Uttalelsen gjelder om kravet om elektronisk fakturamottak også gjelder ved utbetaling av tilskudd. Den henviser til bestemmelsene punkt 5.3.5.1 og 6.3.
Tolkningsuttalelse fra DFØ av 29. mars 2011
Mottaker: Norges forskningsråd
Publisert: 15. februar 2017
Kravet om mottak av elektroniske fakturaer som i juni 2010 ble tatt inn i bestemmelser om økonomistyring i staten (”bestemmelsene”) punkt 5.3.5.1 Fakturamottak, er som følger:
”Virksomheten skal kunne ta imot elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter på fastsatt standardformat. Dersom virksomheten mottar elektroniske fakturaer eller andre utbetalingsdokumenter på et annet format enn standardformatet, kan disse omgjøres til standardformatet. Omgjøringen må foretas på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres. Dersom virksomheten mottar papirfakturaer, skal fakturaene omgjøres til elektronisk form. Andre utbetalingsdokumenter som mottas på papir, skal omgjøres til elektronisk form med mindre dette ikke er effektivt for virksomheten. Omgjøringen må foretas på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres.”
Kravet i første avsnitt, første setning innebærer at utbetalingsdokumenter som kommer til virksomheten i et fastsatt standardformat, skal kunne tas i mot av virksomheten. Et standardformat fastsettes av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet [nå Kommunal- og moderniseringsdepartementet] for fakturaer og kreditnotaer. Kravet får normalt ikke konsekvenser for tilskudd, jf. at det ikke fastsettes et standardformat for disse utbetalingsgrunnlagene.
Det er verdt å merke seg at kravet er tatt inn som del av bestemmelsene punkt 5.3 som omhandler anskaffelser. Tilsvarende krav er ikke tatt inn i bestemmelsene punkt 6.3 om tilskuddsforvaltning. Tilskudd skiller seg fra anskaffelser bl.a. ved at den statlige virksomheten ikke mottar ytelser fra tilskuddsmottakeren. En faktura som et salgsdokument fra leverandører brukes derfor normalt ikke ved tilskudd. Dersom det for enkeltordninger med tilskudd likevel er lagt opp til å bruke faktura og tilskuddsmottakeren sender et slikt dokument i standardformatet, må regelverkskravet forstås slik at virksomheten (tilskuddsforvalteren) også skal kunne ta imot dette utbetalingsgrunnlaget.
Kravet i andre avsnitt, andre setning i sitatet over om å omgjøre til elektronisk form andre utbetalingsdokumenter (enn fakturaer), gjelder ikke for tilskudd. Det følger av at de nye kravene er knyttet til anskaffelser. Bestemmelsene er likevel selvsagt ikke til hinder for at virksomheten kan velge å omgjøre slik dokumenter til elektronisk form. Også for mange tilskuddsordninger vil det være fordeler ved å bruke elektroniske dokumenter, blant annet for å få en mer effektiv og enhetlig behandling i virksomheten.