Uttalelsen gjelder hva som faller inn under begrepet dokumentasjon av bokførte opplysninger ("regnskapsbilag") ved utbetaling av stønader. Den henviser til bestemmelsene punkt 4.4.5 og 7.3.3/7.3.4.
Tolkningsuttalelse fra DFØ av 7. mai 2012
Mottaker: Arbeids- og velferdsdirektoratet
Publisert: 15. februar 2017
I bestemmelser om økonomistyring i staten ("bestemmelsene") punkt 7.3.3 er det et krav til at en innvilget søknad bekreftes med et stønadsbrev. I denne bestemmelsen er det krav til hva stønadsbrevet skal beskrive, krav til budsjettdisponeringsmyndighet og at stønadsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje.
Ifølge bestemmelsene punkt 7.3.4 skal stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen følge bestemmelsene om bokføring, dokumentasjon og oppbevaring i kapittel 4. Slik vi forstår henvendelsen vil NAV sende ut et stønadsbrev til mottaker, og etter vår vurdering vil stønadsbrevet kunne være dokumentasjonen av de bokførte opplysninger (regnskapsbilag) i henhold til bestemmelsene punkt 4.4.5. Stønadsbrevet vil være primærdokumentet, mens annen dokumentasjon til innvilget stønad trolig er å anse som øvrige dokumenter, dersom de er en nødvendig del av grunnlag for bokføringen og utbetalingen. Vi har i denne sammenheng tatt utgangspunkt i at opplysningene som er gitt i stønadsbrevet i all hovedsak vil fremgå i de obligatoriske spesifikasjonene, mens de øvrige dokumentene gir tilleggsopplysninger til vedtaket og for å kunne beregne størrelsen på ytelsen. Det skal være referanse fra primærdokumentet (regnskapsbilaget) til de øvrige dokumentene. NAV må sikre at krav om innsyn til de øvrige dokumentene i saksmappen blir overholdt i henhold til lover/forskrifter. Hvis stønadsbrevet også inneholder sensitiv informasjon, kan det være hensiktsmessig å utarbeide en dokumentasjon (primærdokument) som gir grunnlag for bokføring og utbetaling (som er attestert og viser utøvd budsjettdisponeringsmyndighet). Stønadsbrevet vil i dette tilfelle også være oppbevaringspliktig tilsvarende de øvrige dokumentene.
Selv om det er en sporbarhet fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene, vil ikke det innebære at de som har tilgang til primærdokumentet skal ha tilgang til de øvrige dokumentene, jf. at NAV skal ivareta kravene til personsikkerhet og taushetsplikt i henhold til lov. Økonomisystemet skal også ha et sikkerhetsnivå slik at det tilfredsstiller lovmessige krav til beskyttelse mot innsyn i data, se punkt 4.3.6 og 4.4.9 i bestemmelsene.
Dokumentasjonen (primærdokumentet) og de øvrige dokumentene må oppbevares i minst 10 år etter regnskapsårets slutt se bestemmelsene 4.4.10.2. I denne sammenheng vil vi også bemerke at det kan være behov for å oppbevare de øvrige dokumentene i samme periode som ytelsene utbetales. Et eksempel kan være at innvilget vedtak ble gitt i år X og det utbetales fortsatt ytelser i år X+20, og i slike tilfeller skal det være mulig å kunne gå tilbake til de øvrige dokumentene.