9.1 Periodeavslutning for fond - Fullservice

Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

Oppdatert

Definisjoner

  • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport.
  • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.

Framgangsmåte og arbeidsdeling

Utføres av Oppgave - handling
DFØ

Månedsskifte: Sette aktuell periode
Sette aktuell periode i UBW (Agresso) første virkedag i måneden.

Virksomhet

Klargjøre avstemming: Sende inn bilag

Sende bilag til bokføring til DFØ løpende gjennom måneden.

Periodens bankbilag sendes senest 7. virkedag i avstemmingsperioden.
Øvrige bilag skal sendes innen den 20. i avstemmingsperioden.

Gi beskjed om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er sendt.

Virksomhet

Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS og øvrige)

Bokføre alle SRS-bilag innen den 25. i avstemmingsperioden.

DFØ/ Virksomhet

Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
Kontrollere at:

  • alle manuelle bilag er bokført
  • alle oversendte bilag er registrert
  • alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
  • alle lønnskjøringer er lest inn
  • alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn
DFØ

Klargjøre avstemming: Lukke periode
Lukke rapporteringsperioden i UBW (Agresso) den 25. i avstemmingsperioden.

Virksomhet

Avstemming før rapportering: Avstem del A
Avstemme del A1 i avstemmingsmappen.

Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

Gi beskjed til kunde når avstemmingene er utført og likviditetsrapport kan rapporteres.

Virksomhet

Rapportering: Innrapportering L-rapport
Laste opp likviditetsrapporten i statsregnskapets mottakssystem.

Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her. 

Rapportering skal gjennomføres hver måned.

DFØ/ Virksomhet

Avstemming etter rapportering: Avstem del A-E 
Avstemme del A-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.

Avstemming etter rapportering: Avvikende frister
Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.

DFØ/ Virksomhet

Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode
Kunde gir beskjed til DFØ når rapporteringen er gjort og perioden kan termineres.

Kunde kan velge å forlenge fristen for terminering av rapporteringsperioder når de fører virksomhetsregnskapet etter SRS. Termineringen skal senest skje når pliktig regnskapsrapportering ut over rapportering til statsregnskapet er foretatt og godkjent, f.eks. etter pålegg fra departementet eller rundskriv (tertialrapportering, halvårsrapportering etc.). Dette bør minimum skje halvårlig.

NB! Kunde må avvente uttak av kontospesifikasjon (hovedbok) for perioden til perioden er terminert.      

Virksomhet

Gjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:

  • kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
  • kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
  • oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).
Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.   
Virksomhet

Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt

Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter:

  • Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller
  • Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post

Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.

Avvikende frister
Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.

* Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

Gyldig fra 1. juni 2017

Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden, send en e-post til postmottak@dfo.no.
Fant du det du lette etter?