Hovedinstruks del D: Styringsdialog

Begrepet styringsdialog brukes som en samlebetegnelse på styringsdokumenter, rapporter og møter av styringskarakter mellom departementet og den underliggende virksomheten. Styringsdialogen skal dokumenteres.

Tydeliggjøringen av styringsdialogens form og innhold kan skje i en arbeidsdeling mellom hovedinstruksen og tildelingsbrevet:

• Hovedinstruksen bør gi den faste rammen for styringsdialogen; det vil si hvilken type kontakt og dokumenter som skal ligge til grunn for styringen.
• Tildelingsbrevet bør konkretisere disse rammene. Dette kan for eksempel skje i en styringskalender som inneholder møtedatoer, frister, referanse til sentrale dokumenter og lignende.

Tydelige rammer for styringsdialogen i hovedinstruksen kan avlaste tildelingsbrevet.

Hvis flere enn ett departement har en rolle i etatsstyringen av virksomheten kan hovedinstruksen avklare hvilken myndighet og ansvar disse har overfor virksomheten.

Hvilke dokumenter inngår i styringsdialogen?

Hovedinstruksen kan omtale hvilke styringsdokumenter som inngår i styringsdialogen.

Aktuelle dokumenter i styringen vil være:

• hovedinstruks
• tildelingsbrevet og supplerende tildelingsbrev
• årsrapporten med årsregnskap
• periodiske rapporteringer, som halvårsrapport og tertialrapporter
• referater fra etatsstyringsmøter og andre styringsmøter
• eventuelt andre dokumenter med styringsinnhold

Hvilke styringsmøter skal departementet og virksomheten ha?

Med styringsmøter menes møtene der departementet opptrer i rollen som etatsstyrende departement. Dette kan for eksempel være:

• Faste etatsstyringsmøter:
  Dette er møter mellom et departement og en underliggende virksomhet som er en fastlagt del av styringsdialogen, og der departementet utøver etatsstyring. Vanlige tema er; virksomhetens årsrapport, halvårs- eller tertialrapporter.
• Andre styringsmøter:
  Dette kan være møter knyttet til større oppdrag, investeringer, samhandling på tvers av sektorer, internasjonalt engasjement eller annet.

Hovedinstruksen kan omtale antall møter, deltagelse, dagsorden, prosess og ansvar for referatføringer for både faste styringsmøter og styringsmøter som avholdes ved behov. Tilpass struktur og innhold for styringsmøter til relasjonen og type virksomhet.

Styringsdialogen skal dokumenteres. I denne delen av instruksen kan departementet utdype hvordan referat fra styringsmøter skal føres, og hvordan annen styring skal dokumenteres.

Faglige møter mellom departementet og virksomheten

Det er behov for kontakt og møter mellom departementet og virksomheten utover det som skjer i styringsdialogen. Enkelte departementer kaller slike møter for fagdialog, mens andre bruker andre begreper.

I slike møter opptrer departementet i utgangspunktet i en faglig rolle. Her kan for eksempel målet være å utveksle synspunkter og informasjon knyttet til faglige spørsmål, forslag og saker.

Hvis hovedinstruksen inneholder prinsipper eller retningslinjer for slike møter, kan dette bidra til en mer avklart og fruktbar faglig dialog.

For både departementet og virksomheten er det en fordel å ha et bevisst og avklart forhold til grenseoppgangen mellom ulike typer møter, ved å være tydelige på hva som er styring og styringssignaler. Det kan i praksis være glidende overganger mellom møter av faglig karakter og styringsmøter. Møter om faglige spørsmål kan for eksempel gi behov for styring, eller også omhandle spørsmål som er relevant for styringen. Det som hører inn under en styringsdialog skal dokumenteres skriftlig, slik regelverket krever. I de tilfellene der tema som tilhører styringsdialogen omtales i faglige møter, kan dette løses ved at det enten referatføres eller at det sendes et brev i etterkant, fra departement til underliggende virksomhet, som dokumenterer møtets styringsrelaterte innhold.

Annen dialog, involvering og informasjonsutveksling

Departementet kan vurdere om det er behov for å sette rammer for hvordan virksomheten holder departementet informert på utvalgte områder, tema eller type samarbeid. Faste rammer kan omtales i hovedinstruksen, mens andre mer aktuelle eller tidsbegrensede kan omtales i det årlige tildelingsbrevet.

Eksempler på temaer der departementet kan sette rammer

• EØS-regelverk og annet internasjonalt regelverk
• fagområder med stor politisk oppmerksomhet
• medieomtale eller vesentlige hendelser
• dialog eller samarbeid med andre virksomheter, institusjoner o.l.
• høringsinnspill og behandling av høringsinnspill o.l.
• statistikk og datafangst
• rapportering, for eksempel på likestilling og inkludering