Årsavslutning lønn

​Her oppsummerer vi tidsfrister som gjelder i forbindelse med årsavslutning 2019 og første hovedlønn i 2020. Vi anbefaler å starte arbeidet med opprydding så snart som mulig.

Oppdatert

Avslutning av poster fra 2018

Endringer for 2018 stenges 20. desember 2019. Det vil ikke være mulig å gjøre noen endringer i SAP for 2018 etter at 13. kjøring er avsluttet.

Tidligst mulige dato for etterberegning endres etter 13. kjøring hvert år for å hindre uønsket rekalkulering for langt tilbake i tid. Derfor må dere gjøre opp følgende poster fra 2018 innen siste kjøringer i år.

Merk at for reiser er fristen 13. desember, og ikke årets siste reisekjøring.

Hva

Når

Frister

Reiser med dato i 2018 må være ferdigbehandlet innen 13.12.2019. 

Det vil bli lagt på en sperre i systemet slik at ansatte og fagbrukere ikke har mulighet til å registrere eller godkjenne reiser med dato i 2018 etter 13.12.19. Sperren vil medføre en feilmelding dersom slike reiser blir behandlet etter fristen.

Finn gamle reiser ved å benytte reiserapport S_AHR_61016401, rammedata for reiser. Velg variant Cus&Opal08, opprydding av gamle reiser.

Ferdigbehandlet innen 13. desember 2019.

Godkjenner 2 (leder) må behandle ubehandlede fraværssøknader med dato  i 2018.

Se oppdatert sjekkliste for Oppfølging av fraværssøknader i brukerdokumentasjonen hvor det er beskrevet hvordan man følger  opp dette  med rapporten «ywf_fravaersstatus» og variant CUS&OPAL02 - Ubehandlede søknader.

Innen 13. kjøring

Kontrollperiode slutt 19. desember 2019

Siste mulige korreksjon for lønnsposter med dato i 2018.

Innen 13. kjøring

Registrerings- og godkjenningsfrist  17. desember 2019

Avstemming av Nav-refusjoner for 2018 i Recon-rapporten må ferdigbehandles. Vi anbefaler at dette gjøres før hovedlønn desember. DFØ gjør denne oppgaven for fullservicekunder. Innen 13. kjøring
Kontrollperiode slutt 19. desember 2019

Siste reisekjøring i 2019

Innsendingsfrist for blanketter er onsdag 11. desember 2019. Reisekjøringen starter mandag 16. desember 2019 kl. 20.

Det er viktig at dere har interne frister for registrering i portal/app og godkjenning av reiseoppgjør som skal med på denne kjøringen. Godkjenning etter fristen 16.12.2019 medfører at reisen kommer med på første reisekjøring i 2020.

Hva

Når

Frister

Reiser som tidligere har vært utbetalt, men senere åpnet igjen ved en feil, må godkjennes på nytt og gå igjennom ny kjøring. Dette kan gjøres direkte i transaksjonskode PR05 fordi arbeidsflyten i disse tilfellene er avsluttet. Fullservicekunder må sende oversikt over slike reiser til DFØ, som på vegne av kundene godkjenner disse reisene. Reiser som ikke tidligere har vært utbetalt må godkjennes i arbeidsflyt eller slettes.

Innen siste reisekjøring

Innsendingsfrist 11. desember 2019

Registrering- og godkjenningsfrist er 16. desember 2019

A-meldingen

Når dere korrigerer lønnsdata fra forrige år, og korrigeringen medfører endring i inntektsbeskrivelse eller tilleggsinformasjon, er det viktig at dere sender DFØ en sak, slik at vi får endret dette på A-meldingen for korrekt periode.

Kontroll av negative totaler i A-meldingen

Basis- og delservicekunder må kontrollere negative beløp på A-meldingen. Dette kan dere gjøre gjennom hele året, men dere må også kontrollere etter at desember hovedlønn er ferdig for eventuelle nye feil. Kontrollen står beskrevet i brukerdokumentasjonen. Korreksjoner må foretas før 13. kjøring. DFØ utfører kontrollen for fullservicekunder.

Hva

Når

Frister

Kontrollere og ev. korrigere negative totaler på innrapporterte A-meldinger,

transaksjonskode PC00_M20_EDAG_DISP

Innen 13. kjøring

Kontrollperiode slutt 19. desember 2019


Korrigering av arbeidsgivers andel av pensjonspremie i A-meldingen

Etter å ha mottatt faktura for 6. termin fra SPK må virksomheten foreta en avstemming mellom totalt avsatt pensjonspremie og totalt fakturert pensjonspremie fra SPK i 2019. Differansen kan korrigeres i A-meldingen for desember. DFØ foretar denne korreksjonen for alle regnskapskunder som var nye på ordningen i 2017, etter rundskriv R-118.

Opplysning om differansen meldes inn i egen sak til DFØ.

Hva Frist
Korrigere arbeidsgivers andel pensjon slik at rapportering av grunnlaget blir riktig og arbeidsgiveravgift blir korrekt beregnet hos Skatteetaten. 
(Bokføring må skje manuelt i regnskap).
2. januar 2020

Vi ber om at prosentsats for arbeidsgivers pensjonspremie for neste år meldes DFØ så snart dere har opplysninger om satsen. Det er viktig at vi får registrert dette før første hovedlønn i 2020.

Negativ netto

Vi anbefaler at alle virksomheter tar en ekstra kontroll av negative beløp allerede nå. Dette er en kontroll som står i sjekklistene til hovedlønn og til 13. kjøring. Erfaringsmessig kan det være tidkrevende å få ryddet i slike poster, det er derfor viktig å få kartlagt disse tidlig. Slike poster kan og ha betydning for at innrapportering av inntekt og forskuddstrekk skal bli korrekt på ansatte.

Kontrollen gjøres ved å bruke transaksjonskode PC_00_M99_CWTR, variant CUS&OPAL46 Negativ netto

13. kjøring

13. kjøring er i hovedsak en korrigeringskjøring. 

Hva

Når

Frist

Alle endringer av fast lønn eller tillegg som gjelder 2019 må være registrert.

13. kjøring   

Innsendingsfrist 9. desember 2019 Registreringsfrist 17. desember 2019

Dersom korrigeringer medfører utbetalinger er det viktig at betalingsoppdraget blir godkjent i bank innen fristen, slik at avregningsretur kommer med på 2019.

13. kjøring

Utbetaling 27. desember 2019

Større endringer i arbeidsflyt og organisasjonsstruktur 

Ved endringer i forbindelse med årsskiftet må vi ha endringene før 1. desember. Større endringer er endringer som omfatter hele eller store deler av organisasjonsstrukturen.

Hovedlønn januar 2020

Hva

Frist

Innsending av tidfiler til januarlønn som DFØ skal lese inn

17. desember 2019

Innsending av skjema til hovedlønn januar

19. desember 2019

Registreringsfrist

2. januar 2020

Forbruk av feriedager for 2019

Feriedager uten lønn må registreres og godkjennes innen frist for hovedlønn desember. Registrering av feriedager uten lønn før 13. kjøring, vil føre til negativ netto på 13. kjøring da det ikke er utbetaling på denne kjøringen. Les mer om behandling av feriedata i en presentasjon om årets ferieoppgjør.

Fraværskvoter for 2020

  • Feriekvoter blir opprettet i SAP 9. desember 2019.
  • Øvrige fraværskvoter blir opprettet 27. november 2019.

Årets siste innbetaling fra NAV

Oppgjøret for desember utbetales fra NAV i slutten av året, etter 13. kjøringen i SAP. K27 for desember vil bli lest inn og bokført som del av hovedlønn januar. Etter kontantprinsippet må denne innbetalingen rapporteres i 2019. 

Virksomhetene må føre et manuelt bilag i periode 12 i UBW:

  • Kredit konto 5800/5810 Refusjon syke-/foreldrepenger
  • Debet konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV

Bilaget tilbakeføres tilsvarende i januar 2020.

DFØ foretar denne posteringen for fullservicekunder på regnskap

Vær obs på datostyringen i SAP

  • Poster med dato i 2019 som registreres før 13. kjøring, kommer med på 13. kjøring. Dette gjelder også e-skjema som godkjennes i perioden mellom hovedlønn i desember og 13. kjøring.
  • Poster med dato i 2019 som skal belastes regnskapet for 2020 må registreres etter 13. kjøring.
  • Sluttoppgjør som skal utbetales i januar 2020 må registreres etter 13. kjøring er ferdig.
  • Poster med dato i 2020 kommer med i januar 2020, uavhengig av registrerings- og godkjenningstidspunkt.
  • Alle endringer etter 13. kjøring som berører 2019, vil komme til utbetaling og  rapportering på A-meldingen for 2020.
Kontaktinfo

Har du spørsmål om innholdet på denne siden, kontakt oss på

Fant du det du lette etter?