Uttalelsen gjelder om det er krav til skriftlig signatur fra en med budsjettdisponeringsmyndighet ved utsendelse av tilskuddsbrev, når flere brev er generert fra et vedtak om å innvilge tilskudd som er signert av en med budsjettdisponeringsmyndighet. Den henviser til bestemmelsene kapittel 6 om tilskudd.
Tolkningsuttalelse fra DFØ av 8. oktober 2020
Mottaker: Kompetanse Norge
Vår referanse: 20/1201-3
Publisert: 1. juni 2021
Vi viser til henvendelse fra Kompetanse Norge av 16.9.2020 om bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») kapittel 6 om tilskudd. (…)
Det fremgår av henvendelsen at en som var delegert budsjettdisponeringsmyndighet, godkjenner vedtak om tilskudd i saksbehandlingssystemet for tilskudd. Med bakgrunn i vedtaket, ønsket virksomheten å sende ut 600-700 tilskuddsbrev, uten mer saksbehandling, eller egen signatur på hvert enkelt brev. Virksomheten ønsket å få avklart om regelverket krever at en med budsjettdisponeringsmyndighet signerer på hvert enkelt tilskuddsbrev.
DFØs tolkningsuttalelse
I bestemmelsene omtales i punkt 6.3.3 tilskuddsbrev, som brukes av tilskuddsforvalteren til å meddele søkere vedtak om å tildele tilskudd. Det ligger til grunn for denne omtalen at slike vedtak blir signert (undertegnet), og at det normalt skal gjøres av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet for den aktuelle tilskuddsbevilgningen.
Spørsmålet om vedtak som forvaltningen fatter må signeres eller at det på annen måte fremgår hvem som har behandlet saken, er omtalt i en uttalelse fra Sivilombudsmannen fra 2017. Det fremgår der at det følger av god forvaltningsskikk og forutsetningsvis av habilitetsreglene i forvaltningsloven at en part – i vår sammenheng søker/mottaker av tilskudd – skal få kjennskap til hvem som har behandlet saken. Såkalt automatisert saksbehandling er ikke behandlet i uttalelsen, det vil si der brev og vedtak er automatisk generert eller masseprodusert på grunnlag av ren maskinell behandling. I slike saker vil det ikke finnes noen saksbehandler (person), noe som kan ha betydning ved vurdering av krav til signering. Vi oppfatter imidlertid at henvendelsen fra Kompetanse Norge ikke gjelder et opplegg med slik ren maskinell søknadsbehandling.
Signeringen av tilskuddsbrevene kan etter kravene i økonomiregelverket skje elektronisk eller manuelt. Tolkningsuttalelsen fra DFØ som vi viste til i vårt forrige svar (om elektronisk signatur av tilskuddsbrev ), handler om elektronisk signatur av tilskuddsbrev. Det er der vist til at dette tilsvarer opplegg som mange virksomheter bruker for andre brev, og der det fremgår at brevet er elektronisk godkjent og at det derfor ikke har håndskrevet signatur/at det sendes uten underskrift. Informasjon om hvem som har godkjent og signert tilskuddsbrevet, vil i slike tilfeller lagres i virksomhetens elektroniske fagsystemer (arkivsystem, saksbehandlingssystem e.a.). Vi mener det kan være relevant for spørsmålet dere stiller.
Dere skriver i den siste henvendelsen at dersom det er påkrevd med signatur på hvert enkelt brev, må den som budsjettdisponerer i realiteten godkjenne det som er godkjent i vedtaket en gang til. Det er etter vår vurdering ikke nødvendigvis tilfelle, men det avhenger av funksjonalitet og sikkerhet i systemene dere utvikler til saksbehandlingen og av innholdet i tilskuddsbrevene, se omtale nedenfor. Generelt er bestemmelser om økonomistyring i staten innrettet slik at det er tilstrekkelig at virksomheten utøver og dokumenterer budsjettdisponeringen én gang, det vil si at personen med budsjettdisponeringsmyndighet for vedkommende utgift ikke skal behøve å bekrefte dette flere ganger (forutsatt at utøvd budsjettdisponeringsmyndighet er dokumentert på egnet måte).
Det fremgår av den siste henvendelsen at tilskuddsbrev vil bli generert automatisk fra et vedtak om å tildele tilskudd, noe vi forstår slik at dere vil benytte et elektronisk saksbehandlingssystem der det er dokumentert hvem som har godkjent vedtaket og brukt sin budsjettdisponeringsmyndighet. Dersom det benyttes standardiserte tilskuddsbrev og innholdet i brevet ved et slikt opplegg fullt ut følger av innholdet i vedtaket, kan tilskuddsbrevet etter vår vurdering sendes ut på grunnlag av det godkjente og dokumenterte vedtaket, uten en egen/etterfølgende godkjenning av brevet. Grunnlaget for en elektronisk signering av brevet vil i så fall ligge i det godkjente vedtaket.
Dersom imidlertid tilskuddsbrevet inneholder opplysninger som ikke følger av vedtaket, vil det sannsynligvis være behov for en egen godkjenning (signering) av brevet.
(…) For øvrig omtaler bestemmelsene punkt 2.5.1 fjerde avsnitt utøvelse og dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet i tilfeller der ett vedtak omfatter flere transaksjoner. (…) Det fremgår der at for store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet.