Det er gjort to endringer i kravene til bokføring og økonomisystem: krav til elektronisk tilgjengelighet er forenklet og «kommune» er endret til «sone».
Kravene til bokføring i bestemmelsene er i hovedsak harmonisert med bokføringsloven med tilhørende forskrift, med nødvendige justeringer for statlige virksomheter.
Endringene som nå gjøres i kravene til elektronisk tilgjengelighet og til spesifikasjoner, innebærer en ytterligere harmonisering mellom reglene for bokføring i staten og bokføringsloven med forskrifter.
Krav til elektronisk tilgjengelighet er forenklet
Bestemmelsene punkt 4.4.9.2 Elektronisk tilgjengelighet er endret slik at det ikke er krav til å bruke økonomisystemet (applikasjonen) for at bokførte opplysninger skal være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.
Endringen innebærer at statlige virksomheter får flere alternativer til hvordan de skal ivareta kravet til elektronisk tilgjengelighet ved skifte av økonomisystem. Endringen åpner for at de bokførte opplysningene kan lagres på andre måter enn i regnskapssystemet, for eksempel ved at opplysningene overføres til andre former for tabeller, databaser, datavarehus eller liknende (og holdes tilgjengelig der i 3 år og 6 måneder). Ved å åpne for flere og potensielt enklere løsninger, vil virksomhetene kunne redusere kostnadene ved skifte av økonomisystem. Det forenklede kravet vil fortsatt ivareta formålet med bestemmelsen, som er å tilrettelegge for innsyn og kontroll.
Det tidligere kravet i punkt 4.4.9.2 til elektronisk tilgjengelighet innebar at virksomheten ved bytte av systemløsning enten måtte beholde en versjon av det tidligere systemet (applikasjonen) i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, eller at de bokførte opplysningene måtte konverteres og overføres til det nye systemet, og holdes tilgjengelig der i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.
Ved bruk av det nye alternativet er det en forutsetning at tilgjengeligheten til og muligheten for analyser av de bokførte opplysningene ikke forringes. Dette er tatt inn i bestemmelsen. Videre er det en forutsetning at kontrollsporet mellom pliktig regnskapsrapportering, bokførte opplysninger og dokumentasjon av bokførte opplysninger opprettholdes (det følger av punkt 4.4.4).
«Kommune» er endret til «sone»
Ordet «kommune» er endret til «sone» i bestemmelsene punkt 4.4.3 bokstav g om spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser. Bakgrunnen for endringen er tilsvarende endringer i bokføringsforskriften § 3-1 nr. 9 og i skattebetalingsforskriften § 5-11-2.