Uttalelsen gjelder om det å bruke automatisk varemottak der virksomheten lager en innkjøpsforespørsel og samtidig registrerer varen som mottatt, er i tråd med økonomiregelverket. Den henviser til bestemmelsene punkt 2.5.2.2, 5.3.4 og 5.3.5.2.
Tolkningsuttalelse fra DFØ av 17. desember 2021
Mottaker: Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning (UNIT)
Vår referanse: 21/1598
Publisert: 8. april 2022
Vi forstår automatisk varemottak som at virksomheten lager en innkjøpsforespørsel til en leverandør, og samtidig registreres varen som mottatt i økonomisystemet.
Etter vårt syn er det to bestemmelser som er mest aktuelle i denne vurderingen. Det er krav til varemottak (bestemmelsene punkt 5.3.4) og krav til attestasjonskontroll for anskaffelser (bestemmelsene punkt 5.3.5.2).
Varemottak er regulert i bestemmelser for økonomistyring i staten («bestemmelsene») punkt 5.3.4:
«5.3.4 Varemottak
Virksomheten skal ha rutiner for kontroll av at mottatte varer er i henhold til bestilling, pakkseddel eller annen relevant dokumentasjon, og for hvilke tiltak som skal settes i verk dersom det er avvik. Omfanget av kontrollrutinene skal være tilpasset anskaffelses størrelse og kompleksitet.»
Med mindre det utføres ytterligere kontroller i etterkant av det automatiske varemottaket, tilsier dette etter vår vurdering at de aller fleste anskaffelser er lite egnet for automatisk varemottak. Det er fordi at omfanget av kontrollrutinene skal være tilpasset anskaffelsens størrelse og kompleksitet, og risikoen for at det oppstår avvik mellom leveranse og dokumentasjon i de fleste anskaffelser tilsier at automatisk varemottak er lite egnet.
Statlige virksomheter må utføre transaksjonskontroller av utgifter, herunder utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjonskontroller, jf. bestemmelsene punkt 2.5.2.1 og 2.5.2.2.
For utøvelse av budsjettdisponeringsmyndigheten må det kontrolleres at det er hjemmel for disponeringen, at den er i tråd med lover og regler, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disponeringen er forsvarlig. Vi forutsetter i det videre svaret vårt at anskaffelsen er bekreftet av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet.
Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Kravene til attestasjon for anskaffelser står i bestemmelsene punkt 5.3.5.2 [jf. også punkt 2.5.2.2]:
«5.3.5.2 Attestasjon
Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Den som attesterer, skal påse at nødvendige attestasjonskontroller er utført og ved det bekrefte at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag. Følgende attestasjonskontroller skal utføres ved anskaffelser:
a) at fakturaen inneholder opplysninger som viser hva anskaffelsen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og opplysninger for riktig betaling, registrering og kontroll
b) bestillingsdokumentasjon eller avtale mot fakturaen, med henblikk på pris, betalingsforpliktelse og andre relevante bestemmelser
c) varemottak eller tjenesteleveranse mot fakturaen, for å sikre at bestilt vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med de spesifikasjoner som er bestilt. Ved kjøp av tjenester, skal det kontrolleres at tjenesten er utført i samsvar med avtale, og at resultatet er tilfredsstillende
(…)»
For automatisk varemottak er det særlig bestemmelsens bokstav c) som er aktuell. I denne kontrollhandlingen skal man kontrollere varemottak mot fakturaen, for å sikre at virksomheten har fått det den har bestilt.
Det er ingen beløpsmessig grense for kravene til attestasjon etter bestemmelsene punkt 5.3.5.2. Dette betyr at alle utgifter skal attesteres. For de aller fleste anskaffelser tilsier dette kravet at automatisk varemottak er lite egnet, ettersom det er krav om kontroll av varemottak mot faktura. Den som attesterer må altså ha et grunnlag for å bekrefte at varene er mottatt og at de er i samsvar med bestillingen. Regelverket stiller imidlertid ikke krav til i hvilken form dette grunnlaget skal være (skriftlig eller muntlig bekreftelse, at attestanten selv observerer det, eller på annen måte).
Samlet sett tilsier bestemmelsene punkt 5.3.4 og punkt 5.3.5.2 at bruk av automatisk varemottak er lite forenelig med kravene i regelverket.
Samtidig setter ikke kravene i regelverket konkrete begrensninger for hvordan man skal registrere en innkjøpsforespørsel i systemet. Bestemmelsen punkt 5.3.4 om varemottak legger også opp til at omfanget av kontrollrutiner må sees i sammenheng med anskaffelsens størrelse og kompleksitet.
Det er eksempelvis ikke krav om at attestasjonskontrollen skjer samtidig som varemottaket. Dette tilsier at virksomheten kan benytte automatisk varemottak, og på et senere tidspunkt utføre kontrollen med varemottak mot faktura. Kontrollene kan likevel ikke skje senere enn at den som skal attestere, har nødvendig grunnlag for å bekrefte at faktura og leveranse stemmer overens. Virksomheten må da ha på plass rutiner som ivaretar kontroll av vare-/tjenestemottak mot bestilling/avtale, slik at det er mulig å utføre kontrollhandlingene vist til ovenfor.
Det er vanskelig for oss å komme med konkrete eksempler for når automatisk varemottak eventuelt skal kunne benyttes. For virksomheter som vurderer å benytte dette, vil det være sentralt for vurderingen at det er gode nok rutiner for varemottak (jf. bestemmelsene 5.3.4) og tilstrekkelig grunnlag for attestasjonskontroll (jf. bestemmelsene 5.3.5.2).