Internkontroll i staten

Hva er internkontroll?

Internkontroll er et lederansvar, og er en nødvendig forutsetning for god styring. Mens styring handler om å fastsette hva vi skal oppnå, og gi retning for virksomheten (gjøre de riktige tingene), vil en effektiv internkontroll understøtte styringen gjennom å definere hvem som har ansvar for hva, og hvordan gjennomføre oppgavene effektivt for å nå mål og overholde krav (gjøre tingene vi har bestemt oss for riktig første gang). 

God internkontroll i oppgavegjennomføringen bidrar til kvalitet og effektivitet i produktene og tjenesteleveransene. For å få til dette må dere ha god kontroll med:

• innsatsfaktorene
• aktivitetene og prosessene hvor innsatsfaktorene omformes til produkter og tjenester

Internkontroll er mye mer enn etterkontroll og kontrollaktiviteter knyttet til gjennomføringen av konkrete oppgaver, aktiviteter og prosesser. Internkontroll handler like mye om å forebygge uønskede hendelser og legge til rette for god styring og måloppnåelse på alle nivåer i virksomheten. Internkontroll omfatter også virksomhetsovergripende systemer og strukturer. Eksempler på dette er:

• fullmakter og fordeling av roller og ansvar
• policyer og prosedyrer
• kompetanse
• kultur og holdninger

Internkontroll er dermed ikke «et system eller en pakke» dere kan kjøpe, men en kontinuerlig prosess som dere må tilpasse og justere i tråd med at forutsetninger, rammer og risiko endrer seg. Det å etablere, gjennomføre og følge opp internkontroll skal derfor inngå som en integrert del av virksomhetsstyringen, det vil si i de plan-, gjennomførings-, og oppfølgingsprosessene dere allerede har. På denne måten blir ikke internkontroll noe «i tillegg til» eller «på siden av» virksomhetsstyringen, men en integrert del av virksomhetsstyringen. 

Les mer om hva vi forstår med begrepet internkontroll

Hvorfor er det nødvendig med internkontroll?

Statlige virksomheter er underlagt økonomiregelverket som stiller krav til internkontroll, det er derfor ikke valgfritt å etablere internkontroll.

Internkontroll er viktig for effektiv bruk av felleskapets midler og en forutsetning for god styring og måloppnåelse. Statlige virksomheter forvalter fellesskapets midler og leverer produkter og tjenester som er av stor betydning både for den enkelte innbygger og for samfunnet som helhet. For den enkelte innbygger er det avgjørende at statlige produkter og tjenester har god kvalitet og blir levert på en effektiv måte. God internkontroll gir rimelig sikkerhet for at det eksempelvis blir fattet riktige vedtak, at utbetalinger er rettidige og korrekte, at diagnoser er korrekte, og at behandlingen er effektiv. 

For samfunnet som helhet er god internkontroll i oppgaveutførelsen i statlige virksomheter avgjørende for legitimitet, effektiv ressursbruk og oppfyllelse av fastsatte mål og forventede effekter. Statlige virksomheter baserer sin virksomhet på grunnleggende forvaltningsverdier som likebehandling, rettsikkerhet, nøytralitet, faglig uavhengighet og effektivitet. Nyere forvaltningsverdier er også brukerorientering, åpenhet og involvering. En effektiv internkontroll vil bidra til at statlige virksomheter utfører oppgavene sine i tråd med disse forvaltningsverdiene.

Systematisk arbeid med internkontroll med bruk av DFØs metode

For å være effektiv må internkontrollen være integrert i driften og være bygget inn i oppgaveutførelsen på en måte som sikrer systematikk og kvalitet også når virksomhetens systemer og rutiner blir utsatt for negativ og uforutsett påvirkning. Dette gir både ledere og medarbeidere en trygghet for at oppgavene mestres,  at de blir utført med forventet kvalitet og effektivitet og i tråd med gjeldene lover og regler.

DFØs metode for å etablere og forbedre internkontrollen er en generell tilnærming til arbeidet med internkontroll. Se figurene på siden Verktøy til internkontroll. Metoden kan dere bruke på ulike nivåer i virksomheten – fra virksomhetsnivå helt ned til operative prosesser og prosjekter. Metoden legger til rette for en strukturert og systematisk tilnærming til arbeidet med internkontroll. DFØs metode for internkontroll består av to hoveddeler:

• et fundament for god internkontroll som omfatter styrings- og kontrollmiljø og informasjon og kommunikasjon
• en prosess i seks steg for å etablere og forbedre internkontrollen systematisk. Prosessen kaller vi internkontrollprosessen, og den består av seks steg:
  • planlegging
  • risikovurdering
  • utforming av risikoreduserende tiltak
  • implementering av risikoreduserende tiltak
  • oppfølging
  • rapportering

Det er viktig å merke seg at selv om internkontrollprosessen beskrives som en prosess i seks steg, vil flere av stegene kunne overlappe hverandre i tid, og de blir ikke nødvendigvis gjennomført i en stringent rekkefølge. Eksempelvis må de to første stegene planlegging og risikovurdering ses i nær sammenheng, videre vil utforming og implementering av tiltak henge tett sammen, og oppfølging og rapportering. Det vil også være situasjoner hvor det ikke er behov for å utforme og implementere nye tiltak, men bare følge opp eksisterende. I slike tilfeller vil stegene utforming og implementering ikke være aktuelle.

Metoden bygger på to internasjonale og anerkjente rammeverk for internkontroll og kvalitet:

• COSO – Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
• ISO-standarden 9001:2015 Ledelsessystem for kvalitet