Tolkningsuttalelse om kasseløsninger for gebyrinntekter

Tolkningsuttalelse fra DFØ av 7. mars 2014
Mottaker: Politidirektoratet
Vår referanse: 14/147-2
Publisert: 15. februar 2017

I økonomiregelverket skilles det mellom kasser for kontantsalg og håndkasser. Rammene for bruk av de kasseløsningene som er tillatt, er:

1. Hovedregelen for inntekter er at det for innbetalinger må benyttes enten reskontroløsning, jf. bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) pkt. 5.4.2, eller kasseapparat/terminal eller tilsvarende system, jf. bestemmelsene pkt. 5.4.6. Kontantsalg omfatter også kontant betaling av avgifter og gebyrer. Ved kontantsalg skal både kortbetalinger og kontante betalinger registreres på kasseapparat, terminal eller tilsvarende system. Betaler skal også gis kvittering som inneholder en beskrivelser av tjenesten som er mottatt.  Bestemmelsene pkt. 5.4.6 åpner for å bruke forhåndsnummererte bilag dersom virksomheten mottar betalinger sporadisk. En kvitteringsblokk med gjennomslag er tilstrekkelig til å oppfylle kravene til forhåndsnummererte bilag og kvittering til kunden. Gebyrinntekter til Politiet kan neppe sies å være sporadiske betalinger. Vi er kjent med at noen statlige virksomheter benytter betalingsterminal med kassefunksjonalitet. Terminalene kan registrere elektroniske kortinnbetalinger og overføre opplysningene direkte til regnskapssystemet. Utfordringen er at slike terminaler ikke har funksjonalitet for å registrere kontante innbetalinger. DFØ har tidligere fortolket at i slike tilfeller er det tillatt å benytte kvitteringsblokk med gjennomslag i tillegg til terminalen. Vilkåret for denne løsningen er at kontante innbetalinger kun mottas sporadisk. Dersom virksomheten mottar kontante innbetalinger regelmessig, må det benyttes et kasseapparat.
2. Iht bestemmelsene pkt. 3.7.3.5 er det tillatt for en virksomhet, dvs. hele Politi- og lensmannsetaten i ditt tilfelle, å opprette en fast håndkasse med en samlet beholdning begrenset oppad til kr 2 000. Slike kasser skal benyttes til dekning av mindre, tilfeldige utgifter, og skal ikke benyttes til utbetaling av forskudd (lønn, reise) eller godtgjørelser av noen art. Slike håndkasser skal med andre ord ikke benyttes til innbetalinger av gebyrer og andre inntekter. Departementet har myndighet til å skriftlig godkjenne at beholdningen utvides til flere kasser, f.eks. en per distrikt, eller et større samlet beløp.