Uttalelsen gjelder krav til signatur for dokumentasjon av balansen (avstemminger), og om det er tilstrekkelig med underskrift på et samleark over avstemmingene. Den henviser til bestemmelsene punkt 4.4.6, 4.4.9.1 og 4.4.9.3.
Tolkningsuttalelse fra DFØ av 20. januar 2015
Mottaker: Statens pensjonskasse
Vår referanse: 14/769-2
Publisert: 15. februar 2017
Etter bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) kan det benyttes en løsning der datering og signatur for utførte avstemminger gjøres på et samleark, og det oppbevares som del av dokumentasjonen. Imidlertid forutsetter dette at Statens pensjonskasse kan ivareta krav som er omtalt nedenfor.
Om signatur og datering på samleark
I bestemmelsene pkt. 4.4.6 om dokumentasjon av balansen (avstemminger) fremgår det at:
«Den som utfører avstemminger, skal signere og datere for utført arbeid på dokumentasjonen som oppbevares. Avhengig av virksomhetens kompleksitet og størrelse, skal det vurderes behov for å etablere rutiner med at en annen signerer for ettersyn av avstemmingene eller spesifiseringene.»
I bestemmelsene fremgår det at signering og datering skal skje på dokumentasjonen. Dokumentasjonen av avstemmingene kan være i form av flere dokumenter, eksempelvis skjema med tilhørende spesifiseringer for den enkelte balansekonto. Det er således ikke stilt krav til at signering og datering skal skje på et bestemt dokument, men skal fremgå av dokumentasjonen av avstemmingene.
Slik vi forstår løsningen Statens pensjonskasse skal innføre vil denne innebære at den som har utført avstemmingen av den enkelte balansekonto signerer og daterer for utførelsen på et samleark. Et slik samleark må da være en del av dokumentasjonen som oppbevares. For at det skal være mulig å etterprøve og kontrollere om når avstemmingene ble utført og hvem som utførte disse, må det være sporbarhet fra samlearket og til avstemmingene og motsatt. En forutsetning er at det er klare referanser mellom samlearket og avstemmingen av balansekontoen, for eksempel hvilken balansekonto det gjelder, totalbeløp for kontoen, periode avstemmingen gjelder for. Datering og signatur for utført arbeid kan da gjøres på et samlearket.
Om oppbevaring av dokumentasjonen
Krav til oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet er omtalt i bestemmelsene pkt. 4.4.9.1, og vi vil i denne sammenheng vise til følgende krav:
«Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være forsvarlig sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for kontroll i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.
Regnskapsmateriale og regnskapsdata skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.
Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes.»
Hvis regnskapsmateriale er erstattet ved overføring til et elektronisk medium, skal originalt regnskapsmateriale oppbevares til det er tatt sikkerhetskopi, se bestemmelsene pkt. 4.4.9.3.