Rekrutteringsmodulen

Ved å samle alt i et system blir det enkelt for både HR og leder å følge med på status gjennom hele rekrutteringsprosessen. Rekrutteringsmodulen gir en enkel oversikt over alle pågående rekrutteringsprosesser og hvor i prosessen den enkelte kandidat befinner seg.

Jobbrekvisisjon

I DFØ starter rekrutteringsprosessen ved å opprette en jobbrekvisisjon direkte fra stillingen som skal tilsettes. Jobbrekvisisjonen inneholder relevante detaljer om stillingen og den aktuelle rekrutteringsprosessen. Dette inkluderer:

• Rekrutteringsbegrunnelse
• Stillingsannonsedetaljer
• Stillingsinformasjon
• Involverte roller
  

Relevant informasjon om stillingen følger med fra stillingskartet og videre til jobbrekvisisjonen og rekrutteringsmodulen. Alle jobbrekvisisjoner må godkjennes før utlysning. Dersom en leder starter rekrutteringsprosessen, vil jobbrekvisisjonen gå videre til en rekrutteringsrådgiver for godkjenning.

Gjennom jobbrekvisisjonen legger en til tekst i stillingsannonsen. Her kan en og lage virksomhetsspesifikke maler for blant annet topp- og bunntekst, og legge til lenker og videoer ved behov.

Videre kan en legge til kvalifikasjoner som kandidater kan evalueres opp mot. Systemet overfører da kvalifikasjonene til et intervjuvurderingsskjema. Dette gjør at rekrutterer kan legge inn vurdering av kandidater direkte i skjemaet, og samtidig få en oversikt over alle kandidater som er blitt vurdert.

Det er også mulig å legge til screeningspørsmål i jobbrekvisisjon, for selektering av kandidater. Spørsmålene vil da bli presentert for søkeren hvis de velger å søke på stillingen.

Annonsering av stilling gjøres direkte fra systemet til relevante publiseringskanaler. Det er blant annet satt opp integrasjon mot Arbeidsplassen.no, Finn.no og LinkedIn.

Kandidatprofil

For å søke på en stilling må kandidaten opprette en kandidatprofil via ekstern Karriereside. I kandidatprofilen bygges CV ved å legge til tidligere arbeidserfaring, utdanning, språkkunnskaper og kurs. Informasjonen som legges til vil følge med videre gjennom hele rekrutteringsprosessen. Når virksomheten har landet på en kandidat og arbeidsavtalen er godtatt, vil informasjonen som er fylt ut overføres til personprofilen i systemet.

Startside Rekruttering

På startsiden til rekrutteringsmodulen får en oversikt over pågående rekrutteringsprosesser i virksomheten med tilhørende status, og filtrerings- og visningsmuligheter. I tillegg kan en se hvilken status de forskjellige jobbrekvisisjonene har. Oversikten er basert på hvilken rolle du er tildelt i systemet. Det er mulig å filtrere visning dersom en vil begrense utvalget eller endre visningsalternativet.

Kandidathåndtering

Kandidathåndteringen er livsløpet til hver enkelt kandidat i systemet, og gir en kontinuerlig status på den aktuelle rekrutteringsprosessen. Etter hvert som kandidater blir vurdert flytter man dem videre fra en status til en annen. På denne måten har man til enhver tid oversikt over hvor kandidaten befinner seg i prosessen og om de har blitt plassert riktig i henhold til vurdering.

Definerte roller har mulighet til å legge til egne interne kommentarer, felles kommentarer og flytte kandidater mellom de ulike statuene med kommentar. På denne måten kan de ulike rollene samhandle direkte i systemet underveis i prosessen.

Intervjuplanlegging

I rekrutteringsmodulen kan en planlegge intervjuer og sende ut innkallinger direkte fra systemet. Systemet kan integreres med Outlook slik at en enkelt kan finne ledige tidspunkter for intervju.

Søkerlister og innstillingsdokument

Rekrutteringsmodulen ivaretar krav om offentlig og utvidet søkerlister. Når søknadsfristen utløper vil søkerlistene genereres automatisk i systemet. Dersom noen ønsker å unntas fra offentlig søkerliste, men ikke får det innvilget, vil søkeren få beskjed før listen offentliggjøres slik at vedkommende kan velge å trekke søknaden.

Innstillingsdokumentet genereres i systemet, og vil hente ut nødvendig statistikk som antall søkere fordelt på kjønn, antall kvalifiserte søkere, antall søkere med positiv særbehandling og antall invitert til intervju. Dokumentet gir til slutt en rangert oppsummering av innstilte kandidater og en protokolldel til bruk for ansettelsesrådet.

Dette dokument kan så lastes ned og sendes videre til ansettelsesrådet for gjennomgang. Formell signering av dokumentet skjer via arkivsystemet utenfor DFØ HR.

Arkivering

Rekrutteringsmodulen kan integreres mot eget arkivsystem. Dette bidrar til at en rekke dokumenter automatisk arkiveres i forbindelse med rekrutteringsprosessen. Følgende dokumenter arkiveres automatisk:

• Jobbanalyse - hvis den er lagt ved jobbrekvisisjonen 
• Stillingsutlysning
• Offentlig søkerliste
• Utvidet søkerliste
• Søknad til tilsatt (Søknad, CV og alle andre vedlegg i søknaden)

Prosessen knyttet til jobbanalyse går i gang før rekruttering starter og er derfor ikke dekket av rekrutteringsmodulen. Dokumentet kan lastes opp som et vedlegg i jobbrekvisisjonen og vil da arkiveres automatisk.

Arbeidsavtale

I rekrutteringsmodulen kan rekrutteringsrådgiver utarbeide en arbeidsavtale. I tillegg er det satt opp en godkjenningsflyt, slik at avtalen sendes videre til leder for godkjenning. Det er også mulig å legge til en ekstra godkjenner til godkjenningsflyten hvis det er behov for det. Arbeidsavtalen kan sendes ut elektronisk til kandidat via kandidatprofilen, hvor den vil være tilgjengelig for signering. Det jobbes med å få på plass en løsning slik at kandidaten kan signere avtalen elektronisk med BankID. Når den er på plass, vil arbeidsavtalen arkiveres automatisk.

Når kandidaten har godkjent arbeidsavtalen vil vedkommende automatisk flyttes til status «Avventer dokumentasjon» i kandidathåndteringen. Tilleggsfelter som fødselsnummer, bankkonto og fagtilhørighet vil da bli tilgjengelig for utfylling på kandidatprofilen. Når kandidaten har lagt ved nødvendig informasjon flytter rekrutteringsrådgiver kandidaten over til siste status i kandidathåndteringen – «klar til ansettelse» – og rekvisisjonen lukkes. Kandidaten med tilhørende informasjon går med det over til HR-kjerne og en HR-medarbeider vil ta over og fullføre ansettelsen.