Denne fasen i virksomhetsstyringen omfatter prosesser for å utarbeide og forankre plandokumenter som konkretiserer hva som må gjennomføres for å nå de fastsatte målene.
Det kan dreie seg om å utarbeide virksomhetsplan, handlingsplan eller lignende plandokumenter. Planene beskriver hvem som har ansvar for å gjennomføre drifts- og utviklingsoppgavene, og ofte hva som er tidsfristen for å sette dem ut i livet.
Forhåndsutrede tiltak
For å kunne ta gode og kunnskapsbaserte beslutninger om hvilke tiltak og oppgaver virksomheten skal prioritere, er det krav i utredningsinstruksen om å forhåndsutrede tiltak før de blir iverksatt. Forhåndsutredninger skal bidra til god planlegging og prioritering av tiltak på kort og lang sikt.
Utredningsinstruksen gjelder for små og store tiltak. Den gjelder også alle typer tiltak, som for eksempel informasjonstiltak, regelverksendringer eller investeringer. Ved å besvare de seks spørsmålene i utredningsinstruksen vil virksomheten ha et godt grunnlag for å prioritere tiltak og oppgaver som gir best måloppnåelse og ivaretar samfunnsoppdraget. For større tiltak skal det gjennomføres samfunnsøkonomiske analyser. I forhåndsutredninger skal (forventede) positive og negative virkninger for alle berørte grupper i samfunnet tas med.
Fastsette og tildele ressursrammer
I budsjetteringen blir planene tildelt ressurser. Med budsjettering menes i denne sammenheng prosesser for å fastsette og tildele ressursrammer (økonomiske og menneskelige) knyttet til fastsatte mål og oppgaver.
Planer med tilhørende budsjetter blir etablert på flere nivåer i virksomheten, for eksempel virksomhetsnivå, avdelingsnivå og seksjonsnivå. Ved behov blir det også utarbeidet planer og budsjetter for programmer, prosjekter eller produkter/tjenester. Det er viktig at arbeidet med planer og budsjetter er godt samkjørt, slik at planene blir realistiske.
Tidfeste ressursbruk og levering
For å få et best mulig styringsgrunnlag gjennom året, er det hensiktsmessig å periodisere. Det vil si å tidfeste i plandokumentet når aktiviteter planlegges gjennomført, og når produkter eller tjenester forventes levert. Tilsvarende gjelder for budsjettene.
Periodiserte kontantbudsjetter kan brukes for å tidfeste når inn- og utbetalinger forventes å skje. Denne type budsjett er egnet for bevilgningskontroll. Periodiserte inntekts- og kostnadsbudsjetter kan brukes for å tidfeste når kostnader (ressursforbruk målt i kroner) forventes påløpt og inntekter forventes opptjent. Denne type budsjett er egnet for kostnads- og inntektskontroll.
Den enkelte virksomhet må vurdere hvilke planer, budsjetter og regnskapsinformasjon den trenger for å kunne følge opp om virksomheten oppnår de fastsatte målene med effektiv ressursbruk og uten merforbruk ved årets slutt.