Endringer i økonomiregelverket fra 1. januar 2023

Omtalen av kravene til avlevering av evalueringer som er gjort tilgjengelig for allmennheten, er oppdatert etter endringer både i pliktavleveringslova og i løsningene for innsamling av dokumenter. Den oppdaterte teksten lyder:

«Virksomheten skal sørge for at evalueringer som er gjort tilgjengelig for allmennheten, blir avlevert til Nasjonalbiblioteket i tråd med pliktavleveringslova § 4. Avlevering i henhold til pliktavleveringslova § 4 er ivaretatt ved digital avlevering eller innsamling til kudos.dfo.no.»

Teksten er tilpasset at avlevering etter pliktavleveringslova nå kan skje ved innsamling av (nett-)dokumenter, i tillegg til aktiv avlevering/innsending. Videre er teksten endret på bakgrunn av at Evalueringsportalen ble avviklet i 2021. I stedet er Kudos – Kunnskapsdokumenter i offentlig sektor – etablert som dokumentinnsamlings- og søkeløsning, herunder for evalueringer. Kudos er et samarbeidsprosjekt mellom Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), Nasjonalbiblioteket og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS).

Den oppdaterte teksten i bestemmelsene klargjør at statlige virksomheter ved å benytte Kudos for evalueringer som en har gjennomført (ved interne og/eller eksterne fagmiljøer), ivaretar forpliktelsene etter pliktavleveringslova til å sørge for avlevering til Nasjonalbiblioteket (forpliktelsene gjelder for evalueringer som er gjort tilgjengelig for allmennheten).

Den oppdaterte teksten om avlevering er tatt inn i omtalen av evalueringer i sammenheng med både virksomhetens interne styring (i punkt 2.7), tilskuddsordninger (i punkt 6.5), stønadsordninger (i punkt 7.4) og garantiordninger (i punkt 8.5).

Omtalen av håndteringen av feil og avvik er presisert og supplert slik at den skiller tydeligere mellom om det gjelder feil i årets månedlige rapportering eller feil i tidligere års statsregnskap (omtalt henholdsvis i sjette og sjuende avsnitt i punktet). Mens det for årets rapportering tidligere var vist til retningslinjer fra Finansdepartementet, er disse nå tatt inn i bestemmelsene. Det framgår at feil i den månedlige rapporteringen til statsregnskapet i inneværende år skal rettes i påfølgende regnskapsperiode og inngå i rapporteringen til statsregnskapet for denne perioden.

I dette punktet er det tatt inn en henvisning til henholdsvis rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester og felles innkjøpsavtaler for sivile virksomheter i statsforvaltningen. Disse er eksempler på avtaler som statlige virksomheter kan være forpliktet til å bruke.

Det er tatt inn et nytt andre avsnitt i punkt 5.3.7 (ny tekst i kursiv):

«Driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi over 50 000 kroner, skal registreres. Virksomheten skal vurdere behovet for å registrere også andre eiendeler og fastsette rutiner for registreringen.

Virksomheter som avlegger årsregnskapet etter periodiserings-prinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS) og vedlikeholder et anleggsregister, oppfyller kravene til registrering av eiendeler i første avsnitt gjennom den regnskapsføringen som følger av periodiseringsprinsippet.» 

Det nye avsnittet innebærer en klargjøring av reglene og forenkling for virksomhetene som utarbeider årsregnskapet etter de statlige regnskapsstandardene SRS. Det er klargjort at virksomheter som følger SRS, ikke må forholde seg til både et register etter kravene her i bestemmelsene punkt 5.3.7 (den såkalte listeførings-bestemmelsen) og et anleggsregister mv. etter kravene i SRS 17 Anleggsmidler. Kravene i disse to delene av økonomiregelverket er ikke likelydende, men kravene til anleggsregister dekker likevel sammen med kravene til balanseføring etter SRS – herunder for driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi over 50 000 kroner, men levetid under 3 år – kravet til listeføring etter bestemmelsene punkt 5.3.7. Etter regelendringen vil det være tilstrekkelig for virksomhetene som følger SRS, å forholde seg til kravene i de statlige regnskapsstandardene, herunder å vedlikeholde et anleggsregister.

Vi har skrevet mer om bakgrunnen for regelendringen og konsekvensen av den i et eget notat:

Etter bestemmelsene punkt 5.4.3 første avsnitt har virksomhetene adgang til midlertidig å stanse innkreving under bestemte betingelser, blant annet dersom det for tiden ikke er mulig å inndrive kravet («stille innkrevingen i bero»). Etter tidligere formulering av punkt 5.4.3 andre avsnitt skulle krav føres ut av kontospesifikasjonen (reskontro) og regnskapet dersom det er lite sannsynlig at det blir gjort opp. Dette innebar etter DFØs forståelse at kravet i slike tilfeller i sin helhet skulle føres ut av kundespesifikasjonen og regnskapet. Kravet blir imidlertid ikke ettergitt, det er kun innkrevingen som blir midlertidig stanset. Virksomheten er derfor pliktig å ha oversikt over kravet så lenge det fortsatt kan gjøres gjeldende overfor debitor.

Ved endringene i bestemmelsene som ble fastsatt 20.12.2022, er kravet i punkt 5.4.3 andre avsnitt klargjort og supplert (endret/ny tekst i kursiv):

«Dersom det er lite sannsynlig at et krav vil bli gjort opp, dvs. at det foreligger et forventet tap, skal det gjøres avsetning for tap på fordring i kontospesifikasjonen. Det skal dokumenteres hva som har vært gjort for å få kravet innfridd. Kravet vil fortsatt bestå overfor debitor og kan gjøres gjeldende igjen på et senere tidspunkt dersom mulighetene for å kunne oppnå dekning endrer seg. Hvis kravet på et senere tidspunkt blir gjort opp, skal avsetningen for tapet tilbakeføres i kontospesifikasjonen og det innbetalte beløpet rapporteres til statsregnskapet.»

Endringene i bestemmelsene innebærer en harmonisering av omtalen av regnskapsmessig behandling av krav der oppgjør er lite sannsynlig, med reguleringen i de statlige regnskapsstandardene (SRS) av hvordan urealiserte tap skal behandles regnskapsmessig. Statlige virksomheter som følger SRS, skal ved regnskapsavleggelse (delårsrapportering og årsregnskap) vurdere om det er behov for å avsette for tap på enkeltfordringer. Dette følger av forsiktighetsprinsippet i SRS 1 som blant annet innebærer at urealiserte tap skal resultatføres. For disse virksomhetene ville det være vanskelig å etterleve dette kravet samtidig med den tidligere formuleringen av bestemmelsene punkt 5.4.3 når bestemmelsene innebar at kravet i sin helhet skulle føres ut av regnskapet.

Virksomheter som fører regnskapet etter SRS, følger allerede den foretatte endringen i bestemmelsene, jf. omtalen over. For kontantrapporterende virksomheter vil føring av tapsavsetning i kontospesifikasjon være den mest hensiktsmessige regnskapsmessige behandlingen av krav hvor det forventes et tap, fram til fordringen eventuelt anses å være endelig konstatert tapt.

I bestemmelsene punkt 5.4.5 Regnskapsmessig behandling av opphørte krav er det i forlengelsen av de omtalte endringene i punkt 5.4.3 foretatt endringer for å gjøre det tydeligere hvordan opphørte krav skal følges opp (endret/ny tekst i kursiv):

«Et krav kan opphøre slik at det ikke lenger er rettslig adgang til å gjøre det gjeldende. Dette gjelder for eksempel krav som er foreldet, ettergitt eller hvor ansvarssubjektet er falt bort. Opphøret må bokføres i kontospesifikasjonen.

Dersom det er gjort en avsetning til tap på fordring for det opphørte kravet i kontospesifikasjonen, jf. pkt. 5.4.3, tilbakeføres først avsetningen, deretter tilbakeføres det opprinnelige salget og til slutt bokføres det konstaterte tapet med motpost salgsinntekt i kontospesifikasjonen. Dersom det ikke er gjort en avsetning til tap på fordring, tilbakeføres det opprinnelige salget og deretter bokføres det konstaterte tapet med motpost salgsinntekt i kontospesifikasjonen.»

Rundskriv R-101 av 15.12.2022 erstatter tidligere utgave av 4.12.2020. I den nye utgaven – som gjelder fra 1. januar 2023 – er det gjort endringer i følgende omtaler:

• Forutsetninger for anvendelse av 90-poster, jf. punkt 4.3.4.
• Presiseringer om tilbakebetalinger, jf. punkt 4.4.1. Presisering om ev. negative renter og agio/disagio, jf. punktene 4.3.3 og 4.4.3.
• Supplering av hva som kan inngå i mellomværendet med statskassen, jf. punkt 5.1.1.
• Enkelte tekstlige oppdateringer og presiseringer/eksemplifisering av kontobruk.

Se dokumentet under for mer detaljert informasjon om endringene i rundskriv R-101:

Rundskriv R-114 av 15.12.2022 erstatter tidligere utgave av 31.08.2021:

• Det er gjort mindre endringer i fire av regnskapsstandardene. Dette gjelder følgende standarder:
  • SRS 1 Presentasjon av virksomhetsregnskapet, der det er lagt til en ny overskrift i resultatoppstillingen i punkt 9, ny bokstav g) Driftsinntekt krevd inn på vegne av andre statlige virksomheter (og tilsvarende i Vedlegg 1 Oppstillingsplan for resultatregnskapet).
  • SRS 10 Inntekter fra bevilgninger, tilskudd og overføringer til virksomheten, samt overføringer til og fra staten, der det er gjort en språklig endring hvor begrepet «basisbevilgning» er byttet ut med «grunnbevilgning».
  • SRS 12 Beholdninger av varer og driftsmateriell, der begrepet «utrangering» er innarbeidet i punkt 23 under omtalen av resultatføring av varekostnad og driftsmateriell.
  • SRS 17 Anleggsmidler, der det er gjort presiseringer i hva anskaffelseskost ved tilvirkning av immaterielle eiendeler omfatter, samt i omtalen av påkostning og vedlikehold til leide lokaler.

Virkningstidspunktet for oppdatert SRS 1 er satt til 1. januar 2022, mens for de øvrige oppdaterte regnskapsstandardene (SRS 10, SRS 12 og SRS 17) er ikrafttredelse satt til 1. januar 2023.

Rundskriv R-115 av 15.12.2022 erstatter tidligere utgave av 17.12.2019. Den nye utgaven gjelder fra og med årsregnskapet for 2022 (som har frist for avleggelse 15. mars 2023). Det er gjort følgende endringer:

• Overskrifter i oppstilling av artskontorapporteringen som ikke gjelder drift, kan strykes dersom de ikke er aktuelle for virksomheten.
  • Det er presisert at oppstilling av artskontorapporteringen skal suppleres med flere overskrifter og regnskapslinjer dersom det er nødvendig for å gi et dekkende bilde av virksomhetens utgifter og inntekter.
  • Det er lagt til en ny overskrift i oppstilling av artskontorapporteringen benevnt «Driftsinntekter krevd inn på vegne av andre statlige virksomheter».
  • Det er lagt til tilleggskolonner for bruk av virksomheter som har avgitt belastningsfullmakt på inntektskapittel, jf. vedlegg 1 A i rundskrivet (oppstillingsplanen for bevilgningsrapporteringen).
  • Det er foretatt enkelte språklige endringer. Blant annet er begrepet «føre regnskap» erstattet med begrepet «utarbeide regnskap».
  • Det er tydeliggjort at DFØ har myndighet til å innvilge unntak fra rundskrivet på grunnlaget av begrunnet søknad fra overordnet departement.

Se også veiledning om årsregnskapet og rundskriv R-115.