I styringsdialogen med departementet bør dere som virksomhet ta opp hvordan dere jobber systematisk med risikostyring, og hva dere mener er de største risikoene. Denne fagsiden er primært for virksomheter, men kan også være nyttig for de som er involvert i styringsdialogen i departementet.
Tre korte filmer om risikostyring
Disse to-minutters filmene gir en kort og grunnleggende innføring i hva risikostyring er.
(2 minutter)
(2 minutter)
(2 minutter)
Ønsker du å gå mer inn i hva risikostyring er, kan du lese mer på siden under:
Risiko i styringsdialogen
Derfor er risikostyring viktig
Som virksomhet har dere et selvstendig ansvar for måloppnåelse. Dermed har dere ansvar for å drive risikostyring på både strategisk og operasjonelt nivå. Departementet har et overordnet ansvar for styring og kontroll av virksomheten, og dere jobber begge mot de samme sektormålene og hovedmålene i stortingsproposisjonen. Dere bør derfor ha en dialog om:
- hva dere må prioritere for å lykkes med måloppnåelse
- hvilke hendelser som kan hemme måloppnåelse
- hvor det er behov for særlig god internkontroll
På den måten vil dialog om risikostyring fremme virksomhetsstyring og legge til rette for at departementet kan utøve bedre etatsstyring!
Les mer om hvordan god risikostyring i virksomheten kan bidra til overordnet styring fra departementet.
Dette kan dere oppnå med risikovurderinger
Risikovurderinger kan bidra til bedre innhold i tildelingsbrev og mer treffsikker styringsdialog. Risikovurderinger danner også grunnlag for styring og kontroll i egen virksomhet. De er et nyttig verktøy for prioriteringer og beslutninger.
Kanskje har departementet lagt føringer for rapporteringen deres på risiko. Husk da at det å gjennomføre risikovurderinger og rapportere resultatet ikke er et mål i seg selv. Dere må unngå at risikovurderinger kun blir en «skrivebordsøvelse» – en leveranse som både dere og departementet ser seg ferdig med når risikovurderingen og risikorapporteringen er unnagjort.
Dette bør dere snakke om
- Fortell departementet hvilke mål og krav det er vanskelig å nå, og si fra på hvilke områder dere har lav risikotoleranse.
- Snakk med departementet om hvilke risikoer dere anser som vesentlige hindre for å oppnå mål og oppfylle krav, og risikoer dere eventuelt ikke kan håndtere i egen virksomhet.
- Sørg for en felles forståelse av innholdet i risikoene og sammenhengen mellom mål, risiko og god risikohåndtering.
Dette trenger departementet
Fordi departementene har et overordnet ansvar for styring og kontroll, trenger de informasjon om risiko. Dette kan de få gjennom rapporteringskrav eller undersøkelser. Behovet varierer, men dere bør uansett vise departementet at dere har et system for å identifisere, vurdere og følge opp risiko på flere nivåer i virksomheten. I tillegg bør dere vise at systemet er godt integrert i virksomhetsstyringen og faktisk fremmer måloppnåelse. Risikostyringsprosessene skal lede til hvilke risikoer dere mener departementet må vite om, og som dere rapporterer til departementet.
Også departementet vurderer risiko og vesentlighet og bruker vurderingen som grunnlag for sitt styringsbehov og i dialogen med dere.
Dialogen med departementet oppsummert
Dialogen dere har med departementet om risiko bør beskrive:
- systemet for risikostyring (identifisere, vurdere og følge opp)
- hvordan systemet er integrert i virksomhetsstyringen
- risikotoleranse
- risikoer som er vesentlige for samfunnsoppdraget
Perspektiver på dialogen departement — virksomhet
Ekspedisjonssjef Tarjei Selman i Klima- og miljødepartementet forteller om dialogen med underliggende virksomhet.
Stabsleder for styring og økonomi i Lånekassen, Håvard Tvinnereim, forteller om dialogen med overordnet departement.
Eksempler fra to virksomheter
I lenkene under kan du lese om erfaringene Norec (tidligere Fredskorpset) og Petroleumstilsynet gjorde seg da de måtte kaste om på risikostyringsprosessen, og hvordan dialogen var med departementet.
Seks råd til virksomhetene
Spør om departementets informasjonsbehov og forventninger
Da vil dere være forberedt på en skriftlig bestilling om risikorapportering fra f.eks. tildelingsbrevet. Dere begrenser også ulik begrepsforståelse.
Beskriv risikostyringssystemet og hvordan dere jobber med risikostyring
Vis at dere jobber systematisk med å identifisere, vurdere og følge opp risiko i virksomheten. En slik orientering kan redusere det løpende behovet for oppfølging og kontroll av enkeltrisikoer fra departementet.
Begrens dialogen til risikoer det er nødvendig for departementet å vite om
Husk at både nåværende og fremtidige risikoer er relevante. Snakk gjerne om enkeltrisikoer, men ikke rapporter en lang eller uttømmende liste over alle risikomomenter dere ser.
Diskuter hvordan strategisk risiko påvirker måloppnåelse og prioriteringer
Vurder om endrete rammebetingelser, som uventet teknologiutvikling eller organisasjonsendring, kan føre til risikoer som gjør at virksomheten må endre mål og prioriteringer.
Diskuter om internkontrollsystemer er tilpasset operasjonell risiko
Vurder om noen risikoer krever justering av mål og strategi, eller om det påvirker arbeidet med årsrapporten, innspill til tildelingsbrev, arbeid med virksomhetsplan etc.
Vær bevisst på hvordan dere bruker varmekart
Varmekart kan være et nyttig bilde som starter en diskusjon. Mange går imidlertid i fellen ved å bli for opptatt av farger og skalaer i varmekartet. Det å kople tall på sannsynlighet og konsekvens til risiko er ofte en skjønnsmessig og lite kunnskapsbasert vurdering. Det sentrale er å drøfte hvorfor dere anser risikoer som vesentlige, samt kriteriene for vesentlighet.