Reiser som starter med opphold i Norge før annet reisemål i utlandet

Det vises til vårt kundenotat publisert 22. desember 2023 vedrørende tilpasninger i DFØs systemløsninger, som innebærer at enkelte kostsatser nå skal angis i lokal valuta. Dette følger av PM-2023-19: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge - nye satser fra 1. januar 2024.

Utfordring ved registrering av kostgodtgjørelse i lokal valuta

I forbindelse med tilpasning av våre systemløsninger for å ivareta kostgodtgjørelse i lokal valuta har vi oppdaget en utfordring når det kommer til registrering av reiser med flere reisemål. Problemet oppstår dersom første reisemål som registreres er Norge og at det deretter legges inn nytt reisemål som er land med kostgodtgjørelse beregnet i lokal valuta.

Praktisk eksempel

Finland er et eksempel på et av landene som skal få kostgodtgjørelse oppgitt i lokal valuta. I Finland vil man få 102 euro per dag. Hvor mye man får i norske kroner vil da avhenge av valutakurs per dag.

Dersom den ansatte oppretter reiseregning med Norge som første reisemål og deretter legger til et nytt Reisemål 2 til for eksempel Finland, så fanger ikke systemet opp at Reisemål 2 har lokal (utenlandsk) valuta. I disse tilfellene vil ikke systemet omregne kostgodtgjørelsen i lokal valuta til norske kroner, noe som fører til at totalbeløp for kostgodtgjørelse i reiseregningen blir feil.

Fra eksemplet over vil en ansatt som registrerer på denne måten få 102 kroner i stedet for 102 euro.

Løsning for å omgå problemet

For å omgå problemet må den ansatte velge utland istedenfor Norge som første reisemål. Deretter registreres et nytt reisemål for perioden hvor ansatt var i Norge, etterfulgt av et nytt reisemål for oppholdet i utland. Mer detaljert veiledning finner du steg-for-steg beskrivelsene lengre ned i notatet.

Informasjon i selvbetjening og DFØ-appen

For å informere de som forsøker å registrere en slik reise har vi lagt inn en veiledningstekst i selvbetjeningsportalen og DFØ-appen som kommer opp i registreringsbildet dersom brukere registrerer en reiseregning med Norge som første reisemål og et land med kostgodtgjørelse i lokal valuta på et av de neste reisemålene.

DFØ

Steg-for-steg beskrivelse ved registrering i DFØ-appen

For at kostgodtgjørelsen for denne typen reiser skal bli beregnet korrekt må den registreres på følgende måte:

1. Legg inn korrekt reisestart og reiseslutt som vanlig. Under «Reisemål» registreres feltene for formål og regulativ også som vanlig. I feltet Land/Region må du registrere en utenlandsdestinasjon (ikke Norge, selv om reisen startet med et opphold i Norge).
2. Trykk så på «+ Legg til nytt reisemål». Feltet «Avreisetid fra forrige reisemål» kommer automatisk opp med tidspunkt ett minutt etter starttidspunktet for reisen. La dette stå. Resten av feltene under «Reisemål 2» brukes til å registrere oppholdet i Norge (det faktiske første oppholdet på reisen), velg derfor Norge under Land/Region.
3. Du trykker deretter igjen på «+ Legg til nytt reisemål» og registrerer den delen av reisen som gjelder oppholdet i utlandet her.

Steg-for-steg beskrivelse ved registrering i selvbetjeningsportalen

For at kostgodtgjørelsen for denne typen reiser skal bli beregnet korrekt må den registreres på følgende måte:

1. I første registreringstrinn (1. Reiserute) legger du inn korrekt start og sluttidspunkt for reisen som vanlig. Feltene for formål og regulativ registreres også som vanlig. I feltet Land/Region må du registrere en utenlandsdestinasjon (ikke Norge, selv om reisen startet med et opphold i Norge).
2. Trykk så på «+ Legg til nytt reisemål». Feltet «Avreise fra forrige reisemål» kommer automatisk opp med tidspunkt ett minutt etter starttidspunktet for reisen. La dette stå. Resten av feltene under «Reisemål 2» brukes til å registrere oppholdet i Norge (det faktiske første oppholdet på reisen), velg derfor Norge under Land/Region.
3. Du trykker deretter igjen på «+ Legg til nytt reisemål» og registrerer den delen av reisen som gjelder oppholdet i utlandet her.

Ved manuell registrering i PR05 direkte i SAP

Ved registrering i PR05 er det viktig med riktig valg av reiseskjema. Hvis reisen inneholder et opphold i utlandet skal man alltid velge utenlandsskjema. Hvis reisen ikke inneholder et opphold i utlandet (for eksempel besøkende som kommer fra utlandet på reise til/i Norge) skal man ikke benytte utenlandsskjema.

Visningsfeil

For å se riktig kostgodtgjørelse for utenlandsreiser er man for tiden nødt for å trykke på 3 punkts menyen og så trykke på "Vis slipp" for å få riktige summer. Det vil gi samme resultat som å simulere reiseslipp i kjernesystemet.

DFØ

Framtidige endringer i systemløsningene

Utfordringene knyttet til registrering av denne typen reiser kommer av begrensninger i SAP og vi vil fortløpende vurdere ulike løsninger for å forenkle registreringsprosessen.

Oppfølging av reiser som er registrert før systemendringene

Utenlandsreiser som har vært med på reisekjøring, eller er med på reisekjøring fredag 09.02.2024, vil bli re-kalkulert av DFØ. Vi vil i den forbindelse også kontrollere om noen av reisene har Norge som første reisemål. Disse reisene vil bli manuelt korrigert av DFØ.