Eksempler på bruk av nøkkeltall

Denne siden viser hvordan du kan bruke nøkkeltall i styringsdialogen, der du følger med på virksomhetens økonomiske status og utvikling, hvordan virksomheten bruker ressurser og forvalter anleggsmidler, og om det er behov for tiltak.

Nøkkeltall kan bestå av
  • et tall, som driftskostnader
  • en andel, som lønnsandel av driftskostnader
  • et tall per årsverk eller månedsverk, som driftskostnader per årsverk

De fleste nøkkeltall fra et periodisert regnskap er kjent fra «kontantverdenen».
Kontantregnskapstall erstattes med tilsvarende periodiserte regnskapstall.
Eksempel: Driftsutgifter endres til driftskostnader.
Noen periodiserte nøkkeltall er imidlertid helt nye. Nødvendige regnskapstall finnes ikke i kontantregnskapet.
Eksempler: Bevilgningsandel, verdi anleggsmidler og avskrivningsandel

Inflasjonsjustering

Hvis du skal sammenligne utfall for nøkkeltall over flere år, kan det være hensiktsmessig å justere regnskapstallene for inflasjon, slik at det er mulig å sammenligne reelle, fremfor nominelle, tall.

1. Økonomisk status og utvikling

Få oversikt over inntekter

Typiske spørsmål:

  • Hvordan utvikles nivå og sammensetning av inntektene?
  • Hvordan utvikles bevilgningsandelen?
Nøkkeltall som gir oversikt over inntektene
NøkkeltallDriftsinntekter (samlet og fordelt på salg, leie, gebyrer, bevilgninger m.m.)
Bevilgningsandel (inntekt fra bevilgninger / driftsinntekter)
BetydningInntektene viser virksomhetens finansiering.  Vesentlige endringer i driftsinntektene påvirker aktivitetsnivået.
Jo høyere bevilgningsandel, desto sikrere finansiering av virksomhetens samfunnsoppdrag.
Nøkkeltallene kan være nyttige både i ettårig og langsiktig perspektiv.
Oppfølgings-
spørsmål
Er status og utvikling som forventet?
Trengs det tiltak?

 

Få oversikt over kostnader

Typiske spørsmål:

  • Hvordan utvikles nivå og sammensetning av kostnadene?
  • Hvordan utvikles kostnadene per årsverk?
Nøkkeltall som gir oversikt over kostnadene
NøkkeltallDriftskostnader (samlet og fordelt på lønn, konsulenter, reise og diett, husleie m.m.)
Driftskostnader per årsverk 
Lønnsandel av driftskostnader (lønnskostnader / driftskostnader)
Betydning

Kostnadene viser ressursbruk. Vesentlige endringer i driftskostnadene påvirker aktivitetsnivået.
Særlig kostnader per årsverk kan være nyttig for å følge med på ressursbruken over tid, og for å sammenligne på tvers.
Lønnsandel sier hvor stor andel av kostnadene som er bundet opp i lønn til ansatte. Jo større lønnsandel, desto mindre økonomisk handlingsrom.

 

Nøkkeltallene kan være nyttige både i ettårig og langsiktig perspektiv.

Oppfølgings-
spørsmål
Er status og utvikling som forventet?
Trengs det tiltak?
Situasjoner som krever tettere oppfølging

Departementet kan ha behov for tettere oppfølging av underliggende virksomhets økonomistyring. Eksempler:

  • virksomheten har tidligere hatt utfordringer med bevilgningskontroll
  • prognoser for inn- og utbetalinger gjennom året tilsier vesentlige avvik fra årets bevilgninger

Periodisert regnskap, særlig informasjon om kortsiktig gjeld og kortsiktige fordringer, kan være nyttig tilleggsinformasjon i virksomhetens arbeid med kontantprognoser.

Følg opp virksomhetens inntekter og utgifter – bevilgningskontroll

Typisk spørsmål:
Tilsier årsprognosene for inn- eller utbetalinger gjennom året god bevilgningskontroll, eller kan det bli vesentlige avvik fra bevilgninger ved årets slutt?

Nøkkeltall for bevilgningsoppfølging – inntekter og utgifter
NøkkeltallÅrsprognose innbetalinger 
Årsprognose utbetalinger 
BetydningInnbetalinger og utbetalinger
Hvis årsprognosene tilsier vesentlige avvik fra bevilgninger, bør virksomheten iverksette tiltak.

Nøkkeltallene er nyttige i et ettårig perspektiv.
Oppfølgings-
spørsmål

Dersom årsprognosene gjennom året tilsier vesentlige avvik:

Hva skyldes avvikene?

- at virksomheten ikke har gjennomført aktiviteter eller skapt inntekter som planlagt (avvik mellom kontantbudsjett og kontantregnskap)?

- at virksomheten har fått ny informasjon som endrer aktiviteter eller aktivitetsnivå resten av året (behov for å tilpasse budsjett resten av året)? 

 

Bruker virksomheten informasjon fra balansen om kortsiktige fordringer og kortsiktig gjeld i arbeidet med årsprognoser for inn- og utbetalinger?


Er virksomheten særlig oppmerksom på inn- og utgående fakturaer og lønnskostnader i prognosearbeidet?


Har virksomheten iverksatt tiltak for å unngå vesentlige avvik ved årets slutt?

2. Effektiv ressursbruk

Situasjoner som krever mer innsikt

I enkelte situasjoner er det nødvendig med mer innsikt i ressursbruken, for eksempel for å

  • vurdere bevilgningsendringer
  • følge opp ressursbruk, og påse effektiv ressursbruk
  • imøtekomme politisk oppmerksomhet om prioriteringer

Bruk informasjon om ressursbruk ved vurdering av bevilgningsendringer

Innsikt i underliggende virksomhets kostnader (ressursbruk) er nyttig hvis det er behov for å vurdere bevilgningsendringer. Behov for bevilgningsendringer kan for eksempel skyldes vesentlige endringer i arbeidsoppgaver, arbeidsmengde, effektiviseringskrav m.m.  

Typisk spørsmål:

  • Hvordan har driftskostnadene, og driftskostnader per årsverk, utviklet seg de siste årene?

Nøkkeltall for oppfølging av kostnader
NøkkeltallDriftskostnader (samlet og fordelt på lønn, konsulenter, reise og diett, husleie m.m.)
Driftskostnader per årsverk
Betydning

Analyser og vurderinger av kostnadsnivå og kostnader per årsverk over tid gir et bilde av ressursbruken, og de kan brukes som referanseramme for å vurdere reduksjon eller økning av bevilgninger, gitt endringer i andre rammebetingelser.

 

Nøkkeltallene kan være nyttige både i ettårig og langsiktig perspektiv.

Oppfølgings-

spørsmål

Hvis kostnadene er redusert over tid:

Skyldes det at virksomheten
- har fått mindre bevilgninger og derfor redusert aktivitetsnivå? 
-  har effektivisert, eller gjennomført kostnadskutt? 
 

Hvis kostnadene har økt over tid: 

Skyldes det at virksomheten
- har fått økt bevilgning på grunn av nye arbeidsoppgaver eller større arbeidsmengde, og derfor økt aktivitetsnivå? 
-  ikke har prioritert effektivisering eller kostnadskutt?

Følg opp effektiv ressursbruk

Hvis du skal følge opp effektiv ressursbruk, har du behov for innsikt i sammenhengen mellom ressursbruk (kostnader) og resultater.

Dette kan være aktuelt ved endrede rammebetingelser, som for eksempel:

  • høyere krav til produktiviteten
  • økende arbeidsbyrde etter lovendring
  • markant utvidet brukergruppe

Analyse og vurdering av volum, kostnad og kvalitet for utvalgte produkter eller tjenester kan brukes til å belyse produktiviteten over tid.
(Slike analyser og vurderinger forutsetter at virksomheten kan fremskaffe denne typen sammensatt styringsinformasjon.)

Nøkkeltall for vurdering av produktivitet
Nøkkeltall

Kostnad per produkt eller tjeneste

Antall produkter eller tjenester produsert, for en gitt  kostnad

BetydningNøkkeltallene kan være nyttige både i ettårig og langsiktig perspektiv.

Oppfølgings-

spørsmål

Er effektiviseringstiltak årsaken til en eventuell økt kostnadseffektivitet? 
Trengs det tiltak?

Imøtekom politisk oppmerksomhet om prioriteringer

Politisk press eller debatt krever at virksomheten har rigget seg for å kunne omtale eller belyse ressursbruken. De må vise vurderinger eller analyser av ressursbruk og prioriteringer.

Analyser og vurderinger av hvordan kostnadene utvikler seg over tid for ulike prioriteringer kan brukes som referanseramme for å

  • følge med på samsvar mellom ressursbruk og det som skal prioriteres, jf. instruks og tildelingsbrev, virksomhetens strategi m.m.
  • sammenligne utviklingen av andel driftskostnader per prioritering over tid

Prioriteringer kan f.eks. være oppdrag i tildelingsbrev, tjenesteområder, satsningsforslag, prosjekter eller målgrupper.

Slike analyser og vurderinger forutsetter at virksomheten kan fremskaffe denne typen sammensatt styringsinformasjon.

Typiske spørsmål:

  • Hva koster utvalgte prioriteringer?
  • Er det godt samsvar mellom virksomhetens ressursbruk og prioriteringer?
Nøkkeltall for vurderinger eller analyser av ressursbruk
NøkkeltallDriftskostnader per prioritering
Andel driftskostnader per prioritering
Betydning

Driftskostnader per prioritering viser ressursbruk per prioritering.

Andel driftskostnader per prioritering viser relativ prioritering. Begge nøkkeltall kan brukes til å vurdere om det er godt samsvar mellom ressursbruk og prioriteringer. 

 

Nøkkeltallene kan være nyttige både i ettårig og langsiktig perspektiv.

Oppfølgings-

spørsmål

Bruker virksomheten ressursene i henhold til prioriteringer i sentrale styringsdokumenter?
Hvis ikke, hva er årsaken?
Bør virksomheten justere ressursbruken?

3. Forsvarlig forvaltning av anleggsmidler

I en situasjoner hvor virksomheten ber om bevilgninger til å reinvestere i anleggsmidler kan departementet ha behov for mer innsikt i forvaltningen av anleggsmidlene.

Slik innsikt kan for eksempel være

  • anleggsmiddelets avskrivningsandel
  • anleggsmiddelets driftskostnader
  • statistikk over tilgjengelighet eller oppetid, kvalitet på utbytte, klager m.m.

Få oversikt over anleggsmidler

Typiske spørsmål:

  • Hva er verdien av virksomhetens anleggsmidler?
  • Hvordan har verdien av anleggsmidlene utviklet seg over tid?
  • Hvor mye av anleggsmidlene er avskrevet?
Nøkkeltall som gir oversikt over anleggsmidlene
Nøkkeltall

Verdi anleggsmidler

Avskrivningsandel (akkumulerte avskrivninger / anskaffelseskost)
Opprettholdelsesgrad (årets investeringer / anskaffelseskost ved årets salg og avhending + årets avskrivnings- og nedskrivningskostnader)

Betydning

Verdi anleggsmidler over tid viser om virksomheten opprettholder, bygger opp eller bygger ned anleggsmidlene. 
Avskrivningsandel viser hvor stor andel av anleggsmidlene som er avskrevet over tid. Jo høyere avskrivningsandel, desto mer presserende kan det være å reinvestere.
Opprettholdelsesgrad viser om virksomheten har opprettholdt verdien av anleggsmidlene et aktuelt år.

 

Nøkkeltallene er mest nyttige i et langsiktig perspektiv.

Oppfølgings-

spørsmål

Er utviklingen av verdi anleggsmidler, avskrivningsandel og opprettholdelsesgrad som forventet?
Har det vært vesentlige endringer som departementet bør kjenne til? (investering, avhending, salg eller nedskrivning)

Har virksomheten planer om reinvestering de nærmeste årene?  
Hvordan skal eventuell reinvestering finansieres?
Hva er konsekvensene av å la være å reinvestere eller å utsette reinvestering?

Oversikt over verdien av anleggsmidler kan være nyttig både i et ettårig og langsiktig perspektiv.

Vurder behov for reinvestering

Hvis du skal vurdere behovet for reinvestering, trenger du innsikt i forvaltningen av anleggsmidler.

Sentralt spørsmål:

  • Hvor mye av verdien gjenstår for et anleggsmiddel eller en anleggsgruppe?
Nøkkeltall for å vurdere behov for reinvestering
NøkkeltallAvskrivningsandel (akkumulerte avskrivninger / anskaffelseskost)
BetydningAvskrivningsandelen viser hvor stor andel av et anlegg eller en anleggsgruppe som er avskrevet over tid. Jo høyere avskrivningsandel, desto mer presserende kan det være å erstatte anleggsmiddelet.
Den er grunnlag for å vurdere behovet for reinvestering.

Oppfølgings-

spørsmål

Hva er konsekvensene av å la være å reinvestere?
Når bør det senest reinvesteres?
Har virksomheten klart å frigjøre nok midler til å reinvestere?
Hvis nei, er et mulig å omprioritere bevilgninger?
Oppdatert: 25. mars 2024

Kontakt

Har du spørsmål om styring i staten, send en e-post til styring [at] dfo.no (styring[at]dfo[dot]no). Eller bestill et møte med oss i DFØ.

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.