Arkivverket: Vurderer jevnlig strategiens innhold og form

Hva er virksomhetsstrategien hos dere?

– Arkivverket ønsker å være en virksomhet som jobber smidig, hvor vi tilrettelegger for endring og utvikling. Da må strategien utformes på en slik måte at den støtter opp under dette. Det innebærer blant annet å ikke ha mål i strategien som er for fastlåst eller rigide slik at de låser virksomheten til én måte å tenke på. Arkivverket har derfor forsøkt å utforme en strategi som peker ut en retning for virksomheten.

Arkivverket har for 2020 to prioriterte innsatsområder i strategien:

• lagring og tilgjengeliggjøring av historiske data (Digitalarkivet)
• innebygget arkivering

Strategien har et treårsperspektiv på de innsatsområdene som prioriteres. Samtidig vurderer toppledergruppen hvert år om det er nødvendig med justeringer i den gjeldende strategien.

Hvorfor har dere en strategi?

– Formålet med strategien er å gi organisasjonen en overordnet retning. Denne retningen skal være førende for alle aktiviteter og alle prioriteringer i Arkivverket. Vi kan ikke på forhånd vite nøyaktig hva satsingsområdene innebærer for oss, for vi vil lære underveis. Dermed blir en del av prosessen å finne ut av dette og justere og tilpasse oss.

For å kunne utvikle tjenestene våre best mulig ønsker vi å skyve de meste av beslutningene ned i organisasjonen. På den måten kan vi tilrettelegge for uttesting, eksperimentering, pilotering og å prøve og feile. Da vil organisasjonen få større handlingsrom for å finne gode løsninger samtidig som vi tilrettelegger for hurtige endringer. Da må den retningen som settes i strategien, si tydelig hvor vi skal, samtidig som strategien gir rom for justeringer og tilpasninger for hvordan vi skal komme oss dit.

Gjør strategien det enklere å prioritere mellom tiltak i hverdagen?

– Strategien er førende for alle deler av Arkivverkets virksomhet. Strategien peker ut de innsatsområdene som har høyest prioritet i perioden. Disse områdene blir prioritert foran alt annet i organisasjonen med tanke på ressurser.

I tillegg til innsatsområdene i strategien har Arkivverket en prosjektportefølje som omfatter alle våre strategiske prosjekter. De prosjektene som inngår i prosjektporteføljen, skal alle støtte opp under den strategiske retningen. Når de to prioriterte innsatsområdene har fått de ressursene de har behov for, vil øvrige utviklingsressurser prioriteres inn i den strategiske prosjektporteføljen.

Støttefunksjonene bruker strategien til å finne ut hvordan de skal utføre sine aktiviteter slik at de støtter den strategiske retningen og innsatsområdene best mulig.

Hvordan forholder strategien seg til de andre styringsdokumentene i virksomheten?

– Arkivverkets samfunnsoppdrag og hovedmål gis i statsbudsjettet og tildelingsbrevet. Den strategiske retningen og innsatsområdene er også tatt inn i tildelingsbrevet.

Internt gjennomfører vi årlige prosesser for å sikre at alle avdelinger og enheter gjør sine prioriteringer i henhold til strategien. Dette arbeidet er i korte trekk en gjennomgang av avdelingenes prioriteringer, som løftes opp og avstemmes i toppledergruppen. Dette resulterer i målsettinger for både driftsaktiviteter og utviklingsoppgaver. Driftsaktivitetene måles med indikatorer. Utviklingsoppgaver vil enten inngå i etatens strategiske portefølje eller være en del av avdelingenes kontinuerlige forbedring.

Hva gjør dere for å få strategien til å henge godt sammen med det ettårige perspektivet og planene innenfor budsjettåret?

– Arkivverket er opptatt av at budsjettet skal være fleksibelt og ikke bindes opp i det ettårige perspektivet. Vi har derfor fortløpende budsjettildelinger gjennom hele året.

Vi er også opptatt av å frigjøre mest mulig ressurser fra drift for å overføre dem til utvikling.

Vi har to spilleregler for disponering av budsjettmidler:

• Det er toppledergruppen som beslutter alle rekrutteringer, og ingen stillinger videreføres automatisk.
• Det tildeles ikke budsjettmidler til aktiviteter/prosjekter før de har fått godkjent mandatet for inneværende fase.

Vi har årlig justering av strategien hver høst. Da legger toppledergruppen de strategiske føringene som påvirker hva vi prioriterer den kommende perioden.

Har dere oppfølging og rapportering knyttet til strategien?

– Arkivverket er i ferd med å teste ut en enklere måte for å drive med oppfølging og rapportering knyttet til strategien. Kort oppsummert vil målinger og rapporteringer fra driftsaktivitetene samles i en databank, mens utviklingsaktivitetene har sin egen oppfølging gjennom porteføljestyret.

For å følge opp driften måler Arkivverket produksjonen i alle relevante driftsoppgaver, både i egen etat, i arkivsektoren, i offentlig forvaltning og ute hos våre brukere. Gjennom de målingene vi gjør eksternt, vil vi også se effektene av våre egne aktiviteter.

For å følge opp utviklingen har Arkivverket månedlig gjennomgang og rapportering av prosjektporteføljen. Avdelingene har selv ansvaret for kontinuerlig forbedring, det rapporteres det ikke om.

Hvilken rolle har departementet i utarbeidelse, oppfølging og rapportering av strategien?

– På bakgrunn av de føringene vi får i statsbudsjettet, spiller Arkivverket inn forslag til både strategiske innsatsområder og indikatorer, som etter en dialog inngår i tildelingsbrevet.

Vi rapporterer til eierdepartementet ut fra indikatorer som brukes til å vurdere måloppnåelse i årsrapporten. Dette gjelder de innsatsområdene som er prioritert i strategien. Måloppnåelse handler om kvalitativ vurdering, og målinger brukes derfor bare som indikatorer.

Hva er dine beste tips for å få strategien til å virke etter hensikten?

– Arkivverket utvikler hele tiden både innholdet i strategien og utformingen. Det er viktig at begge deler justeres fortløpende etter hvert som vi lærer, utvikler oss og tilegner oss ny kunnskap.

Arkivverkets læringspunkter så langt

• Utforming av strategien
  • Strategien må ha så få innsatsområder som mulig, helst kun ett eller to.
• Strategien skal være overordnet og peke ut en retning.
• Strategien må være ambisiøs for å dra organisasjonen i den ønskede retningen.
• Strategien må utformes på en måte som tilrettelegger for smidig tenkning og utvikling.
• De innsatsområdene som prioriteres i strategien, skal gjelde hele virksomheten og gå på tvers av avdelinger, slik at virksomheten ikke legger opp til silotenkning.
• Gjennomføring av strategien
  • Strategien skal brukes til å nedprioritere og for å si nei til både forslag og oppgaver.
• Strategien må tilrettelegge for at beslutningene kan tas så langt ned i organisasjonsstrukturen som mulig.
• Toppledergruppen er ikke et beslutningsorgan, men et strategisk organ som drøfter saker og peker ut retning.
• Rapporteringen må være enkel, og målinger skal kun brukes som indikatorer, ledelsen må gjøre kvalitative vurderinger av måloppnåelse.
• Strategien kan ikke skape en kultur som medvirker til innovasjon og utvikling, det må lederne gjøre.