Balanseposter som gjelder NAV-refusjoner skal i år dokumenteres ved bruk av refusjonsavstemmingsrapporten (Recon) i SAP. Rapporten viser alle utestående refusjonskrav mot NAV. DFØ vil rette eventuelle avvik mellom SAP og saldo på konti i Unit4 ERP for kunder med tjenestemodell grunntjeneste på regnskap. Kunder med tjenestemodell delservice på regnskap må rette avvik selv.
For regnskapskunder med tjenestemodell grunntjeneste
For kunder med avvik korrigerer DFØ avvik mellom refusjonsavstemmingsrapporten og Unit4 på gjennomgangskonti NAV (1575-1578) og debitor NAV (1571). Korrigeringen er gjort i henhold til det refusjonsavstemmingsrapporten viser.
For kunder med periodisert regnskap (SRS) vil vi i tillegg korrigere periodiseringskonto NAV (1579) tilsvarende.
Dere som har avvik får tilsendt bilagene via Kundesenter på nett (KPN) eller fra regnskap@dfo.no.
Refusjonsavstemmingsrapporten sammen med avstemming mot Unit4 er tilgjengelig på DFØ Fildel i periode 202411. Vi vil tilgjengeliggjøre samme dokumentasjon per 202412 sammen med henvisning til fane A7 i avstemmingsmappa. For dere som bruker periodeavslutningsverktøyet Adra vil dokumentasjonen bli tilgjengelig på de aktuelle konti.
For regnskapskunder med tjenestemodell delservice
DFØ tilgjengeliggjør refusjonsavstemmingsrapporten på DFØ Fildel i periode 202411 og 202412. Rapporten for periode 202412 blir tilgjengelig i starten av januar.
DFØ gjør følgende rapporter tilgjengelig på DFØ Fildel i sine respektive periodemapper:
- Refusjonsavstemmingsrapport per 202411
- Refusjonsavstemmingsrapport per 202412 tatt ut like etter hovedlønn
- Refusjonsavstemmingsrapport per 202412 tatt ut etter 13. kjøring
Refusjonsavstemmingsrapporten tatt ut like etter hovedlønn kan dere bruke som grunnlag for å korrigere eventuelle avvik. Da vil dere få litt bedre tid på selve korrigeringen.
Refusjonsavstemmingsrapporten tatt ut etter 13. kjøring vil være den endelige dokumentasjonen på balansepostene og skal ikke vise avvik dersom dere har gjort korrigeringen etter hovedlønn.
Dersom dere har avvik mellom refusjonsavstemmingsrapporten og Unit4 vil dette vises i en egen arkfane i rapporten på DFØ Fildel. Denne arkfanen viser differansene mellom Unit4 og SAP på ansattnivå. Dette bør dere korrigere per 31.12.
Korrigeringen gjør dere slik:
| Konto | Beskrivelse |
|---|---|
| 1575-1578 Gjennomgangskonti NAV | Gjennomgangskonti korrigeres slik at saldo per konto tilsvarer saldo i refusjonsavstemmingsrapporten for de ulike refusjonstypene med motsatt fortegn. |
| 1574 Interimskonto NAV | Motpost til korrigering, går mot korrigeringen i SAP. Se under. |
| Konto | Beskrivelse |
|---|---|
| 1571 Debitor NAV | Debitor NAV skal tilsvare saldo i refusjonsavstemmingsrapporten med samme fortegn. |
| 1574 Interimskonto NAV | Motpost til korrigering, går mot korrigeringen i Unit4. |
Kunder som har tjenestemodell basis på lønn må be om denne korrigeringen av DFØ lønn via kundesenter på nett (KPN) eller til lonn@dfo.no. Husk også å be om at dette skal korrigeres i periode 202412.
Tillegg for kunder som fører periodisert regnskap etter SRS
Kunder som fører periodisert regnskap etter SRS må i tillegg korrigere periodiseringene tilsvarende som korrigeringen på gjennomgangskonti.
| Konto | Beskrivelse |
|---|---|
| 1579 Periodiseringskonto NAV | Opptjent refusjon skal tilsvare saldo i refusjonsavstemmingsrapporten med samme fortegn. |
| 5801/5811 Opptjent refusjon på sykepenger og foreldrepenger / Opptjent refusjon på feriepenger av sykepenger og foreldrepenger | Korrigering av resultatet. Endring på konto 1575 og 1577 tilsvarer 5801, mens endring på konto 1576 og 1578 tilsvarer 5811 |
| 2782 Arbeidsgiveravgift påløpte NAV-refusjoner | Beregn AGA på opptjent refusjon ut fra virksomhetens AGA-sats. |
| 5410 Arbeidsgiveravgift | Beregn AGA på opptjent refusjon ut fra virksomhetens AGA-sats. |
Hvordan skal opptjente refusjoner dokumenteres neste år?
Vi kommer tilbake med mer informasjon om hvordan avstemming og dokumentasjon av balanseposter som gjelder NAV-refusjoner skal gjennomføres for neste år innen 1. tertial 2025.