Årsavslutning lønn

Avslutning av poster fra 2023

Etter 13. kjøring blir tidligst mulige dato for etterberegning endret, for å hindre uønsket rekalkulering for langt tilbake i tid. Dette skjer hvert år.

Endringer for 2023 blir stengt 19. desember 2024. Det vil ikke være mulig å gjøre endringer i SAP for 2023 etter at 13. kjøring er avsluttet.

For reise- og utgiftsrefusjoner: Merk at fristen er 13. desember 2024 og ikke årets siste reisekjøring.

Vennligst se liste med frister for avslutning av poster for 2023.

Hva	Når	Frist
Reise- og utgiftsrefusjoner med dato i 2023 må være ferdigbehandlet innen 13.12.2024. Det vil bli lagt på en sperre i systemet slik at refusjoner med dato i 2023 ikke kan registreres eller korrigeres etter 13.12.2024. Sperren vil medføre en feilmelding dersom slike reiser blir forsøkt korrigert etter fristen. Finn gamle reiser ved å benytte reiserapport S_AHR_61016401 – Reiseoversikt. Velg variant CUS&OPAL08 – Opprydding av gamle reiser. Godkjenner 2 (leder) må behandle reise- og utgiftsrefusjoner som ligger til godkjenning innen 16. desember kl. 20.00.		Ferdigbehandlet innen 13. desember 2024. Godkjenningsfrist 16. desember kl. 20.00
Godkjenner 2 (leder) må behandle ubehandlede fraværssøknader med dato i 2023. Se oppdatert sjekkliste for Oppfølging av fraværssøknader i SAP-biblioteket hvor det er beskrevet hvordan man følger opp dette med rapporten YWF_FRAVAERSSTATUS og variant CUS&OPAL02 – Ubehandlede søknader.	Innen 13. kjøring	Kontrollperiodens slutt 19. desember 2024
Siste mulighet for å korrigere lønnsposter med dato i 2023.	Innen 13. kjøring	Registrerings- og godkjenningsfrist for 13. kjøring: 17. desember 2024.
Avstemming av NAV-refusjoner for 2023 i Recon-rapportene må ferdigstilles (ordinær Recon og Recon for feriepenger av refusjon). Vi anbefaler at dette blir gjort før hovedlønn desember. DFØ gjør denne oppgaven for kunder på grunntjeneste.	Innen 13. kjøring	Kontrollperiodens slutt 19. desember 2024

Siste reisekjøring i 2024

Innsendingsfrist for manuelle bilag er onsdag 11. desember 2024. Registrerings- og godkjenningsfrist er mandag 16. desember 2024 kl. 20.00.

Det er viktig at dere har interne frister for registrering i portal/app og godkjenning av reiseoppgjør som skal med på denne kjøringen. Godkjenning etter fristen 16. desember 2024 kl. 20.00 medfører at reisen kommer med på første reisekjøring i 2025.

Hva	Når	Frist
Reiser som tidligere har vært utbetalt, men senere åpnet igjen ved en feil, må godkjennes på nytt og gå igjennom ny kjøring. Dette kan gjøres direkte i transaksjonskode PR05, fordi arbeidsflyten i disse tilfellene er avsluttet. Grunntjenestekunder må sende oversikt over slike reiser til DFØ, som på vegne av kunde godkjenner disse reisene. Reiser som ikke tidligere har vært utbetalt må godkjennes i arbeidsflyt eller slettes.	Innen siste reisekjøring	Innsendingsfrist grunntjenestekunder: 11. desember 2024 Registrering- og godkjenningsfrist: 16. desember 2024 kl. 20.00

A-meldingen

Når dere korrigerer lønnsdata fra forrige år, og korrigeringen medfører endring i inntektsbeskrivelse eller tilleggsinformasjon, er det viktig at dere sender DFØ en sak. Da vil A-meldingen bli endret på riktig periode.

Kontroll av negative beløp i A-meldingen

Basis- og delservicekunder må kontrollere negative beløp på A-meldingen. Dette kan dere gjøre gjennom hele året, men dere må også kontrollere etter at desember hovedlønn er ferdig for eventuelle nye feil. Kontrollen står beskrevet i SAP-biblioteket.

Korrigeringer må foretas før 13. kjøring. DFØ utfører kontrollen for kunder på grunntjeneste på lønn.

Hva	Når	Frist
Kontrollere og evt. korrigere negative totaler på innrapporterte A-meldinger. Transaksjonskode PC00_M20_EDAG_DISP	Innen 13. kjøring	Kontrollperiodens slutt 19. desember 2024

Korrigering av arbeidsgivers andel av pensjonspremie i A-meldingen

OBS: Dette avsnittet ble oppdatert 16. desember 2024. Notatet ble opprinnelig publisert den 5. november 2024.

Avsatt pensjonspremie fra SAP rapporteres løpende i A-meldingen.

Etter å ha mottatt premiefaktura for 6. termin fra SPK må virksomheten foreta en avstemming mellom totalt avsatt pensjonspremie i SAP i 2024 og sum faktisk betalt pensjonspremie i 2024. Bakgrunnen for dette er at det er betalt pensjonspremie for en termin som inngår i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget for terminen.

Differansen kan korrigeres i A-meldingen for desember. Vi foretar denne korreksjonen for alle regnskapskunder, på grunnlag av informasjon fra regnskapsdivisjonen til lønnsdivisjonen.

For kunder som ikke er regnskapskunder av DFØ, må differansen meldes inn i egen sak til oss via Kundesenter på nett.

Hva	Frist
Korrigere arbeidsgivers andel pensjon slik at rapportering av grunnlaget blir riktig og arbeidsgiveravgift blir korrekt beregnet hos Skatteetaten. Bokføring må skje manuelt i regnskap.	02. januar 2025

Vi minner om at SPKs prognosebrev må sendes til DFØ for oppdatering av satsen for arbeidsgivers andel SPK i SAP. Det er viktig at vi får registrert dette før første hovedlønn i 2025. Dersom dette ikke allerede er sendt, må dere sende dette til DFØ snarest i en sak i Kundesenter på nett. Prognosebrevet finner dere under "Min Virksomhet" i SPK-portalen.

Kontrollere uoppgjorte feriepenger

Det er viktig å kontrollere uoppgjorte feriepenger fra 2024 for ansatte som har sluttet.

Kontroller også feriepengeopptjening for ansatte som har vært i ulønnet permisjon i forbindelse med militærtjeneste/siviltjeneste og ansatte som får utbetalt 1/3 lønn jf.ferieloven §10 (HTA § 21).

Kontrollere gruppelivsforsikring IT0014

Kontroller ansatte hvor gruppelivforsikring har vært avgrenset for en periode. Er gruppelivsforsikringen startet igjen dersom perioden er over (f.eks. ved retur fra permisjon)?

Pensjonsgivende variable tillegg

Det er mulig å registrere utbetaling av pensjonsgivende variable tillegg på 13. kjøring. Den ansatte får utbetalt lønnen, men ivaretar ikke innrapportering. Utbetalt pensjonsgivende variable tillegg på 13. kjøring, vil ikke komme med i rapporten (transaksjonskode: YHR_PENSJ_VAR_TIL).

Negativ netto

Vi anbefaler at alle virksomheter tar en ekstra kontroll av negative beløp allerede nå. Dette er en kontroll som står i sjekklistene til hver hovedlønn og til 13. kjøring. Erfaringsmessig kan det være tidkrevende å få ryddet i slike poster, det er derfor viktig å få kartlagt disse tidlig. Slike poster kan også ha betydning for at innrapportering av inntekt og forskuddstrekk skal bli korrekt på ansatte.

Kontrollen gjøres ved å bruke transaksjonskode PC00_M99_CWTR, variant CUS&OPAL46 "Negativ netto".

13. kjøring

I kontrollperioden for 13. kjøring er det sperret for postering av godkjente fraværssøknader og e-skjema. 13. kjøring er i hovedsak en korrigeringskjøring. Det vil derfor være en generell sperre for registreringer i perioden 18.12 fra kl. 20 til 21.12 frem til kl. 13. Årsaken for sperren er å unngå utbetalinger som ikke er med på lønnsjournalen og trekk som medfører negativ netto. 

Hva	Når	Frist
Alle endringer av fast lønn og tillegg som skal være med på 2024 må være registrert innen frist for 13. kjøring.	13. kjøring	Innsendingsfrist 10. desember 2024. Registreringsfrist 17. desember 2024.
Dersom korrigeringer medfører utbetalinger er det viktig at betalingsoppdraget blir godkjent i bank innen fristen, slik at avregningsretur kommer med på 2024.	13. kjøring	Utbetaling 27. desember 2024.

Forbruk av feriedager i 2024

Feriedager uten lønn må registreres og godkjennes innen frist for hovedlønn desember 04.12.2024. Registrering av feriedager uten lønn før 13. kjøring , vil føre til negativ netto på 13. kjøring, da det ikke er ordinær utbetaling på denne kjøringen.

Hovedlønn januar 2025

Hva	Frist
Innsending av tidfiler til januarlønn som DFØ skal lese inn.	16. desember 2024
Innsending av skjema til hovedlønn januar.	19. desember 2024
Registreringsfrist.	2. januar 2025

Fraværskvoter 2025

• Feriekvoter blir opprettet i SAP tidligst 9. desember 2024.
• Fraværskvote 60 "Velferdspermisjon" og kvote 70 "Avspasering fleksitid" blir opprettet senest 28. november 2024.
• Fraværskvote 50 "Sykt barn" og 52 "Sykt barn ekstra dager" opprettes 1. januar 2025.
• Fraværskvote 63 "Tjenestefri senior +62" (8 dager + inntil 6 lokalt avtalte dager) opprettes 1. januar 2025.

Årets siste innbetaling fra NAV

Oppgjøret for desember utbetales fra NAV i slutten av året, etter 13. kjøringen i SAP.

K27 for desember må leses inn når den er tilgjengelig i Altinn i januar og blir bokført som del av hovedlønn januar.

Etter kontantprinsippet må denne innbetalingen rapporteres i 2024.

Virksomhetene må føre et manuelt bilag i periode 12 i Unit4 ERP:

• Kredit konto 5800/5810 Refusjon syke-/foreldrepenger.
• Debet konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV.

Bilaget tilbakeføres tilsvarende i januar 2025.

DFØ foretar denne posteringen for kunder på grunntjeneste på regnskap.

Vær obs på datostyringen i SAP

Vær obs på datostyringen i SAP i forbindelse med årsslutt.

• Poster med dato i 2024 som registreres før 13. kjøring kommer med på 13. kjøring. Dette gjelder også e-skjema som godkjennes i perioden mellom hovedlønn i desember og 13. kjøring.
• Poster med dato i 2024 som skal belastes regnskapet for 2025, må registreres etter 13. kjøring.
• Sluttoppgjør med dato 2024 som skal utbetales i januar 2025 må registreres etter 13. kjøring er ferdig.
• Poster med dato i 2025 kommer med i januar 2025, uavhengig av registrerings- og godkjenningstidspunkt.
• Alle endringer etter 13. kjøring som berører 2025 vil komme til utbetaling og rapportering på A-meldingen for 2025.