Uttalelsen gjelder kravet om at «feil skal rettes i det systemet de oppstod, med mindre dette er svært vanskelig å gjennomføre». Den henviser til bestemmelsene punkt 4.4.7.
Tolkningsuttalelse fra DFØ av 27. januar 2014
Mottaker: Arbeids- og velferdsetaten
Vår referanse: 13/706-2
Publisert: 15. februar 2017
Vi har i vår besvarelse tatt utgangspunkt i Bestemmelser om økonomistyring i staten (“bestemmelsene”) med de endringer som ble fastsatt av Finansdepartementet 18. september 2013. Dere har stilt spørsmål om hvordan kravet i bestemmelsene punkt 4.4.7 om at “feil skal rettes i det systemet de oppstod, med mindre dette er svært vanskelig å gjennomføre” skal forstås.
Hovedregelen er at feil skal rettes i det systemet feilen oppstod. I deres tilfelle vil det bety at feil som har oppstått i lønnssystemet, også skal rettes i lønnssystemet.
I bestemmelsene er det ikke skilt på om feilen påvirker lønn til den enkelte eller om det kun er av konteringsmessig art (bokførte opplysninger). Feil registrering av koder som ikke påvirker beregning av lønn eller pliktig regnskapsrapportering, skal således rettes i det systemet de oppstod. Opplysninger som ikke er registrert i lønnssystemet, kan legges til i regnskapssystemet.
Unntaket fra hovedregelen er avgrenset til om det er svært vanskelig å gjennomføre. Begrepet “svært vanskelig” i bestemmelsene innebærer at dette må forståes “strengt”. Den enkelte virksomhet må vurdere om rettingen av en type feil kan gjøres i systemet der feilen oppstod. Dersom virksomheten konkluderer med at feilen ikke kan rettes i dette systemet, må den også kunne dokumentere grunnlaget for vurderingen (eksempelvis på dokumentasjonen for rettingen eller i systemdokumentasjon og rutiner for hvordan det rettes). Kriterier for en slik vurdering kan blant annet være:
- det er svært ressurskrevende å endre i det systemet feilen oppsto
- det er en risiko for at det kan oppstå nye feil, hvis det rettes i det systemet feilen oppsto
Dersom dere etter en slik vurdering legger opp til å rette opp i regnskapssystemet [i stedet for i lønnssystemet], bør dere også vurdere om:
- de feilregistrerte opplysningene i lønnssystemet kan føre til styringssvikt, se bestemmelsene punkt 2.4. Et eksempel er at ledere henter rapporter fra lønnssystemet og benytter de feilregistrerte opplysninger til å følge opp tildelt budsjett
- de registrerte opplysningene som rettes, kan påvirke pliktig regnskapsrapportering, se bestemmelsene punkt 3.3.2. Se også krav til spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering i bestemmelsene punkt 4.4.3.
Ved overføring av data fra lønnssystemet til regnskapssystemet må det sikres at overføringen er korrekt mellom modulene, og deretter korrigeres. De registrerte opplysningene i lønnssystemet som overføres til regnskapssystemet, er bokført når de er postert på konti i regnskapssystemet. Retting av bokførte opplysninger skal skje med en ny dokumentert postering og den opprinnelige posteringen må reverseres. Det skal være mulig å etterprøve og kontrollere rettingen. Blant annet må rettingen være sporbar til opplysninger registrert i lønnssystemet og det må være kontrollerbart og dokumentert om rettingen er nøyaktig blant annet vise at opplysninger er bokført og spesifisert korrekt og stemmer med grunnlagsdokumentasjonen.