Nedenfor omtales kravene i reglement for økonomistyring i staten og utfyllende bestemmelser om økonomistyring i staten til departementets instrukser til underliggende virksomheter, med noen kommentarer fra DFØ.
Kravene nedenfor framgår både av reglement for økonomistyring i staten og av de utfyllende bestemmelser om økonomistyring i staten.
Det vises underveis til veiledning til hovedinstruks, som er delt i fem deler (A–D) og tar for seg temaer som er relevante å omtale i hovedinstruksen.
Les veiledning om hensikten med departementets instruks.
Departementene skal fastsette instrukser
I reglement for økonomistyring i staten, § 3 (pdf) om fastsettelse av utfyllende regler er det stilt følgende krav: «Departementene skal fastsette instrukser innenfor rammen av reglementet både for departementet og underliggende virksomheter.»
Kravet framgår også av bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 1.3 (pdf).
Reglement for økonomistyring i staten utgjør sammen med bestemmelser om økonomistyring i staten, rammen for departementets instrukser. Dersom det er gitt unntak for virksomheten fra deler av regelverket, bør dette framgå av instruksen.
Les hvordan innledningen i hovedinstruksen kan formuleres (del A)
Tilpasse innholdet i instruksene
Reglement for økonomistyring i staten, § 4 Grunnleggende styringsprinsipper (pdf) stiller krav om at «Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet.»
Dette kravet gjelder også ved utforming av instrukser.
Beskrive myndighet og ansvar
Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 1.3 Myndighet og ansvar (pdf) inneholder følgende krav: «Departementet skal fastsette instrukser som beskriver myndighet og ansvar mellom departementet og virksomheten, herunder de innbyrdes forholdene mellom departementet, eventuelt styre og virksomhetslederen.»
Departementets instruks skal beskrive virksomhetens ansvar og hvilken myndighet virksomheten har fått delegert. Instruksen skal også tydeliggjøre hvilket departement som har det overordnede administrative ansvaret for virksomheten og hvilket eller hvilke departement som har det faglige ansvaret.
Dersom virksomheten ledes av et styre, skal ansvars- og oppgavefordelingen mellom departement, styre og virksomhetsleder beskrives.
Les veiledning om departementets myndighet og ansvar (del B1)
Les veiledning om virksomhetens myndighet og ansvar (del B2)
Les veiledning om bruk av styrer i staten, del II Ansvars- og oppgavefordeling (pdf)
Ha dialog med virksomheten
Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 1.4 Generelt om styringsdialogen (pdf) stiller følgende krav: «Departementet skal i samråd med virksomheten fastsette styringsdialogens form og innhold, herunder definere styringsdokumenter, møtefrekvens, rapporteringskrav med mer.»
Dette kravet gjelder også for departementets instrukser til underliggende virksomheter. DFØ anbefaler at instruksen beskriver det i styringsdialogen som har varig karakter. Det som gjelder det enkelte året, formidles typisk i tildelingsbrevet.
Les veiledning om fastsettelse av styringsdialogen i instruks (del D)
Publisere og sende Riksrevisjonen
Reglement for økonomistyring i staten, § 3 (pdf) stiller følgende krav: «Gjenpart av instruksene skal sendes Riksrevisjonen.»
Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 1.3 (pdf) stiller krav til publisering: «Gjeldende instrukser til underliggende virksomheter, herunder eventuelle styreinstrukser, skal være publisert på departementets nettsider.»
Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 2.2 (pdf) stiller tilsvarende krav til publisering for virksomheten:
«Gjeldende instrukser fra overordnet departement, herunder eventuell styreinstruks, skal være publisert på virksomhetens nettsider.»
Sette rammer for virksomhetens interne styring
Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 2.2 (pdf) inneholder omtale av virksomhetenes myndighet og ansvar: «Virksomhetens ledelse har innenfor rammene som stilles i instrukser fra overordnet departement, tildelingsbrevet, andre vedtak og gjeldende lover og regler, myndighet til å iverksette nødvendige tiltak innenfor sitt ansvarsområde.»
Les veiledning om virksomhetens myndighet og ansvar (del B2)
Les veiledning om krav til virksomhetens interne styring i instruksen (del C)
Vise valgt regnskapsprinsipp
Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 3.2.2 (pdf) Virksomhetens plikt til å føre regnskap stiller følgende krav: «Valg av regnskapsprinsipp skal skje i samråd med overordnet departement. Det valgte prinsipp skal framgå av tildelingsbrev eller instruks.»
DFØ anbefaler at virksomhetens regnskapsprinsipp blir omtalt i instruksen, siden det har en varig karakter.
Delegere forvaltning av tilskudds- og stønadsordninger
Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 6.2.4.1 (pdf) Tilskuddsforvaltere innenfor statsforvaltningen stiller følgende krav til departementets delegering av tilskuddsforvaltning til en underliggende virksomhet: «Tildeling av myndighet skal skje i instruks eller tildelingsbrev. Departementet skal ved delegering vise til tilskuddsregelverket.»
Tilsvarende krav er stilt i bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 7.2.4.1 (pdf) ved forvaltning av stønadsordninger.