Denne siden viser hvordan du kan bruke nøkkeltall fra periodisert regnskap i styringsdialogen, der du følger med på virksomhetens økonomiske status og utvikling, hvordan virksomheten bruker ressurser og forvalter anleggsmidler, og om det er behov for tiltak.
- et tall, som driftskostnader
- en andel, som lønnsandel av driftskostnader
- et tall per årsverk eller månedsverk, som driftskostnader per årsverk
De fleste nøkkeltall fra et periodisert regnskap er kjent fra «kontantverdenen».
Kontantregnskapstall erstattes med tilsvarende periodiserte regnskapstall.
Eksempel: Driftsutgifter erstattes med driftskostnader.
Noen periodiserte nøkkeltall er imidlertid helt nye. Nødvendige regnskapstall finnes ikke i kontantregnskapet.
Eksempler: Bevilgningsandel, verdi anleggsmidler og avskrivningsandel
Hvis du skal vurdere nøkkeltall over flere år, kan det være hensiktsmessig å sammenligne nominelle og inflasjonsjusterte tall.
- Regnskapet viser nominelle tall (gjeldende pengeverdi i løpende kroner).
- Inflasjonsjusterte tall viser realverdi.
Du beregner inflasjonsjusterte tall ved å dele nominelle tall på inflasjon. Konsumprisindeksen (KPI) viser inflasjon og finnes på ssb.no.
Eksempel på sammenligning av nominelle og inflasjonsjusterte tall
Konsulentkostnader i et virksomhetsregnskap etter SRS:
År 1: 5 000 000 kroner
År 2: 5 100 000 kroner
Har ressursbruken på konsulenter gått opp eller ned fra år 1 til år 2?
Nominelle kostnader: Økning på 100 000 kroner, opp 2 prosent
Inflasjon (KPI) var 5,8 prosent i år 2.
Inflasjonsjusterte kostnader i år 2: 5 100 000 / 1,058 = 4 820 000 kroner
Inflasjonsjusterte kostnader: Reduksjon på 180 000 kroner, ned 3,6 prosent
Nominelle tall viser at ressursbruken gikk opp med 100 000 kroner fra året før, mens
inflasjonsjusterte tall viser at ressursbruken gikk ned med 180 000 kroner.
1. Økonomisk status og utvikling
Holde oversikt over inntekter
Typiske spørsmål:
- Hvordan utvikles nivå og sammensetning av inntektene?
- Hvordan utvikles bevilgningsandelen?
Nøkkeltall som gir oversikt over inntektene
| Nøkkeltall | Driftsinntekter (samlet og fordelt på salg, leie, gebyrer, bevilgninger m.m.) Bevilgningsandel (inntekt fra bevilgninger / driftsinntekter) |
| Betydning | Inntektene viser virksomhetens finansiering. Vesentlige endringer i driftsinntektene påvirker aktivitetsnivået.
|
| Oppfølgings- spørsmål | Er status og utvikling som forventet? Trengs det tiltak? |
Holde oversikt over kostnader
Typiske spørsmål:
- Hvordan utvikles nivå og sammensetning av kostnadene?
- Hvordan utvikles kostnadene per årsverk?
Nøkkeltall som gir oversikt over kostnadene
| Nøkkeltall | Driftskostnader (samlet og fordelt på lønn, konsulenter, reise og diett, husleie m.m.) Driftskostnader per årsverk Lønnsandel av driftskostnader (lønnskostnader / driftskostnader) |
| Betydning | Kostnadene viser ressursbruk. Vesentlige endringer i driftskostnadene påvirker aktivitetsnivået.
Nøkkeltallene kan være nyttige både i ettårig og langsiktig perspektiv. |
| Oppfølgings- spørsmål | Er status og utvikling som forventet? Trengs det tiltak? |
Departementet kan ha behov for tettere oppfølging av virksomhetens økonomistyring. Eksempler:
- virksomheten har tidligere hatt utfordringer med bevilgningskontroll
- prognoser for inn- og utbetalinger gjennom året tilsier vesentlige avvik fra årets bevilgninger
Periodisert regnskap, særlig informasjon om kortsiktig gjeld og kortsiktige fordringer, kan være nyttig tilleggsinformasjon i virksomhetens arbeid med kontantprognoser.
Følge opp virksomhetens inntekter og utgifter – bevilgningskontroll
Typisk spørsmål:
Tilsier årsprognosene for inn- eller utbetalinger gjennom året god bevilgningskontroll, eller kan det bli vesentlige avvik fra bevilgninger ved årets slutt?
Nøkkeltall for bevilgningsoppfølging – inntekter og utgifter
| Nøkkeltall | Årsprognose innbetalinger Årsprognose utbetalinger |
| Betydning | Innbetalinger og utbetalinger Hvis årsprognosene tilsier vesentlige avvik fra bevilgninger, bør virksomheten iverksette tiltak. Nøkkeltallene er nyttige i et ettårig perspektiv. |
| Oppfølgings- spørsmål | Dersom årsprognosene gjennom året tilsier vesentlige avvik: Hva skyldes avvikene? - at virksomheten ikke har gjennomført aktiviteter eller skapt inntekter som planlagt (avvik mellom kontantbudsjett og kontantregnskap)? - at virksomheten har fått ny informasjon som endrer aktiviteter eller aktivitetsnivå resten av året (behov for å tilpasse budsjett resten av året)?
Bruker virksomheten informasjon fra balansen om kortsiktige fordringer og kortsiktig gjeld i arbeidet med årsprognoser for inn- og utbetalinger?
|
2. Effektiv ressursbruk
I enkelte situasjoner er det nødvendig med mer innsikt i ressursbruken, for eksempel for å
- vurdere bevilgningsendringer
- påse effektiv ressursbruk
- imøtekomme politisk oppmerksomhet om prioriteringer
Vurdere bevilgningsendringer
Hvis du skal vurdere bevilgningsendringer, kan det være nyttig med oversikt over virksomhetens kostnader (ressursbruk) og kostnadsutvikling over tid.
Typisk spørsmål:
- Hvordan har driftskostnadene, og driftskostnader per årsverk, utviklet seg de siste årene?
Nøkkeltall for oppfølging av kostnader
| Nøkkeltall | Driftskostnader (samlet og fordelt på lønn, konsulenter, reise og diett, husleie m.m.) Driftskostnader per årsverk |
| Betydning | Analyser og vurderinger av kostnadsnivå og kostnader per årsverk over tid gir et bilde av ressursbruken, og de kan brukes som referanseramme for å vurdere reduksjon eller økning av bevilgninger, gitt endringer i andre rammebetingelser.
Nøkkeltallene kan være nyttige både i ettårig og langsiktig perspektiv. |
Oppfølgings- spørsmål | Hvis kostnadene er redusert over tid: Skyldes det at virksomheten Hvis kostnadene har økt over tid: Skyldes det at virksomheten |
Påse effektiv ressursbruk
For å påse at ressursbruken er effektiv, trenger du informasjon om kostnader og informasjon om resultater, for eksempel produkter og tjenester. Periodisert regnskap er særlig relevant når virksomheten skal beregne kostnadseffektivitet (forholdet mellom ressursbruk og resultater).
Slik innsikt kan være særlig aktuelt ved vesentlige endringer i virksomhetens rammebetingelser, som samfunnsoppdrag, bevilgninger eller arbeidsmengde
Nøkkeltall for vurdering av kostnadseffektivitet
| Nøkkeltall | Kostnad per produkt eller tjeneste Antall produkter eller tjenester produsert, for en gitt kostnad |
| Betydning | Nøkkeltallene kan være nyttige både i ettårig og langsiktig perspektiv. |
Oppfølgings- spørsmål | Er effektiviseringstiltak årsaken til en eventuell økt kostnadseffektivitet? Trengs det tiltak? |
Imøtekomme politisk oppmerksomhet om prioriteringer
Ved politisk press eller debatt kan departementet trenge god informasjon om ressursbruk og prioriteringer i virksomheten. Da er det en fordel om virksomheten er rigget for å kunne omtale dette.
Analyser og vurderinger av hvordan kostnadene utvikler seg over tid for ulike prioriteringer kan brukes som referanseramme for å følge med på
- samsvar mellom ressursbruk og det som skal prioriteres, jf. instruks og tildelingsbrev, virksomhetens strategi m.m.
- utvikling av andel driftskostnader per prioritering over tid
Prioriteringer kan være oppdrag i tildelingsbrev, tjenesteområder, satsningsforslag, prosjekter eller målgrupper.
Typiske spørsmål:
- Hvor mye ressurser bruke virksomheten på ulike prioriteringer over tid?
- Hvor stor andel av kostnadene brukes på de ulike prioriteringene over tid?
Nøkkeltall for vurdering eller analyse av ressursbruk og prioriteringer
| Nøkkeltall | Driftskostnader per prioritering Andel driftskostnader per prioritering |
| Betydning | Driftskostnader per prioritering viser ressursbruk per prioritering. Andel driftskostnader per prioritering viser relativ prioritering. Begge nøkkeltall kan brukes til å vurdere om det er godt samsvar mellom ressursbruk og prioriteringer.
Nøkkeltallene kan være nyttige både i ettårig og langsiktig perspektiv. |
Oppfølgings- spørsmål | Bruker virksomheten ressursene i henhold til prioriteringer i sentrale styringsdokumenter? Hvis ikke, hva er årsaken? Bør virksomheten justere ressursbruken? |
3. Forsvarlig forvaltning av anleggsmidler
For å påse forsvarlig forvaltning av anleggsmidler, trenger du både periodisert regnskapsinformasjon og annen informasjon om anleggsmidlene.
Balansen viser verdien av anleggsmidler (immaterielle eiendeler og varige driftsmidler).
Tilhørende noter opplyser om tilgang, avgang, av- og nedskrivninger for disse anleggsmidlene, og tilhørende anleggsgrupper.
Hvis du trenger slik informasjon om viktige enkeltanlegg, er det virksomheten som må fremskaffe dette. Regnskapsinformasjonen kan du bruke til å beregne nøkkeltall for å følge med på forvaltningen av anleggsmidler og vurdere behovet for reinvesteringer.
Også informasjon om hvordan anleggsmidlene brukes kan være nyttig, som statistikk over
- tilgjengelighet/opptid
- produksjonskvalitet
- klager fra brukere
Denne typen informasjon finnes ikke i virksomhetsregnskapet, så også dette er det virksomheten som må fremskaffe.
Følge med på forvaltningen og behovet for reinvestering
Typiske spørsmål:
- Hvordan har verdien av anleggsmidler, anleggsgrupper og viktige enkeltanlegg utviklet seg de siste årene?
- Hvor mye av disse er avskrevet?
Nøkkeltall som gir oversikt over anleggsmidler
| Nøkkeltall | Verdi anleggsmidler Avskrivningsandel (akkumulerte avskrivninger / anskaffelseskost) |
| Betydning | Verdi anleggsmidler over tid viser om virksomheten opprettholder, bygger opp eller bygger ned anleggsmidlene.
Nøkkeltallene er mest nyttige i et langsiktig perspektiv. |
Oppfølgings- spørsmål | Er utviklingen av verdi anleggsmidler, avskrivningsandel og opprettholdelsesgrad som forventet? Har virksomheten planer om reinvestering de nærmeste årene? |