Registrere en reiseregning

Slik registrerer du en reiseregning i selvbetjeningsportalen.

Oppdatert

Denne veiledningen viser hvordan du registrerer en reiseregning i selvbetjeningsportalen på nett. Du kan også registrere reiseregning i DFØ-app på mobilen. 

For å registrere en reiseregning klikker du på "Registrer reiseregning" som du finner på startsiden i selvbetjeningsportalen. 

Klikk på "+ Lag ny" nederst til venstre for å lage en ny reiseregning.

Legg inn obligatorisk informasjon under «1. Reiserute» . Pass på at du velger riktig type losji under «Regulativ» . Legg eventuelt inn flere reisemål ved å klikke på «+ Legg til nytt reisemål» . Merk at du alltid må gjøre dette hvis du har hatt ulike losjityper på reisen.

Endre eventuelt kostnadstilordning ved å klikke på «Annen» .

Gå videre ved å klikke på «Trinn 2» . 

Under «2. Godtgjørelser» kan du registrere de godtgjørelsene du har krav på.

Hvis du har krav på kostgodtgjørelse er det viktig at du huker av for alle måltidene du har fått dekket/påspandert på din reise.

Hvis du har krav på nattillegg kan du huke av for «Velg nattillegg» og huke av for de dagene du krever dette. Merk at du kun har krav på ulegitimert nattillegg hvis du har ordnet privat overnatting.

Hvis du har benyttet eget kjøretøy kan du registrere det ved å klikke på «+ Legg til ny distanse». Det er viktig at du velger riktig «Type kjøretøy» slik at kilometergodtgjørelse og innberetning blir riktig.

Om kostgodtgjørelse og påbegynt døgn:

I følge Særavtalen om dekning av utgifter til reise og kost innenlands er overnatting at man har arbeidsfri og mulighet for hvile. Det er den reelle overnattingen som skal vurderes for utbetaling av kostgodtgjørelse.

Når du huker av for at du skal ha kostgodtgjørelse og du har et påbegynt døgn på over 12 timer vil du få opp følgende valg:

  • Påbeg. døgn u/overnatting
  • Påbeg. døgn m/overnatting

Et påbegynt døgn er antall timer utover hele døgn (24 timer).

Dersom du ikke har overnattet i påbegynt døgn skal du huke av for «Påbeg. døgn u/overnatting».

Dersom påbegynt døgn på aktuell reiseregning er over 12 timer og du har hatt overnatting i det påbegynte døgnet må du huke av for «Påbeg. døgn m/overnatting».

Klikk deg videre til «Trinn 3».

Under «3. Utgifter» kan du legge til utgifter med eventuelle vedlegg. 

Hvis du har konvertert reiseregningen fra en reisesøknad, må du først slette estimerte kostnader før du legger inn utleggene dine.

Opprett utgiftspost ved å klikke på «+ Legg til ny utgiftspost».

Velg utgiftstype i feltet «Type», og fyll inn de resterende feltene for utgiftsposten.

Hvis du har brukt et kredittkort som er registrert i dine personopplysninger, kan du klikke på kredittkort-ikonet til høyre for å få transaksjoner fra kredittkortet direkte inn i reiseregningen.

Husk å kontrollere at den foreslåtte utgiftstypen stemmer. Hvis utgiftstypen ikke stemmer kan du endre den til en mer passende utgiftstype. 

Hvis arbeidsgiver kun skal dekke en del av utlegget, kan beløpet også endres, men kun til en lavere verdi.

Merk at du også kan legge ved vedlegg i «Trinn 4».

Avslutt med å klikke på «Ok». Knappen finner du nede til høyre i bildet.

Klikk deg videre til «Trinn 4».

Under «4. Vedlegg» kan du legge ved vedlegg. Her vil du også få opp eventuelle vedlegg som du har lagt ved i «Trinn 3».

Klikk deg videre til «Trinn 5».

Under «5. Kommentar» kan du legge inn eventuell melding til godkjenner/leder.

Klikk videre på «Gå til innsending».

Se over refusjonskravet og kontroller at alt er riktig. Hvis du har behov for å korrigere noe kan du klikke på «Rediger».

Klikk på «Send». Knappen finner du nede til høyre i bildet.

Ta stilling til samtykkeerklæringen. For at reiseregningen skal bli sendt inn må du klikke på «Send inn».

Du vil få en bekreftelse på at reiseregningen er sendt til godkjenning.

Merk at reiseregningen nå vil ligge i oversikten under «Registrer reiseregning» med status «Sendt».

Hvis reiseregningen har feil eller mangler vil den blir sendt i retur til innkurven din. For mer informasjon, se egen rutine for «Din innkurv i selvbetjeningsportalen».

Regelverk, satser og skatt

Regelverk på reise

Registrering av reiseregninger i selvbetjeningsportalen skal gjenspeile regelverket i Statens Personalhåndbok. Faste satser for kostgodtgjørelse, nattillegg, kilometer m.m. fastsettes årlig av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Les mer om statens reiseregulativ.

Satser

Satser for kostgodtgjørelse, kilometer, og kilometertillegg (passasjertillegg med mer) er faste satser som ligger inne i systemet.

Beløp for kostgodtgjørelse styres av antall timer du registrerer i feltene for start- og sluttdato på reisen. Det er ikke mulig å beregne disse satsene manuelt.

Gjeldende sats reguleres av Kommunal- og moderniseringsdepartementet og oppdateres en eller flere ganger i året. Systemet skal til enhver tid gjenspeile gjeldende sats på reisetidspunktet.

Skatt på reise

Ved refusjon av diett-/kostsatser eller andre utgifter som har skattepliktig del så trekker reisemodulen ut eventuell skatt fra refusjonsbeløpet. Dette er avhengig av at det er registrert skatteprosent (levert skattekort) på ansatt i persondata slik at skatt på refusjonsbeløpet kan beregnes.

Systemet har ikke funksjonalitet for behandling av frikort med eller uten beløpsgrense.

Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden, send en e-post til postmottak@dfo.no.
Fant du det du lette etter?