Behandle søknader, skrive tilskuddsbrev og utbetale

Dette er tilskuddsforvalterens oppgaver. Rammene for søknadsbehandlingen blir lagt i utformingen av tilskuddsordningen.

Forvaltningsloven gjelder for søknadsbehandlingen

Ved søknadsbehandling av tilskudd gjelder forvaltningsloven.   

Forvaltningsloven har generelle krav til saksbehandling der følgende er særlig relevante i tilskuddsforvaltningen:

• krav til habilitet
• skriftlig saksbehandling
• veiledningsplikt
• saksbehandlingstid og foreløpig svar.

Taushetsplikten kan også være aktuell. 

I tillegg har forvaltningsloven krav som gjelder når det gjøres enkeltvedtak:

• utrednings- og informasjonsplikt
• begrunnelsesplikt
• klagerett

Les mer om forvaltningslovens krav til søknadsbehandlingen i veiledningsnotatet Om forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger (heretter veiledningsnotatet):

Motta og kontrollere søknadene

Tilskuddsforvalteren skal registrere søknadene som kommer inn og gi dem et journalnummer. Det følger av arkivloven og arkivforskriften. Det er god forvaltningsskikk å bekrefte overfor søkeren at søknaden er mottatt. Forvaltningsloven stiller krav til foreløpig svar hvis det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, se § 11 i loven. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.

Kontroll av søknadene er viktig for å sikre at tilskuddsmidlene tildeles de beste søkerne, og legger dermed et godt grunnlag for at målene for ordningen nås.  

Eksempel på kontrollhandlinger

Hvilke opplysninger som skal kontrolleres i søknadene, følger av tildelingskriteriene som er utformet for ordningen. Tildelingskriteriene er grunnlaget for å vurdere hvem som er aktuelle mottakere, hva tilskuddet kan brukes til og hvordan tilskuddsbeløpet skal fastsettes.

I mange tilskuddsordninger må også noen formelle krav være oppfylt for at søknaden skal vurderes.  Slike krav kan være

• at søknaden er levert innen fristen
• at søknader må signeres av en person med en type myndighet eller rolle
• at søknaden skal inneholde nødvendig informasjon eller dokumentasjon  

Dere må også kontrollere at innholdet i søknaden virker rimelig og kan ligge til grunn for vedtak om tildeling. Denne kontrollen vil som regel være tett knyttet til vurderingen av søknadene.

Informasjon i søknader kan i noen tilfeller være kontrollert av revisor.

Tilskuddsforvalteren skal dokumentere gjennomførte kontrolltiltak på en tilfredsstillende måte, jamfør bestemmelsene punkt 6.3.8.2.

Kontrollen kan føre til at søknader avvises og ikke behandles videre. Hvis mangelfulle søknader skal kunne avvises, må kravene til søknaden være fastsatt i regelverket for ordningen. Se mer om å avvise søknader i veiledningsnotatet:

Vurdere og prioritere søknadene

Hvis tilskuddsordningen kun har kvantitative beregningsregler for tildeling av tilskudd, er det i liten grad behov for skjønn i vurderingen av søknadene. De fleste ordninger har imidlertid en kombinasjon av kvantitative og kvalitative kriterier, der det kreves skjønn for å vurdere og prioritere søknadene. Tilskuddsforvalter kan da først vurdere om innholdet virker rimelig og om det er godt samsvar mellom de ulike delene av søknaden. En typisk vurdering er om budsjett og framdriftsplan samsvarer og virker realistiske, slik at de planlagt aktiviteter lar seg gjennomføre.

Med utgangspunkt i mål og kriterier i regelverket for tilskuddsordningen, vurderer dere hvilke av søknadene som i størst grad kan bidra til måloppnåelse for ordningen. Flere enn én person bør delta i vurderingen av søknadene.

Eksempel på vurderinger og prioritering av søknadene:

• Treffer noen tiltak bedre eller en større del av målgruppen enn andre?
• Er noen tiltak mer relevante for måloppnåelsen enn andre?
• Er noen tiltak mer kostnadseffektive enn andre?

Hvis skjønnsbaserte tildelingskriterier brukes, bør regelverket for tilskuddsordningen beskrive hva som vektlegges i skjønnsvurderingen. Dette vil gi nyttig informasjon til den som skal søke, og det gir tilskuddsforvalter støtte i søknadsbehandlingen.

Tilskuddsforvalteren må kunne begrunne bruken av skjønn som ligger til grunn for en tildeling, for eksempel hvis det kommer en klage på en avslått søknad. For noen ordninger kan det være aktuelt å innhente informasjon om søkeren også mottar andre statlige tilskudd eller om tildelingen kan være omfattet av reglene om offentlig støtte. Les mer om dette:

Gjøre enkeltvedtak og skrive tilskuddsbrev

Som hovedregel gjør tilskuddsforvalteren enkeltvedtak når tilskudd blir tildelt. Utfallet av søknadsbehandlingen vil som hovedregel være et vedtak rettet til «bestemte private personer» og er ifølge forvaltningsloven et enkeltvedtak:

I de tilskuddsordningene der kommuner søker på lik linje med private, skal de behandles på samme måte som private. Avgjørelsen vil i slike tilfeller være et enkeltvedtak også overfor kommunene, med de rettighetene det gir (klageadgang og rett på begrunnelse). Bakgrunnen er at et forvaltningsorgan (for eksempel en kommune) likestilles med private dersom organet har samme interesse eller stilling i saken som enkeltpersoner eller andre private rettssubjekter kan ha, se forvaltningsloven § 2, fjerde ledd gjengitt over. Les mer i veiledningsnotatet:

I behandling av søknader om tilskudd er det flere mulige utfall. Søknadene kan

• innvilges helt eller delvis
• avslås helt eller delvis– innebærer at søknaden er behandlet, men søkeren har ikke fått innvilget (hele) det omsøkte beløpet
• avvises – innebærer at søknaden ikke realitetsbehandles

Tilskuddsforvalteren skal meddele vedtaket til søkeren i et vedtaksbrev som svar på søknaden.

Hvis søknaden innvilges helt eller delvis, vil vedtaksbrevet være et tilskuddsbrev. Bestemmelsene regulerer ikke avslag eller avvisning, men stiller krav til tilskuddsbrevet og hva det skal inneholde.

Tabellen viser at bestemmelsene om økonomistyring i staten og forvaltningsloven i stor grad har sammenfallende krav til utforming av tilskuddsbrev og enkeltvedtak. Bestemmelsene regulerer ikke begrunnelse eller klageadgang, men det følger av forvaltningsloven at enkeltvedtak skal grunngis og at enkeltvedtak kan påklages.

Les om klageadgang og klagebehandling og om innholdet i tilskuddsbrevet i veiledningsnotatet:

Regelverket og tilskuddsbrevet virker sammen

Det er viktig å se regelverket for tilskuddsordningen og tilskuddsbrevet i sammenheng, slik at vilkårene som skal gjelde for tilskuddsmottakerne, plasseres på en hensiktsmessig måte. Generelt bør vilkår som gjelder før tildeling, for eksempel krav til søknadene, plasseres i regelverket. Vilkår som gjelder etter tildeling kan stå i regelverket som generell informasjon, men skal stå i tilskuddsbrevet.

Departementet og tilskuddsforvalteren må vurdere hvor vilkårene skal fastsettes for å gi tilstrekkelig hjemmelsgrunnlag for oppfølging og kontroll.  Se mer om dette i veiledningsnotatet:

Vedtak om å tildele tilskudd innebærer budsjettdisponering

Vedtak om å tildele tilskudd innebærer en økonomisk forpliktelse for staten. Det er en disposisjon som skal bekreftes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, jamfør punkt 2.5.2.1 i bestemmelsene. I tilskuddsforvaltningen ivaretas dette normalt ved at tilskuddsbrevet signeres av en ansatt med slik myndighet for den aktuelle tilskuddsbevilgningen, i tråd med punkt 6.3.3 i bestemmelsene (eventuelt av andre med myndighet til å signere dersom budsjettdisponeringsmyndigheten ligger hos et kollegialt styre, råd eller tilsvarende). Les mer om signering av tilskuddsbrev i DFØs:

Tolkningsuttalelse om krav til signatur ved masseutsendelse av tilskuddsbrev

Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet bekrefter tildeling av tilskudd (ved å signere tilskuddsbrev), skal vedkommende i tråd med bestemmelsene punkt 2.5.2.1 påse at 

• det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler 
• det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
• disposisjonen er økonomisk forsvarlig 

Kommentar til første kulepunkt:
«Hjemmel for disposisjonen» er tildelt beløp til formålet som vil framgå av tildelingsbrevet til virksomheten, med tilhørende forutsetninger fra Stortinget og prioriteringer fra departementet. Internt i virksomheten vil dette ofte bli formidlet til ansvarlige enheter i årlige disponeringsskriv.

Når det gjelder å påse at «disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler, innebærer det å påse at blant annet regelverket for ordningen og forvaltningsloven blir overholdt.

For øvrig skal registrering og endringer av opplysninger om betalingsmottakere skal utføres av andre enn den som har budsjettdisponeringsmyndighet, jf. bestemmelsene punkt 6.3.8.1. 

Les mer om kravene til utøvelse og dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet og om delegering av slik myndighet. 

Budsjettdisponeringsmyndighet

Registrere vedtaket, bokføre og attestere før utbetaling

Vedtak om å innvilge tilskudd skal registreres for å holde oversikt over inngåtte forpliktelser, men bestemmelsene regulerer ikke hvordan. Tilskuddsforvalteren kan bruke andre systemer enn økonomisystemet til å registrere og holde oversikt over vedtak og tilsagn om tilskudd som ennå ikke er utbetalt til mottakerne. Det samme gjelder for beløp som tilskuddsforvalteren har utestående hos tilskuddsmottakerne ved vedtak om tilbakebetaling.

Bokføring (registrering i regnskapssystemet) av tilskudd kan tidligst skje ved tidspunktet for vedtaket, og skal senest skje ved utbetalingstidspunktet. Dersom bokføring skjer ved vedtakstidspunktet, vil forvalteren kunne ha oversikt over både vedtak og tilsagn i økonomisystemet. Les mer i DFØs:

Tolkningsuttalelse om tidspunkt for bokføring av tilskudd

Alle tilskuddsbeløp skal være attestert før de utbetales. Den som attesterer, skal bekrefte at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag, det vil si i tråd med vedtaket. Det innebærer som regel å kontrollere at beløp, tidspunkt for utbetaling (i tråd med utbetalingsordningen) og mottaker er riktig, samt om eventuelle vilkår for utbetalingen er oppfylt – eksempelvis om tilskuddsmottaker har sendt rapport om framdrift mm. Den som attesterer, vil ofte være en saksbehandler som kjenner vedtaket. Attestasjonen skal utføres av en annen enn den som har budsjettdisponeringsmyndighet og har bekreftet disposisjonen. 

Internkontroll hos tilskuddsforvalteren

For å sikre korrekt saksbehandling når søknadene behandles, må tilskuddsforvalteren ha god internkontroll. Dette vil gjelde også når forvaltningen er delegert, jamfør § 15 i reglementet for økonomistyring i staten.

Departementet skal utforme opplegget for oppfølging og kontroll, og dette skal også inngå i regelverket som departementet skal fastsette for ordningen. Innenfor disse rammene vil det som regel være behov for at tilskuddsforvalteren selv etablerer mer konkrete rutiner for forvaltningen av tilskuddsordningen, herunder behandlingen av søknadene.