DFØs verktøykasse til internkontroll består av 14 maler, sjekklister, idébanker og veiledninger. Under er det illustrert hvor i internkontrollprosessen de enkelte verktøyene er særlig relevante.
Har du innspill til andre relevante verktøy i arbeid med internkontrollen vil vi gjerne høre fra deg. Da kan du hjelpe andre statlige virksomheter med sin internkontroll.
På virksomhetsnivå
Trekanten i midten av figuren representerer virksomheten. Virksomhetens samfunnsoppdrag skal bli utført på en slik måte at de tre internkontrollmålsettingene målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler blir oppfylt.
Virksomhetens evne til å oppfylle mål og krav påvirkes av virksomhetens styrings- og kontrollmiljø og av hvordan informasjons- og kommunikasjonsflyten fungerer i virksomheten. Disse to elementene ligger som et fundament for virksomhetens internkontroll og inngår som en del av trekanten i figuren. Fundamentet utgjør en viktig premiss for hvordan internkontrollen blir etterlevd og fungerer i praksis.
Planlegging
Planlegging innebærer å fastsette rammer og ressurser for arbeidet med internkontroll. Rammene og ressursene er basert på virksomhetsledelsens ambisjonsnivå for internkontrollen.
Risikovurdering
Risikovurdering innebærer å identifisere risikoer som kan true oppfyllelsen av virksomhetens mål og krav, herunder de tre internkontrollmålsettingene (målrettet og effektiv drift, overholdelse av lover og regler og pålitelig rapportering). Videre vil risikovurderinger gi grunnlag for å vurdere behovet for forbedringer i form av tiltak og prioritere hva som bør følges opp. Risikovurderinger er derfor et nyttig verktøy for å få til en risikobasert internkontroll.
Utforming
Utforming av tiltak innebærer å identifisere aktuelle tiltak som kan redusere den aktuelle risikoen til et akseptabelt nivå, og å vurdere å prioritere mulige tiltak ut fra en kost–nyttevurdering. Når et tiltak er valgt, må det utformes og beskrives. Å utforme et tiltak kan innebære både å utforme nye tiltak og å forbedre eksisterende tiltak. Arbeidet med å utforme tiltak vil foregå i tre trinn:
- Identifisere aktuelle tiltak
- Vurdere, prioritere å beslutte tiltak
- Utforme og dokumentere besluttede tiltak
Implementering
Implementering av tiltak innebærer å iverksette besluttede tiltak, slik at de blir etterlevd og gir varig effekt. Gjennom ulike implementeringsaktiviteter blir nye eller oppdaterte tiltak gjort kjent og forankret i virksomheten.
Oppfølging
Oppfølging innebærer en systematisk vurdering av internkontrollsystemet, og om internkontrollen blir etterlevd og fungerer som forutsatt. Gjennom oppfølgingen får ledelsen informasjon om virksomheten har målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og om lover og regler blir etterlevd, samt om implementerte tiltak blir etterlevert og gir ønsket effekt. Resultatene fra oppfølgingen vil gi verdifulle innspill til forbedringsarbeidet i virksomheten.
Rapportering
Rapportering innebærer at resultater fra oppfølgingen på lavere nivåer blir rapportert til riktig nivå, og at rapportert informasjon blir sammenstilt, analysert og integrert i øvrig rapportering. Rapporteringen skal også kunne gi virksomhetsleder et kvalifisert grunnlag for å konkludere og rapportere til overordnet departement om tilstanden på virksomhetens samlede internkontroll.