9.1 Periodeavslutning for bruttobudsjetterte, kontantregnskap - Delservice

Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

Oppdatert

Definisjoner

  • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport.
  • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.

Framgangsmåte og arbeidsdeling

Utføres av Oppgave - handling
DFØ Månedsskifte: Sette aktuell periode
Sette aktuell periode i UBW (Agresso) første virkedag i måneden.
Virksomhet Klargjøre avstemming: Bokføre bilag
Bokføre alle periodens bilag innen 7. virkedag.

Gi beskjed til DFØ om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er bokført.
DFØ/Virksomhet  Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
Kontrollere at:
  • alle manuelle bilag er bokført
  • alle oversendte bilag er registrert
  • alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
  • alle lønnskjøringer er lest inn
  • alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn
DFØ Klargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap
Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i UBW (Agresso). Feil følges opp og korrigeres i samråd med kunde.
DFØ Klargjøre avstemming: Lukke periode
Lukke rapporteringsperioden i UBW (Agresso) ved oppstart av avstemmingen.
DFØ/Virksomhet  Avstemming før rapportering: Avstem del A
Avstemme del A i avstemmingsmappen.

Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

DFØ gir beskjed til kunde når del A er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering. 
DFØ Rapportering: Legge ut S-rapport
Lagre s-rapporten på opal_con* for gjennomgang og signering av kunde.
Virksomhet Rapportering: Kontroll og signering av S-rapport
Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller:
  • Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc.
  • Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc.
  • Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan fremkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti brukt for SRS-posteringer).
  • Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap.

Bekreftelse på godkjent s-rapport sendes til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Godkjenning av s-rapport kan gjøres på én av følgende måter:

  • Oversende signert s-rapport per e-post, eller
  • bekrefte godkjent s-rapport per e-post. Da må rapportens bestillingsnummer oppgis for å verifisere hvilken rapport som er godkjent.

Godkjenningen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet.

Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her.

Rapportering skal gjennomføres hver måned.
DFØ Rapportering: Innrapportering S-rapport
Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem.

 Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av kunde før den oversendes på nytt.
DFØ Rapportering: A-rapport
Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con*.

Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.
DFØ/Virksomhet 

Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E
Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.

Avstemming etter rapportering: Avvikende frister
Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.

DFØ Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode
Terminere rapporteringsperioden i UBW-Agresso innen utløpet av avstemmingsperioden.   
Virksomhet Gjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:
  • kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
  • kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
  • oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).
Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.
Virksomhet

Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt

Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter:

  • Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller
  • Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post

Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.

Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister

Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.

* Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

Gyldig fra 1. juni 2017

Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden, send en e-post til postmottak@dfo.no.
Fant du det du lette etter?