Dette kundenotatet oppsummerer tidsfristene som gjelder i forbindelse med årsavslutning i 2023 og første hovedlønn i 2024. Vi anbefaler å starte arbeidet med årsavslutningen så snart som mulig.
Avslutning av poster fra 2022
Endringer i SAP for 2022 vil stenges 20. desember 2023. Det betyr at det ikke vil være mulig å gjøre endringer i SAP for 2022 etter 13. kjøring er avsluttet.
Tidligste mulige dato for etterberegning endres hvert år etter 13. kjøring for å hindre uønsket rekalkulering for langt tilbake i tid. Dere må derfor gjøre opp de postene fra 2022 som er listet opp under innen siste kjøring i år.
Merk at fristen for reiser med dato i 2022 er innen 13. desember, ikke årets siste reisekjøring. Se tabellen nedenfor for nærmere detaljer.
| Hva | Når | Frist |
| Reise- og utgiftsrefusjoner med dato i 2022 må være ferdigbehandlet av ansatt/ekstern innen 13.12.2023. Det registreres en sperre i systemet slik at refusjoner med dato i 2022 ikke kan registreres eller korrigeres av ansatt/ekstern etter 13.12.2023. Sperren vil føre til feilmelding dersom refusjoner med dato i 2022 blir forsøkt korrigert etter fristen. | Reise og utgiftsrefusjoner må være ferdigbehandlet av ansatt/ekstern innen 13. desember 2023. | |
| Bruk reiserapport S_AHR_61016401 "Rammedata for reiser" for å finne gamle reiser. Velg variant Cus&Opal08 "Opprydding av gamle reiser". | Godkjenner 2 (leder) må behandle ubehandlede reise- og utgiftsrefusjoner som ligger til godkjenning innen 14. desember kl. 20.00. | |
| Se oppdatert sjekkliste for "Oppfølging av fraværssøknader" i SAP Biblioteket. Sjekklisten beskriver hvordan man følger opp ubehandlede fraværssøknader med hjelp av rapporten YWF_FRAVAERSSTATUS og variant CUS&OPAL02 "Ubehandlede søknader". | Innen 13. kjøring | Fraværssøknader må behandles innen kontrollperiodes slutt 20. desember 2023. |
| Siste mulighet for å korrigere lønnsposter med dato i 2023. | Innen 13. kjøring | Registrerings- og godkjenningsfrist for 13. kjøring 18. desember 2023. |
| Avstemming av NAV-refusjoner for 2022 i Recon-rapporten må ferdigstilles (ordinær Recon og Recon for feriepenger av refusjon). Vi anbefaler avstemmingen ferdigstilles før hovedlønn desember. DFØ fullfører denne oppgaven for kunder med tjenestemodell "grunntjeneste" (tidligere fullservice). | Innen 13. kjøring | Avstemming må ferdigstilles innen kontrollperiode slutt 20. desember 2023. |
Siste reisekjøring i 2023
Siste reisekjøring i 2023 starter torsdag 14. desember kl. 20:00. Innsendingsfrist for blanketter til kjøringen er mandag 11. desember 2023.
Det er viktig at virksomheten har interne frister for registrering i portal/app og godkjenning av refusjonene som skal med på kjøringen. Refusjoner som er godkjent etter fristen 14. desember 2023 kl. 20.00 vil utbetales ved første reisekjøring i 2024.
Merk at fristene gjelder for reiser med dato i 2023.
| Hva | Når | Frist |
| Reiser som tidligere har vært utbetalt, men senere åpnet igjen ved en feil, må godkjennes på nytt og gå igjennom ny kjøring. Dette kan gjøres direkte i transaksjonskode PR05 fordi arbeidsflyten i disse tilfellene er avsluttet. Kunder med tjenestemodell "grunntjeneste" (tidligere fullservice) må sende oversikt over slike reiser til DFØ, som på vegne av kunde godkjenner disse reisene. Reiser som ikke tidligere har vært utbetalt må godkjennes i arbeidsflyt eller slettes. | Innen siste reisekjøring | Innsendingsfrist 11. desember 2023. Registrerings- og godkjenningsfrist er 14. desember 2023. |
A-meldingen
Ved korrigering av lønnsdata fra forrige år som medfører endring i inntektsbeskrivelse eller tilleggsinformasjon må det opprettes en sak til DFØ. A-meldingen vil da bli endret for riktig periode.
Kontroll av negative beløp i A-meldingen
Basis- og delservicekunder må selv kontrollere negative beløp på A-meldingen. Kontrollen kan utføres gjennom hele året, men må også kontrolleres etter hovedlønn desember er avsluttet for eventuelle nye feil. Dere finner en beskrivelse av kontrollen i SAP-biblioteket.
Korrigeringer må foretas før 13. kjøring. DFØ utfører kontrollen for kunder med tjenestemodell "grunntjeneste" (tidligere fullservice).
| Hva | Når | Frist |
| Kontrollere og evt. korrigere negative totaler på innrapporterte A-meldinger, benytt transaksjonskode PC00_M20_EDAG_DISP | Innen 13. kjøring | Kontrollperiodens slutt 21. desember 2023 |
Korrigering arbeidsgivers andel av pensjonspremie i A-meldingen
Etter å ha mottatt faktura for 6. termin fra SPK må virksomheten foreta en avstemming mellom totalt avsatt pensjonspremie og totalt fakturert pensjonspremie fra SPK 2023. Differansen kan korrigeres i A-meldingen for desember. DFØ foretar denne korreksjonen for alle regnskapskunder.
Opplysning om differansen meldes inn i egen sak til DFØ.
| Hva | Frist |
| Korrigere arbeidsgivers andel pensjon slik at rapportering av grunnlaget blir riktig og arbeidsgiveravgift blir korrekt beregnet hos Skatteetaten. Bokføring må skje manuelt i regnskap. | 02. januar 2024 |
Vi minner om at SPKs prognosebrev må sendes til DFØ for oppdatering av satsen for arbeidsgivers andel SPK i SAP. Det er viktig at vi får registrert dette før første hovedlønn i 2024. Dersom prognosebrevet ikke er allerede er sendt til DFØ må det sendes snarest via Kundesenter på nett. Prognosebrevet finner dere under "Min Virksomhet" i SPK-portalen.
Kontrollere uoppgjorte feriepenger
Det er viktig å kontrollere uoppgjorte feriepenger for 2023 for ansatte som har sluttet.
Kontrollere gruppelivsforsikring IT0014
Kontroller spesielt ansatte hvor gruppelivsforsikring har vært avgrenset for en periode, det er viktig at denne er startet igjen dersom perioden er over (f.eks. ved retur fra permisjon).
Negativ netto
Vi anbefaler at alle virksomheter tar en ekstra kontroll av negative beløp allerede nå. Dette er en kontroll som står i sjekklistene til hver hovedlønn og til 13. kjøring. Erfaringsmessig kan det være tidkrevende å få ryddet i slike poster, det er derfor viktig å få kartlagt disse tidlig. Slike poster kan og ha betydning for at innrapportering av inntekt og forskuddstrekk skal bli korrekt på ansatte.
Kontrollen gjøres ved å bruke transaksjonskode PC00_M99_CWTR, variant CUS&OPAL46 "Negativ netto".
13. kjøring
Det er mulig å registrere utbetaling av pensjonsgivende variable tillegg på 13. kjøring. Den ansatte får utbetalt lønnen. Utbetalt pensjonsgivende variable tillegg på 13.kjøring vil ikke komme med i uttrekket til rapporten -transaksjonskode: YHR_PENSJ_VAR_TIL (lønnart 7011, innrapportering til SPK).
I kontrollperioden for 13. kjøring er det sperret for postering av godkjente fraværssøknader og e-skjema. 13. kjøring er i hovedsak en korrigeringskjøring. Det vil derfor være en generell sperre for registreringer i perioden 18.12 fra kl. 20 til 21.12 frem til kl. 13. Årsaken for sperren er å unngå utbetalinger som ikke er med på lønnsjournalen og trekk som medfører negativ netto.
| Hva | Når | Frist |
| Alle endringer av fast lønn eller tillegg som gjelder 2023 må være registrert. | 13. kjøring | Innsendingsfrist 12. desember 2023. Registreringsfrist 18. desember 2023. |
| Dersom korrigeringer medfører utbetalinger er det viktig at betalingsoppdraget blir godkjent i bank innen fristen, slik at avregningsretur kommer med på 2023. | 13. kjøring | Utbetaling 28. desember 2023. |
Større endringer i arbeidsflyt og organisasjonsstruktur, interne omorganiseringer
Ved endringer i forbindelse med årsskiftet må DFØ ha mottatt sak om endringene innen 15. november. Med større endringer menes endringer som omfatter hele eller store deler av organisasjonsstrukturen.
Forbruk av feriedager i 2023
Feriedager uten lønn må registreres og godkjennes innen frist for hovedlønn desember 04.12.2023. Registrering av feriedager uten lønn til 13. kjøring vil føre til negativ netto på 13. kjøring, da det ikke er ordinær utbetaling på denne kjøringen.
Hovedlønn januar 2024
| Hva | Frist |
| Innsending av tidfiler til hovedlønn januar som DFØ skal lese inn. | 15. desember 2023. |
| Innsending av bilag til hovedlønn januar. | 20. desember 2023. |
| Registreringsfrist. | 4. januar 2024. |
Fraværskvoter 2024
- Feriekvoter blir opprettet i SAP tidligst 8. desember 2023.
- Fraværskvote 60 "Velferdspermisjon" og kvote 70 "Avspasering fleksitid" blir opprettet senest 28. november 2023.
- Fraværskvote 50 "Sykt barn" og 52 "Sykt barn ekstra dager" opprettes 1. januar 2024.
- Fraværskvote 63 "Tjenestefri senior +62" (8 dager + inntil 6 lokalt avtalte dager) opprettes 1. januar. 2024.
Årets siste innbetaling fra NAV
Oppgjøret for desember utbetales fra NAV i slutten av året, etter 13. kjøringen i SAP.
K27 for desember må leses inn når den er tilgjengelig i Altinn i januar og blir bokført som del av hovedlønn januar.
Etter kontantprinsippet må denne innbetalingen rapporteres i 2023.
Virksomhetene må føre et manuelt bilag i periode 12 i Unit4 ERP:
- Kredit konto 5800/5810 Refusjon syke-/foreldrepenger
- Debet konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV
Bilaget tilbakeføres tilsvarende i januar 2024.
DFØ foretar denne posteringen for kunder på regnskap med tjenestemodell "grunntjeneste" (tidligere fullservice).
Datostyring i SAP
Vær obs på datostyringen i SAP i forbindelse med årsslutt.
- Poster med dato i 2023 som registreres før 13. kjøring kommer med på 13. kjøring. Dette gjelder også e-skjema som godkjennes i perioden mellom hovedlønn i desember og 13. kjøring.
- Poster med dato i 2023 som skal belastes regnskapet for 2024, må registreres etter 13. kjøring.
- Sluttoppgjør som skal utbetales i januar 2024 må registreres etter 13. kjøring er ferdig.
- Poster med dato i 2024 kommer med i januar 2024, uavhengig av registrerings- og godkjenningstidspunkt.
- Alle endringer etter 13. kjøring som berører 2023 vil komme til utbetaling og rapportering på A-meldingen for 2024.