Fra og med 29. september 2025 vil det komme en endring i vårt brukeradministrasjonssystem for å forbedre håndteringen av brukere for ansatte og eksterne som fratrer og deretter gjeninntrer kort tid etterpå. Derfor er det viktig å merke seg at endringen innebærer at brukeren som gir tilgang til våre systemer, slettes fra fratredelsestidspunkt.
Automatisk sletting av bruker på fratredelsesdato
I nåværende løsning blir ansatte og eksterne uten utbetaling sin bruker som styrer tilgang til våre systemer, satt som inaktiv på fratredelsesdato, men ikke slettet før etter 14 dager.
Hvis disse gjeninntres innen 14 dager blir ikke brukeren automatisk reaktivert, noe som medfører at kunder i disse tilfellene må kontakte DFØ for manuell reaktivering av den ansattes bruker.
Etter overgang til den nye løsningen vil brukeren bli slettet på selve fratredelsesdatoen, rundt kl. 23.45. Dette gjelder både for ansatte og eksterne.
Ved gjeninntredelse etter at brukeren har blitt slettet, opprettes det en helt ny bruker. Eventuelle tilleggsroller (f.eks. GK1 og GK2), tilganger til ulike systemer (f.eks. Kundesenter på nett, SAP og Unit4 ERP) og andre oppsett knyttet til den slettede brukeren, vil ikke bli gjenopprettet for den nye brukeren. Disse må ved behov tildeles på nytt via Tilgangsportalen eller bestilling via Kundesenter på nett, på samme måte som for en nyansatt.
Registrering av feil fratredelsesdato
Denne endringen innebærer at dersom en fratredelse ved en feil registreres med dagens dato, eller med tilbakevirkende kraft, vil brukeren i vårt brukeradministrasjonssystem bli slettet samme kveld, selv om fratredelsen slettes i SAP dagen etterpå eller senere.
I slike tilfeller må alle utvidede tilganger og roller brukeren hadde før sletting tildeles på nytt. Eventuelle oppgaver som lå til behandling i brukerens innkurv vil bli tilgjengelige igjen ved gjenoppretting av brukeren.
Stedfortreder for fratrådt ansatt
Endringen medfører også at dersom noen skal settes opp som stedfortreder for en ansatt etter fratredelsesdato må dere sende oss en sak i Kundesenter på nett med forespørsel om dette. Etter at vi har behandlet saken vil stedfortreder kunne behandle oppgaver i den fratrådtes innkurv.
Kriterier for automatisk opprettelse av bruker
Vi vil med det samme minne om kriteriene som må være oppfylt for automatisk opprettelse av portalbruker ved eventuell gjeninntredelse.
Disse er gyldig post for:
- Initialer i IT0002
- E-postadresse i deltype 0010 i IT0105 (finnes visse unntak)
- Medarbeider bruker ESS - ikke skriv ut i IT0655