Gjeninntredelse i DFØ HR

Før du går i gang med gjeninntredelsen kan det være lurt å sjekke om den ansatte er aktiv eller inaktiv i systemet.

Dette kan du gjøre ved å gå inn på den ansatte sin personprofil og se om det står (Fortid) Inaktiv under navnet til vedkommende. Gjør det det kan du gjeninntre den ansatte.

Dersom den ansatte derimot er aktiv vil du ikke kunne registrere en gjeninntredelse. Her bør du i stedet vurdere om det er behov for å registrere en stillingsendring, og om det er annen informasjon på den ansatte som også bør oppdateres.

Gjeninntredelse gjennom "Legg til ny ansatt"

Dersom den ansatte er inaktiv kan du registrere gjeninntredelsen på samme måte som om du skulle ha registrert en direkte ansettelse.

Søk etter Legg til ny ansatt i handlingssøkefeltet.

Alle obligatoriske felt i skjemaet er stjernemerket *.

Legg til ansettelsesdato, virksomhet, hendelsesårsak og mal (Ansatt EMP1). Hendelsesårsakene tilsvarer årsakskodene i SAP. Merk at gjeninntredelsen tidligst kan foretas én dag etter fratredelsen.

Klikk Fortsett.

Legg deretter til fornavn, etternavn og fødselsdato til den ansatte.

Klikk Fortsett.

Duplikatsjekk

Det utføres nå en duplikatsjekk på fornavn, etternavn og fødselsdato. Om en bruker i systemet har samme verdier som du la inn, vil duplikatsjekken få treff.

Dersom treffet du får er en ansatt med status aktiv må du avbryte tilsettingen. Søk istedenfor opp den aktive ansattprofilen og gjøre eventuelle endringer i ansettesesforhold på den.

Hvis personen du får treff på er inaktiv i systemet får du valgene Godta treff og Ignorer treff. Velg Godta treff dersom treffet passer til den ansatte du nå holder på å gjeninntre. Grunnleggende personopplysninger fra den ansatte sin personprofil overføres da automatisk, og tilsettingen vil bli omgjort til en gjeninntredelse i stedet for. 

Velger du Godta treff får du opp seksjonen for Grunnleggende data på ny og du må nå velge en hendelsesårsak for gjeninntredelse i stedet for. Velg årsak og trykk Fortsett.

Tilsettingen er nå gjort om til en gjeninntredelse og det gamle ansattnummeret vil dukke opp i feltet for ansattnummer.

Trykk Fortsett for å gå videre i gjeninntredelsen.

Personlig informasjon

Feltene vil være fylt ut med informasjonen som allerede lå inne i systemet. Legg til eller korriger informasjon om den ansatte.

Hovedsammenslutning

Nytt fra hovedtariffavtalen 01.05.2024

Feltet Er din fagforening tilknyttet en av følgende hovedsammenslutninger fylles ut av alle som følger hovedtariffavtalen med unntak av lærlinger. Verdien du registrerer her utleder verdien i feltet Hovedsammenslutning som videre overføres til IT9008 - Hovedsammenslutning i SAP lønn.

Nyansatte er bundet av den tariffavtalen som gjelder for den organisasjonen de eventuelt er medlemmer av på ansettelsestidspunktet.

Adresse, telefon, e-post og familie/nødkontakter

Kontrollér om informasjonen som er registrert i disse seksjonene er korrekt eller om noe trenger å oppdateres.

Mer informasjon om disse seksjonene finnes i veiledningen for direkte tilsetting.

Betalingsinformasjon

Denne skal være fylt ut med den ansattes kontoinformasjon ved fratredelse. Kontrollér om det er behov for å oppdatere betalingsinformasjonen.

NB ! Det er viktig å ikke slette betalingsinformasjon selv om dette er gjeninntredelse av en ekstern uten utbetaling. Overføring av ansatt til SAP lønn vil da feile.

Arbeidsinformasjon

Feltene vil være fylt ut med det den ansatte hadde ved fratredelsestidspunktet. Stilling vil derimot være blank og må velges. Kun aktive ikke-besatte stillinger vil vises.

Søket kan begrenses ved å fylle ut feltet Oppgi leder for å filtrere stillinger.

Viktig: Se nøye gjennom informasjonen i denne seksjonen, og endre de feltene som må oppdateres.

Mer informasjon om hva som kan registreres under arbeidsinformasjon finnes i veiledningen for direkte tilsetting.

Godkjenningsflyt

Når all nødvendig informasjon er registrert kan skjemaet sendes til godkjenning ved å trykke Send, det kan lagres som et utkast eller du kan avbryte gjeninntredelsen.

Trykker du Send går skjemaet videre i flyt til den nyansattes leder. Om ønskelig kan HR-admin legge inn en kommentar til lederen før gjeninntredelsen sendes i flyt.

Når leder har godkjent vil gjeninntredelsen være fullført. Når datoen for gjeninntredelsen har passert vil den ansatte igjen være aktiv i systemet.

Ansett inaktiv ansatt på nytt

Du kan også gjeninntre den ansatte ved å søke på handlingen Ansett inaktiv ansatt på nytt.

Skriv inn navnet til den fratrådte ansatte i feltet Søk etter og trykk på Kjør. Sjekk at det er riktig ansatt som dukker opp og trykk deretter på navnet til vedkommende for å starte gjeninntredelsen.

Alle obligatoriske felt i skjemaet er stjernemerket *.

Legg til ansettelsesdato, virksomhet, hendelsesårsak og mal (Ansatt EMP1). Hendelsesårsakene tilsvarer årsakskodene i SAP. Merk at gjeninntredelsen tidligst kan foretas én dag etter fratredelsen.

Klikk Fortsett.

Resten av gjeninntredelsen har samme fremgangsmåte som etter at du har trykket Godta treff under Gjeninntredelse gjennom legg til ny ansatt beskrevet tidligere i denne veiledningen.

Gjeninntredelse ekstern uten utbetaling - tidligere ikke ekstern

Stegene er de samme som nevnt over, men det er noen ting du må ta høyde for.

I feltet for Hendelsesårsak, velg en av S4-årsakene. S8-saksgangene skal brukes når ansatte tidligere var ekstern og skal gjeninntre som ekstern.

Legg inn e-post, telefoninformasjon og bostedsadresse på den eksterne.

NB! Bostedsadresse og bankkontonummer som er registrert fra før må ikke slettes. Da vil overføring til SAP lønn feile.

Under Stillingsdetaljer velger du mg/mug, eksempelvis 9/90. Når du velger medarbeidergruppe 9 må du velge én av disse to prosessene:

Gjeninntredelsen er gjeldende fra den 1. i en måned

Når medarbeidergruppe 9 blir valgt endrer Avregningsgruppe seg til 99 automatisk. Skal den ansatte gjeninntre fra den 1. i en måned er dette korrekt og du kan fortsette gjeninntredelsen.

Gjeninntredelsen er gjeldende fra annen dato enn 1. i en måned

Avregningsgruppe kan ikke endres til 99 i utenom den første dagen i en måned i DFØ sitt lønnssystem. Du må derfor i dette tilfellet sette verdien i avregningsgruppe tilbake til den vanlige, her AA, før du går videre. Verdien kan være noe annet for din virksomhet.

Fortsett registreringen, og fullfør gjeninntredelsen.

Den eksterne ligger nå med medarbeidergruppe 9 og lønnsavregningsgruppe AA fra gjeninntredelsesdato. Etter gjeninntredelsen må du opprette en ny post hvor lønnsavregningsgruppe settes til 99.

Gå inn på personprofilen til den eksterne og trykk på seksjonen Arbeidsinformasjon. Trykk deretter på blyanten på kortet Stillingsdetaljer for å opprette en ny post.

I dette eksempelet er den eksterne gjeninntrådt fra 16.06.2025. Første mulige dato for endring av lønnsavregningsgruppe blir derfor 01.07.2025.

Etter at du har valgt dato registrerer du hendelse Organisasjons- / stillingsendring og hendelsesårsak Ny lønnsavregningsgruppe.

Sett deretter lønnsavregningsgruppen til 99 og trykk Lagre, posten må deretter godkjennes av leder.

I dette eksempelet vil den eksterne nå være registrert med lønnsavregningsgruppe AA fra 16.06.2025 til 30.06.2025, og med lønnsavregningsgruppe 99 fra og med 01.07.2025. Dette vil si at den ansatte ikke lenger er med på lønnsavregning.