokføring.Sjekk at avregningsreturer, OCR-innbetalinger og lønnsutbetalinger er lest inn. 
Bestemmelsene 3.7.4 
DFØ Kunde Bokføring av bevegelse på oppgjørskonto i Norges Bank - manuelle innbetalinger
Posteringene gjøres med utgangspunkt i det utarbeidede bilaget.DFØ setter opp transaksjonstriggere som bokfører endringen mellom arbeids- og oppgjørskonto til hovedbok.  
Bestemmelsene 4.4.4 og 4.4.5 
DFØ Kunde Bokføring av bevegelse på oppgjørskonto i Norges Bank – transaksjonstrigger ved filinnlesning
For elektroniske ut- og innbetalinger i bank setter DFØ opp transaksjonstriggere som bokfører endringen mellom arbeids- og oppgjørskonto til hovedbok. Det vil gjelde filer som genereres ut fra avregning for fakturautbetalinger, OCR-innbetalinger og lønnsutbetalinger. 
Bestemmelsene 4.3.2 
DFØ Kunde Ukjente innbetalinger
Dersom innbetalingen kommer fra en ukjent betaler skal denne bokføres på en interimskonto inntil endelig avklaring.
Bestemmelsene 4.4.6 
DFØ Kunde Behandling av ”feilinnbetalinger”
Dersom innbetalinger feilaktig mottas på virksomhetens arbeidskonto, skal  innbetalingen føres på interimskonto inntil beløpet tilbakebetales. Beløpet skal reskontroføres (opprett manuell faktura).
Bestemmelsene 4.4.7 og 5.4.2.4
Rutiner avstemmingD2
DFØ

Kunde

Interimskonto
Det må foreligge rutiner for regelmessig avstemming av Interimskonto for å sikre at uidentifiserte innbetalinger blir utlignet eller tilbakebetalt. Kontoen(e) skal dekkes av rutiner for obligatoriske avstemminger i avstemmingsmappen.  
Bestemmelsene 4.4.5-4.4.6
Rutiner avstemming D2
DFØ Kunde Avstemming
Avstemming av arbeidskonti og oppgjørskonti gjennomføres i samsvar med den veiledningen for bankavstemming som finnes i avstemmingsmappen.
Bestemmelsene kap. 4 
Rutiner avstemming A1
DFØ Kunde Oppbevaring
I tillegg til de manuelle bilagene for posteringer på oppgjørskonto skal man også oppbevare GL18 - Bokføring betalingsoppdrag for inn og utbetalinger, og for lønnsfiler må det manuelt tas ut GL02 - Bilagsjournal for hver lønnsinnlesning. Bilagsjournalen skal spesifiseres slik at den bare viser triggerposteringene.
Bestemmelsene 4.4.10
Rutine 13.1

Gjelder fra 10. mars 2016

Oppdatert: 22. juli 2020

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord