Uttalelsen gjelder om virksomheter må sende utgifter til ny godkjenning ved endringer av konteringen. Den henviser til bestemmelsene punkt 2.4, 2.5 og 4.3.
Tolkningsuttalelse fra DFØ av 9. mai 2023
Mottaker: DFØ
Publisert: 12. mai 2023
DFØ har vurdert flere spørsmål om endringer i konteringen av utgifter gjør at utgiften må godkjennes på nytt. Dette gjelder situasjoner der endringen i konteringen skjer etter at utgiften er godkjent av person med budsjettdisponeringsmyndighet og eventuelt etter at den er attestert. Vi har nedenfor samlet to slike saker som omhandler henholdsvis kontering av merverdiavgift ved anskaffelser og kontering i arbeidskontrakter for midlertidige ansettelser. Sakene er presentert i en forkortet og justert form. Sakene har bakgrunn i utvikling av lønns- og regnskapstjenestene fra DFØ.
Kort om regelverket
I bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») er det stilt krav både til utøvelsen og dokumentasjonen av budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Utøvelse av BDM skal etter bestemmelsene punkt 2.5.2.1 skje før virksomheten pådras en økonomisk forpliktelse, mens bekreftelsen av at BDM er utøvd, kan fremgå av bestilling, ordrebekreftelse, faktura eller lignende. Dokumentasjonen kan derfor etter regelverket skje samtidig med disposisjonen som medfører den økonomiske forpliktelsen, eller på et senere tidspunkt (før utbetaling), ved anskaffelser for eksempel på grunnlag av faktura fra leverandøren.
Bestemmelsene inneholder ikke krav til hvem som skal legge inn konteringsinformasjon, eller på hvilket tidspunkt i transaksjonshåndteringen dette skal skje. Det skal imidlertid kontrolleres at dokumentasjonen er kontert før bokføring kan finne sted, jf. bestemmelsene punkt 2.5.2.3. Det er altså ut fra økonomiregelverket i utgangspunktet opp til virksomhetene å vurdere hvordan rutinene for dette skal legges opp. Virksomhetene må samtidig vurdere hvor godt alternative opplegg ivaretar risiko for feil og mangler i regnskapet og transaksjonshåndteringen, i tråd med kravene til internkontroll i bestemmelsene punkt 2.4.
Kan man gjøre endringer i konteringen av merverdiavgiften etter at en faktura er godkjent?
Vi forstår spørsmålene til å gjelde om det er i tråd med kravene i økonomiregelverket at det i en kontroll (utført av en økonomiavdeling) etter at fakturaen er godkjent, kan gjøres endringer i konteringen av merverdiavgiften, uten at fakturaen blir returnert til attestanten og/eller den som har utøvd budsjettdisponering. Vi oppfatter at endringene kan skje blant annet ved at en linje i fakturaen splittes i flere linjer for å endre mva-konteringen for deler av fakturabeløpet. En faktura er godkjent når budsjettdisponering for disposisjonen er foretatt og fakturaen er attestert.
Innledningsvis vil vi – på bakgrunn av kommentar i henvendelsen – bekrefte at kontroll av korrekt mva-kontering i en forkontroll før fakturaer sendes i arbeidsflyt til attestasjon og bekreftelse av budsjettdisponering, kan være et godt opplegg. Det vil tilrettelegge for enhetlig håndtering av fakturaene og at denne delen av konteringen er kontrollert av personer som har god kompetanse på området, før videre transaksjonskontroller. Det vil også være et opplegg som legger til rette for å ivareta kravene i økonomiregelverket til kontroll og dokumentasjon av utgifter.
Vi har følgende tilbakemeldinger på spørsmålene i henvendelsen:
Ifølge bestemmelsene punkt 2.5.2.3 skal det ved bokføringen kontrolleres at dokumentasjonen er kontert (i tillegg til kontroll av at den er attestert og godkjent for budsjettdisponering). Virksomheter kan velge å legge kontroll og oppretting av konteringen av blant annet merverdiavgift til tidspunktet for bokføring, dvs. tidsmessig etter at attestasjon og budsjettdisponering er bekreftet. Det er imidlertid noen betingelser for dette, knyttet til hvilke rutiner virksomheten følger for kontering av utgifter, til hva endringene består i og til økonomisystemet:
- Dersom endringene i konteringen innebærer at budsjettdisponeringen blir endret ved endret koststed eller andre endringer som påvirker hvem som har fullmakt til å godkjenne disposisjonen, skal fakturaen sendes til ny godkjenning (til den som har fullmakter for koststedet/utgiften). Vi vil imidlertid anta at spørsmålet om hvem som har fullmakt, ikke er relevant dersom endringene som kan gjøres i konteringen, er begrenset til merverdiavgiftssatsen.
- Endringer i mva-konteringen kan imidlertid tenkes å påvirke beløpet som blir belastet virksomhetens budsjettkapittel, for eksempel ved oppretting av feilaktig bruk av kode for belastning av nettoføringsordningen eller kode for fradrag etter det ordinære merverdiavgiftssystemet. Dersom det gjelder store anskaffelser på slutten av året, kan det få betydning for om det er budsjettmessig dekning for utgiften, noe som den som har budsjettdisponeringsmyndighet skal ha vurdert. Dersom endringer i mva-konteringen kan få slike følger, må fakturaen sendes til ny godkjenning.
- Dersom virksomheten følger en rutine der konteringsinformasjon legges inn eller kontrolleres av den som bekrefter budsjettdisponeringen, mener vi det tilsier at eventuelle endringer i konteringen av merverdiavgift som gjøres i en kontroll etter at fakturaen er godkjent, bør sjekkes ut med den som har godkjent disposisjonen (ved at fakturaen går i ny arbeidsflyt eller eventuelt på annen måte). Dette gjelder uavhengig av beløpsstørrelsen tilsier at endringer kan påvirke om det er budsjettmessig dekning for utgiften, jf. omtale i kulepunktet over.
- Dersom virksomheten følger en rutine der attestanten legger inn eller kontrollerer konteringsinformasjon, mener vi at det tilsier at eventuelle endringer i konteringen av merverdiavgift som gjøres i en kontroll etter at fakturaen er attestert (som ved tidspunktet for bokføring), bør sjekkes ut med attestanten (ved at fakturaen går i ny arbeidsflyt eller eventuelt på annen måte). Dette vil bidra til kvalitet og læring i fakturahåndteringen.
- Dersom virksomheten derimot følger en rutine der attestanten ikke har ansvar for konteringen, vil et eventuelt opplegg der kontroller ivaretas av andre etter at fakturaen er godkjent, etter vår vurdering ikke påvirke attestasjonen eller dokumentasjonen av denne. Det skulle ut fra dette ikke være behov for at fakturaen attesteres på nytt selv om det gjøres endringer i konteringen etter at utgiftene er attestert.
En eventuell adgang – for en økonomiavdeling eller en annen sentral enhet – til å gjøre endringer i konteringen etter at fakturaer er attestert og godkjent for budsjettdisponeringen, reiser i tillegg viktige spørsmål om sikkerhet og funksjonalitet i økonomisystemet. Det følger av bestemmelsene punkt 4.3.6 blant annet at tilgangsrettigheter til systemet skal være tilpasset brukernes oppgaver, at økonomisystemet skal ha funksjonalitet som logger hvem som oppdaterer eller gjør andre endringer i regnskapsdata, og at det skal være mulig å vise om dokumentasjon av budsjettdisponering og attestasjon eventuelt er blitt endret. Det vil etter vår vurdering ikke være tilstrekkelig at endringer i konteringen «bare» blir logget. Det må tilrettelegges funksjonalitet i økonomisystemet som «gjerder inn» hvilke endringer som kan gjøres av de som skal ivareta konteringen, slik at konteringen ikke endrer den godkjente budsjettdisponeringen uten at fakturaen sendes til ny godkjenning.
Kan man gjøre endringer i konteringen på arbeidsoppgaver i en arbeidskontrakt etter at kontrakten er godkjent av person med budsjettdisponeringsmyndighet?
DFØs digitale løsning for tilsetting og arbeidskontrakt kan, slik vi forstår det, brukes der en virksomhet (kunde) har behov for å benytte eksterne personer til en tidsavgrenset arbeidsoppgave eller for midlertidige ansettelser på timekontrakt eller månedskontrakt. En saksbehandler i virksomheten kan i slike tilfeller opprette en ny arbeidskontrakt, med blant annet en økonomisk ramme for arbeidet og start- og sluttdato. Vi oppfatter at det allerede på dette tidspunktet blir lagt inn konteringsinformasjon, blant annet om kostnadssted som skal belastes for utgiftene. Arbeidskontrakten går deretter til godkjenning av en leder med budsjettdisponeringsmyndighet for vedkommende kostnadssted.
I henvendelsen er det stilt spørsmål om økonomiregelverket tillater å korrigere/endre kontering, inkludert kostnadssted på utbetaling, på arbeidsoppgaver i kontrakter uten at denne endringen går innom person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) på nytt for godkjenning.
Budsjettdisponeringsmyndighet er regulert i bestemmelsene punkt 2.5.2.1, der det blant annet framgår (tredje avsnitt):
«Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende
- påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
- påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
- påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig»
Det er særlig kravene under bokstav a og b som kan bli utfordret dersom endringer i konteringen gjøres etter at budsjettdisponering i kontrakten er bekreftet. Endringer i koststed kan påvirke både om vedkommende har fullmakt til å godkjenne utgiften (bokstav a, på grunnlag av fullmakter i interne instrukser og årlig disponeringsskriv) og om det er budsjettmessig dekning innenfor disse fullmaktene (bokstav b). Det samme kan gjelde ved endringer i andre elementer i konteringen enn kostnadssted, dersom endringen kan påvirke om det er budsjettmessig dekning for utgiften.
Til det konkrete spørsmålet i henvendelsen, er vår vurdering ut fra dette at ved eventuelle endringer i konteringen i form av endret kostnadssted eller andre endringer som kan påvirke grunnlaget for godkjenningen av budsjettdisponeringen, må kontrakten ut fra kravene i økonomiregelverket sendes til ny godkjenning til en som har fullmakter for vedkommende koststed og utgift.
Et generelt råd er ellers at dersom det åpnes for å gjøre endringer i konteringsinformasjonen i etterkant og av andre enn de som hadde ansvaret for å legge den inn, bør rutiner og systemer legges opp slik at de med ansvar for oppgaven får informasjon om endringen. Dette kan være viktig blant annet for læring og kvalitetsforbedringer.